Facturen versturen

Met Bookordo verstuur je een factuur in een paar klikken naar je klant. De klant ontvangt een nette e-mail met de factuur als PDF-bijlage, een UBL-bestand voor de boekhouding en een knop naar de online factuurpagina waar direct betaald kan worden. Je ziet vooraf precies hoe de e-mail eruitziet, en achteraf houdt Bookordo bij wanneer en naar welk adres er is verstuurd.

Zo verstuur je een factuur

1. Ga in het beheer naar Facturen en open de factuur die je wilt versturen.

2. Klik op Versturen. Staat de factuur al op "Verzonden", dan heet de knop Opnieuw versturen.

   

3. Het venster Factuur versturen opent. Kies bovenin de verzendwijze:

   • E-mail met PDF en UBL: de klant krijgt een e-mail met de factuur.
   • Handmatig (zonder e-mail): je markeert de factuur als verzonden zonder dat er een e-mail uitgaat. Gebruik dit wanneer je de factuur zelf bezorgt, per post verstuurt of via een ander systeem deelt.

   

4. Bij verzending per e-mail:

   • Ontvanger: het e-mailadres is al ingevuld. Bookordo kiest automatisch het beste adres in deze volgorde: het aparte factuur e-mailadres van de klant (als dat is ingevuld op de klantkaart), anders het gewone e-mailadres van de klant. Je kunt het adres altijd zelf aanpassen.
   • Typ je een adres dat afwijkt van de bekende adressen van deze klant, dan verschijnt een gele waarschuwing. Je kunt gewoon doorgaan; de afwijking wordt vastgelegd in het auditlog zodat je later terug kunt zien naar welk adres er is gemaild.
   • Persoonlijk bericht (optioneel): een korte tekst die in de e-mail wordt opgenomen, bijvoorbeeld "Bedankt voor de prettige samenwerking."

   

5. Onder het formulier zie je een voorbeeld van de e-mail, inclusief het onderwerp. Dit voorbeeld is exact wat de klant ontvangt: het wordt met dezelfde techniek opgebouwd als de echte e-mail. Pas je de ontvanger of het bericht aan, dan werkt het voorbeeld automatisch bij.

   

6. Klik op Versturen. De factuur-PDF wordt automatisch bijgevoegd, en als het UBL-bestand beschikbaar is gaat dat ook mee als bijlage. De factuurstatus springt naar "Verzonden".

De verzendgeschiedenis lezen

Op het factuurdetail staat onder de actieknoppen de Verzendgeschiedenis. Per regel zie je:

• datum en tijd van de verzending;
• "per e-mail naar [adres]" of "handmatig gemarkeerd als verzonden";
• het label afwijkend adres als er destijds naar een ander adres is gemaild dan de bekende adressen van de klant;
• het label status niet bijgewerkt als de e-mail wel is verstuurd maar de factuurstatus toen niet kon worden aangepast (zie de veelgestelde vragen hieronder).

Instellingen die hierop ingrijpen

• E-mailsjabloon aanpassen: de tekst van de factuurmail pas je aan via het sjabloon Factuur versturen in de sjabloon-editor bij je e-mailinstellingen. Je kunt daarin variabelen gebruiken voor de klantnaam, het factuurnummer, het totaalbedrag, de vervaldatum, de factuurlink, je persoonlijke bericht en je bedrijfsnaam. Sla je geen eigen sjabloon op, dan gebruikt Bookordo een nette Nederlandse standaardtekst.
• Factuur e-mailadres per klant: op de klantkaart (Klanten, klant bewerken, sectie Facturatie) kun je een apart factuur e-mailadres vastleggen, bijvoorbeeld het adres van de administratie. Dat adres wordt dan automatisch voorgesteld bij het versturen. Zie het artikel "Klantgegevens voor facturen".
• KvK-nummer voor de UBL-bijlage: het UBL-bestand kan alleen worden gemaakt als je KvK-nummer is ingevuld bij Instellingen, Facturatiegegevens. Ontbreekt het, dan gaat alleen de PDF mee en zie je daar een melding over. Zie het artikel "UBL en je boekhouder".

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg de melding "Er is geen e-mailadres bekend voor deze klant." Er staat geen e-mailadres op de klantkaart en ook geen factuur e-mailadres. Vul in het verzendvenster zelf een ontvanger in, of vul eerst het e-mailadres aan op de klantkaart.

Ik krijg de melding "De daglimiet voor factuurmails is bereikt." Per account kunnen maximaal 100 factuurmails per 24 uur worden verstuurd. Dit beschermt de afleverbaarheid van e-mail voor alle gebruikers. Wacht even en probeer het later opnieuw. Handmatig markeren als verzonden telt niet mee voor deze limiet en kan dus altijd.

Ik zie een gele melding dat er recent al een e-mail is geaccepteerd. Dan is er in de afgelopen minuten al een factuurmail voor deze factuur bij de e-mailprovider aangekomen, maar kon de status toen niet worden bijgewerkt. Verstuur niet nogmaals: je klant zou de factuur dan dubbel ontvangen. Klik in plaats daarvan op de knop Markeer als verzonden in die melding.

Ik krijg "De e-mail is verzonden, maar de status kon niet worden bijgewerkt." De klant heeft de e-mail wel ontvangen. Vernieuw de pagina; bij een nieuwe poging biedt het venster je aan om de factuur als verzonden te markeren zonder opnieuw te mailen. In de verzendgeschiedenis staat bij deze verzending het label "status niet bijgewerkt".

Ik krijg "Versturen is mislukt bij de e-mailprovider." De e-mail is niet aangekomen en de factuur is niet als verzonden gemarkeerd. Probeer het gewoon opnieuw.

Kan ik een factuur die al verzonden is nogmaals versturen? Ja. Open de factuur en klik op Opnieuw versturen. Het venster waarschuwt dat de klant dan nogmaals een e-mail ontvangt.

Ik zag een melding dat het UBL-bestand niet kon worden bijgevoegd. De e-mail is dan gewoon verstuurd, alleen met de PDF als bijlage. Meestal ontbreekt je KvK-nummer bij Instellingen, Facturatiegegevens. Vul dat aan; de klant kan het UBL-bestand daarna alsnog downloaden via de online factuurpagina.

Mijn klant heeft e-mailmeldingen uitgezet. Krijgt die de factuur dan wel? Ja. De meldingsvoorkeuren van de klant gelden voor afspraakherinneringen en statusupdates, niet voor facturen. Een factuur is financiële post die bij de overeenkomst hoort en wordt dus altijd bezorgd op het gekozen e-mailadres.