Kennisbank
Antwoord op elke "hoe werkt dit?"-vraag over Bookordo, stap voor stap uitgelegd.
Voor bedrijven
Voor beheerders: facturatie, instellingen en dagelijks gebruik.
Aan de slag
Facturen
Instellingen
- AVG en gegevensAVG-verzoeken afhandelen: inzage-export (Art. 15), wissing (Art. 17) en het automatische bewaarbeleid voor berichten.
- Abonnement en plannenDe plannen Free, Pro en Beta: wat elk plan kan, de werkbonlimiet van Free, upgraden via Stripe en je abonnement beheren.
- Algemene instellingenDe algemene instellingen: bedrijfsgegevens, logo, facturatiegegevens, formuliervelden, teksten, e-mailtemplates en kleuren.
- DiensttypenDiensttypen aanmaken en per type de agenda, timing, het werkgebied, formuliervelden, toewijzing en werkbon-eisen instellen.
- Eigen domeinJe eigen domein koppelen aan je boekingspagina: DNS-records instellen, SSL-certificaat en de statuscontrole.
- Vrije dagen en blokkadesVrije dagen met jaarlijkse herhaling en losse blokkades instellen, en wat er gebeurt met bestaande werkbonnen op die datums.
- WerkstatussenWerkstatussen instellen: namen, kleuren, volgorde, zichtbaarheid voor de klant en automatische e-mail of SMS per status.
Integraties
- API-sleutelsAPI-sleutels aanmaken en intrekken voor de Bookordo tenant-API, met scopes per sleutel en gebruiksregistratie.
- IntegratiesExterne diensten koppelen: Stripe Connect en Mollie voor betalingen, OutSmart, Google Maps, eigen e-maildomein en BudgetSMS.
- SMS-notificatiesSMS-notificaties via BudgetSMS: koppelen, herinneringen en onderweg-meldingen instellen, templates aanpassen en het logboek lezen.
Inzicht
- AuditlogboekHet auditlogboek: welke wijzigingen worden vastgelegd, filteren op gebeurtenis en datum, en hoe lang IP-gegevens bewaard blijven.
- RapportagesDe rapportagepagina: omzet per maand, werkbonaantallen, afrondingsratio, topklanten en topdiensttypen, met CSV-export.
- Zoeken in berichtenZoeken in alle berichtthreads van werkbonnen, met zoekfilters zoals from:, after: en authorType:, en opgeslagen zoekopdrachten.
Klanten en verkoop
- ContractenOnderhoudscontracten opzetten, klanten zelf laten inschrijven en ondertekenen, en lopende contracten beheren.
- Klanten beherenKlanten zoeken, toevoegen, bewerken, de klantkaart (Klant 360) bekijken en veilig verwijderen.
- ObjectenObjecten (installaties en apparatuur) vastleggen per klant, met garantie, foto's, documenten en werkbon-historie.
- Offertes maken en versturenOffertes opstellen, naar de klant sturen, online laten goedkeuren en omzetten naar een werkbon.
Planning
- Afspraak inplannenEen afspraak direct inplannen of de klant via een werkbonlink zelf een tijd laten bevestigen.
- AgendaDe agenda gebruiken: maand-, week- en dagweergave, afspraken bewerken en verslepen, filters en statusbadges.
- PlanbordBezoeken per monteur bekijken en verslepen op het planbord, in dag- en weekweergave.
Team
- Fleet en GPSHet fleet-overzicht met monteurs op locatie, de compliance-instellingen en de privacyregels rond locatiedelen.
- Gebruikers en rollenCollega's uitnodigen voor het beheer, rollen toekennen (eigenaar, beheerder, moderator) en toegang intrekken.
- Medewerkers beherenMonteurs aanmaken en beheren: kwalificaties, weekschema, verlof, portaal-uitnodiging en profiel.
Voor uw klanten
Voor uw klanten: afspraken, het klantportaal en facturen.
Afspraken
- Een afspraak maken vanuit het portaalEen nieuwe afspraak maken vanuit het klantportaal, met uw gegevens al ingevuld.
- Een offerte bekijken en goedkeurenEen offerte online bekijken en goedkeuren of afwijzen via de link in de e-mail.
- Een tijdslot kiezen via de e-mailEen voorgesteld tijdslot bekijken en bevestigen via de link in de e-mail.
- Het tevredenheidsonderzoek na uw afspraakDe korte tevredenheidsenquête invullen die u na een afgeronde afspraak kunt ontvangen.
- Online een afspraak makenStap voor stap een afspraak aanvragen of direct boeken via het online boekingsformulier.
- Zelf een contract afsluitenZelf online een onderhoudscontract afsluiten en digitaal ondertekenen via de contractpagina.
Facturen
Klantportaal
- Berichten sturen bij een afspraakBerichten sturen bij een afspraak en zien wie er meeleest en antwoordt.
- Inloggen op het klantportaalInloggen op het klantportaal met wachtwoord of magic link, en wat u doet als het niet lukt.
- Uw account verwijderenUw klantaccount verwijderen, wat er met uw gegevens gebeurt en hoe de herstelperiode van 7 dagen werkt.
- Uw afspraken in het klantportaalAfspraken bekijken, bevestigen, verzetten en annuleren in het klantportaal, inclusief agenda-koppeling en bestanden.
- Uw contract inzien in het portaalUw onderhoudscontract inzien, de betaalwijze bijwerken en opzeggen via Mijn contracten.
- Uw gegevens en voorkeurenUw profiel bijwerken, notificaties instellen en een kopie van uw gegevens opvragen.
- Uw objecten inzienDe apparatuur die het bedrijf voor u onderhoudt of heeft geïnstalleerd bekijken onder Mijn objecten.
Voor monteurs
Voor monteurs: het monteursportaal en werken in het veld.
Monteursportaal
- Inloggen op het monteursportaalUw account activeren en inloggen op het monteursportaal.
- Werken in het monteursportaalWegwijs in het monteursportaal: dashboard, opdrachten, bezoeken en opdrachtdetail.
- Een werkbon afrondenDe werkbon afronden: checklist, verplichte foto's, handtekening, tijdregistratie en afronden.
- Offline werken en de app installerenHet monteursportaal als app op uw telefoon installeren en doorwerken zonder verbinding.
- Uw profiel instellenUw profielfoto en functietitel instellen en bepalen wat de klant van u ziet.
- Uw werkagenda koppelen aan uw agenda-appUw persoonlijke werkagenda koppelen aan uw eigen agenda-app via de iCal-feed.