Terug naar de kennisbank

Auditlogboek

Het Auditlogboek in het beheer legt elke belangrijke wijziging in je omgeving vast: wie deed wat, wanneer, en wat er precies veranderde. Handig bij vragen als "wie heeft deze medewerker gedeactiveerd?" of "wanneer is die integratie aangepast?".

Wat wordt er vastgelegd

Elke wijziging in medewerkers, schema's, vrije dagen, werkstatussen, diensttypen, integraties en het domein wordt gelogd. Daarnaast ook onder meer: geannuleerde en afgeronde werkbonnen, handtekeningen (vastgelegd, vervangen, overgeslagen), bewerkte tijdregistraties, zichtbaarheidswijzigingen van bijlagen, materiaalwijzigingen, AVG-exports en -wissingen, en het aanmaken of intrekken van API-sleutels.

Per regel zie je:

  • Tijdstip: datum en tijd van de gebeurtenis;
  • Actor: Beheerder, Systeem of Superadmin;
  • Gebeurtenis: de technische code, bijvoorbeeld worker_deactivated of holiday_added;
  • Resource: het type en een verkort ID van wat er is gewijzigd;
  • IP: het afgekapte IP-adres van de actor, bijvoorbeeld 192.0.2.***.
het logboek met tijdstip, actor, gebeurtenis en resource

Filteren en details bekijken

  1. Open bovenaan de sectie Filters.
  2. Kies bij Gebeurtenis een type uit de lijst (standaard Alle) en beperk de periode met Vanaf en Tot en met.
  3. Klik op Toepassen; met Wissen verwijder je alle filters.

Klik op een regel voor de details: het volledige tijdstip, de actor, de resource en de Diff, een technisch overzicht van de oude en nieuwe waarden. Staat er "Geen diff beschikbaar", dan is alleen het feit van de gebeurtenis vastgelegd. Met Volgende blader je door oudere pagina's (50 regels per pagina).

het detailvenster met de diff van een wijziging

Bewaartermijnen en privacy

Het logboek is met opzet privacyvriendelijk:

  • IP-adressen worden altijd afgekapt opgeslagen, nooit volledig.
  • Een dagelijkse opschoontaak verwijdert IP-adressen en browserinformatie (user-agent) 90 dagen na vastlegging.
  • De gebeurtenissen zelf blijven onbeperkt bewaard, zodat je geschiedenis compleet blijft.

Instellingen die hierop ingrijpen

  • Rollen: alleen rollen met de auditbevoegdheid zien deze pagina; moderatoren niet, zie Gebruikers en rollen.
  • AVG: exports en wissingen verschijnen zelf ook als gebeurtenis in het logboek, zie AVG en gegevens.
  • Werkbongeschiedenis: wijzigingen aan één specifieke werkbon (statuswissels, toewijzingen) staan óók in de geschiedenis op de werkbon zelf; het auditlogboek is het bedrijfsbrede overzicht.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik zie "Systeem" als actor. Wat betekent dat? Die gebeurtenis is niet door een persoon uitgevoerd maar door Bookordo zelf, bijvoorbeeld een automatische opschoontaak of een automatisch afgesloten tijdregistratie.

Kan ik het logboek exporteren? Niet rechtstreeks vanaf deze pagina. Voor een export van de gegevens van één betrokkene gebruik je de AVG-export; voor koppelingen met externe systemen zie API-sleutels.

Kan iemand regels uit het logboek verwijderen? Nee. Het logboek is alleen-lezen; ook eigenaren kunnen er niets uit weghalen. Alleen de automatische 90-dagenopschoning van IP en browserinfo past regels aan.

Waarom staat het IP-adres er soms helemaal niet? Dan is de gebeurtenis ouder dan 90 dagen (opschoning) of was er geen IP beschikbaar, zoals bij systeemtaken.