Terug naar de kennisbank

Materialen

De materialencatalogus onder Materialen in het beheer is de prijslijst voor regelitems op werkbonnen. Zet je materialen en diensten er eenmalig in, dan kies je ze bij het opstellen van werkbonregels met één klik, inclusief de juiste prijs en het juiste BTW-tarief.

Een materiaal toevoegen of bewerken

  1. Ga naar Materialen en klik op Toevoegen (of op het potlood-icoon bij een bestaande regel voor Materiaal bewerken).
  2. Vul de velden in:
    • Naam (verplicht);
    • SKU (optioneel): je eigen artikelnummer;
    • Beschrijving (optioneel);
    • Prijs per eenheid (EUR);
    • BTW: 0%, 9% of 21%;
    • Eenheid: standaard "stuk", maar bijvoorbeeld ook "m", "kg" of "uur".
  3. Klik op Opslaan.
het venster Materiaal toevoegen met naam, prijs, BTW en eenheid

De lijst doorzoek je met Zoeken op naam of SKU. Vink Inclusief gearchiveerd aan om ook gearchiveerde materialen te zien.

CSV-import

Heb je al een prijslijst, dan importeer je die in één keer:

  1. Klik op CSV importeren en plak de CSV-inhoud in het tekstvak. De eerste regel is de kopregel.
  2. Verplichte kolommen: name, unitPriceCents (prijs in eurocenten) en vatRatePercent (0, 9 of 21). Optioneel: sku, description en unitLabel.
  3. Klik op Importeren.

Bevat de CSV een SKU die al bestaat, dan stopt de import met een melding als "SKU bestaat al op regel 3. Verwijder of pas aan." Corrigeer de regel en importeer opnieuw; er wordt niets stilzwijgend samengevoegd.

het importvenster met geplakte CSV en de knop Importeren

Archiveren en herstellen

Materialen die je niet meer verkoopt archiveer je met het archiefknopje; ze krijgen het label GEARCHIVEERD en verschijnen niet meer in de keuzelijst bij werkbonregels. Met Herstellen haal je ze terug. Archiveren in plaats van verwijderen houdt oude werkbonregels kloppend.

Zo komt een materiaal op de werkbon

Op de werkbondetailpagina voeg je regels toe via de regel-editor. Typ je daar de naam van een catalogusmateriaal, dan wordt de prijs en het BTW-tarief automatisch overgenomen als momentopname: pas je de catalogusprijs later aan, dan veranderen bestaande werkbonregels niet mee. Vrije regels zonder catalogus kunnen ook.

Instellingen die hierop ingrijpen

  • BTW-tarieven: alleen 0, 9 en 21 procent zijn toegestaan; dit zijn de Nederlandse tarieven en ze worden ook op databaseniveau afgedwongen.
  • Facturen: werkbonregels vormen de basis voor je facturen, zie Facturen versturen.
  • Auditlogboek: toevoegen, bewerken, archiveren en herstellen worden gelogd, zie Auditlogboek.

Veelgestelde vragen en problemen

Mijn import mislukt zonder duidelijke reden. Controleer of de kopregel exact de kolomnamen name, unitPriceCents en vatRatePercent bevat en of de prijzen in hele eurocenten staan (bijvoorbeeld 1250 voor 12,50 euro). Een BTW-waarde anders dan 0, 9 of 21 wordt geweigerd.

Kan ik een materiaal definitief verwijderen? Nee, alleen archiveren. Zo blijven oude werkbonnen en facturen die het materiaal gebruiken correct. Een gearchiveerd materiaal is onzichtbaar in alle keuzelijsten.

Ik heb een prijs aangepast maar de werkbon toont de oude prijs. Dat klopt: elke werkbonregel is een momentopname van de prijs op het moment van toevoegen. Verwijder de regel en voeg hem opnieuw toe als de nieuwe prijs moet gelden.

Hoeveel materialen kan ik kwijt? De lijst toont er maximaal 500 tegelijk; gebruik het zoekveld om snel te vinden wat je nodig hebt.