Fleet en GPS
Het Fleet-overzicht toont op een kaart welke monteurs op dit moment op locatie of onderweg naar een werkbonadres zijn, met daarnaast een lijst om snel te herwijzen. Het is nadrukkelijk geen doorlopende volgfunctie: Bookordo registreert aankomst en vertrek bij werkbonadressen, alleen voor monteurs die zelf locatiedelen hebben aangezet, en pas nadat jij de compliance-instelling hebt geactiveerd.
Fleet activeren (eenmalig)
- Ga naar Instellingen, Fleet-compliance (of klik op Compliance configureren op de Fleet-pagina).
- Heeft je organisatie minder dan 50 actieve medewerkers, vink dan de Verklaring < 50 medewerkers aan. Vanaf 50 medewerkers is instemming van de ondernemingsraad vereist: vul de Datum OR-akkoord in en upload eventueel de OR-instemmingsbrief (optioneel) als bewijs (PDF, PNG of JPG, max 10 MB).
- Klik op Activeer fleet-overzicht. De statuskaart springt naar "Status: Actief". Uitschakelen kan altijd via Fleet-overzicht uitschakelen.
Het fleet-overzicht gebruiken
- Ga in het menu naar Fleet (onder Plannen & uitvoeren). Het overzicht ververst elke 30 seconden.
- Op de kaart staat een marker per monteur met een open aankomst: groen bij een automatische aankomstregistratie (badge "auto"), blauw bij een handmatige.
- De lijst Onderweg / op locatie toont per monteur de naam, functie, klant, het adres en de afstand tot het adres ("Op locatie" binnen 50 meter, anders de afstand in meters of kilometers).
- Klik op Bekijk werkbon om de werkbon te openen, of op Toewijzen om ter plekke een andere monteur als hoofdmonteur te kiezen ("Kies een nieuwe primaire monteur").
Hoe de locatieregistratie werkt
- De monteur zet in het monteursportaal onder het profiel zelf Locatie delen tijdens werkbonnen aan. Zonder die toestemming registreert Bookordo niets; jij kunt dit niet voor de monteur aanzetten.
- Tijdens een actieve werkbon (met lopende tijdregistratie) registreert de app de aankomst automatisch zodra de monteur binnen de geofence van het werkadres komt (standaard 150 meter), of de monteur meldt aankomst en vertrek handmatig.
- GPS-coördinaten worden na 90 dagen automatisch gewist; de aankomst- en vertrektijden zelf blijven bewaard voor de administratie.
- Klanten zien geen kaart of aankomsttijd; het fleet-overzicht is puur intern. Wil je klanten informeren dat de monteur onderweg is, gebruik dan de werkstatus-meldingen bij Instellingen, Werkstatussen (zie Werkbonnen).
Instellingen die hierop ingrijpen
- Instellingen, Fleet-compliance: de aan/uit-schakelaar voor het hele overzicht, met de AVG- en WOR-verklaring.
- Locatie delen per monteur: iedere monteur beheert de eigen toestemming in het monteursportaal; zie Medewerkers beheren.
- Rechten: alleen eigenaren en beheerders zien Fleet; moderators krijgen "Geen toegang".
- Tijdregistratie: automatische aankomstregistratie werkt alleen tijdens een lopende tijdsessie op de werkbon.
Veelgestelde vragen en problemen
Ik zie "Fleet-overzicht is uitgeschakeld". De compliance-instelling is nog niet geactiveerd. De eigenaar activeert die via Instellingen, Fleet-compliance met de verklaring (< 50 medewerkers) of het OR-akkoord.
Ik krijg "Tenant heeft 50 of meer actieve medewerkers; OR-akkoord vereist." Je organisatie is boven de 50 actieve medewerkers gegroeid; de verklaring volstaat dan niet meer. Vul de Datum OR-akkoord in (Wet op de Ondernemingsraden, artikel 27) en activeer opnieuw.
Een monteur verschijnt nooit op de kaart. Controleer drie dingen: heeft de monteur Locatie delen tijdens werkbonnen aangezet in het eigen portaalprofiel, loopt er een tijdregistratie op de werkbon, en is er al een aankomst geregistreerd? De kaart toont alleen monteurs met een open aankomst, geen route ernaartoe.
De lijst zegt "Geen actieve werkbonnen met locatie." Er is op dit moment simpelweg niemand met een open aankomstregistratie. Dat is normaal buiten werktijden of als monteurs locatiedelen uit hebben staan.
Kunnen klanten de locatie van de monteur zien? Nee. Locatiegegevens zijn alleen zichtbaar voor eigenaren en beheerders in het fleet-overzicht en worden nooit aan klanten getoond.