Terug naar de kennisbank

UBL en je boekhouder

Elke factuur in Bookordo is ook beschikbaar als UBL-bestand: een e-factuur die boekhoudsoftware automatisch kan inlezen. Geen facturen meer overtypen in het boekhoudpakket: jij (of je boekhouder) leest het bestand in en alle regels, bedragen en BTW staan er meteen goed in. Bookordo maakt het bestand volgens de Nederlandse standaard voor e-facturen (SI-UBL 2.0, ook wel NLCIUS), dezelfde standaard die pakketten als e-Boekhouden, Moneybird, Exact, SnelStart en Twinfield begrijpen.

Wat is een UBL-bestand precies

Een UBL-bestand is een XML-bestand (bijvoorbeeld factuur-2026-0042.xml) met daarin alle factuurgegevens in een vast, machineleesbaar formaat: afzender, klant, factuurregels, BTW-uitsplitsing en totalen. Het is geen leesdocument voor mensen, daarvoor is de PDF; het is de versie voor software. Je verstuurt of bewaart ze het beste samen: de PDF voor het oog, de UBL voor de boekhouding.

Waar download of ontvang je het UBL-bestand

Het bestand is op vier plekken beschikbaar; het is overal exact hetzelfde bestand:

  1. In het beheer: open de factuur en klik in de rij "Boekhouding" op UBL downloaden. Dit is de plek voor je eigen administratie: download het bestand en lees het in je boekhoudpakket in, of stuur het door naar je boekhouder.

    de rij Boekhouding met de knop UBL downloaden op het factuurdetail

  2. Als e-mailbijlage: verstuur je een factuur per e-mail, dan gaat het UBL-bestand automatisch als bijlage mee, naast de PDF. Zakelijke klanten kunnen de bijlage direct in hun eigen boekhouding inlezen.

  3. Op de online factuurpagina: onder "Downloads" staat de knop E-factuur (UBL). Handig als de klant of diens boekhouder het bestand later nog eens nodig heeft.

  4. In het klantportaal: klanten met een portaalaccount vinden dezelfde download bij de factuur onder Mijn facturen.

Vereiste: je KvK-nummer

Voor een geldige Nederlandse e-factuur is het KvK-nummer van de afzender verplicht. Vul het daarom in bij Instellingen, Facturatiegegevens.

  • Zonder KvK-nummer kan Bookordo geen UBL-bestand maken. Bij het downloaden zie je dan een melding die je naar deze instelling verwijst, en bij het e-mailen gaat alleen de PDF mee.
  • Zodra het KvK-nummer is ingevuld, werkt de UBL-download direct, ook voor eerder gemaakte facturen.
het KvK-nummerveld bij Instellingen, Facturatiegegevens met de UBL-hint eronder

Zakelijke en particuliere klanten

  • Zakelijke klanten: leg op de klantkaart het klanttype "Zakelijk" vast, met het KvK-nummer en BTW-nummer van de klant (zie het artikel "Klantgegevens voor facturen"). Die gegevens gaan mee in het UBL-bestand, zodat het boekhoudpakket van je klant de factuur volledig gevalideerd en aan het juiste bedrijf gekoppeld binnenkrijgt.
  • Particuliere klanten: een consument heeft geen KvK-nummer, en dat hoort zo. Sommige boekhoudpakketten geven bij het inlezen dan een melding of waarschuwing over een ontbrekend KvK-nummer van de koper. Dat is normaal en geen fout: het bestand is verder gewoon geldig en kan gewoon worden ingeboekt.

Creditnota's

Ook een creditnota is als UBL-bestand beschikbaar. De bedragen zijn daarin negatief en het bestand verwijst naar het nummer van de oorspronkelijke factuur, zodat de boekhouding de creditering automatisch aan de juiste factuur koppelt.

Directe boekhoudkoppelingen

Op dit moment is het UBL-bestand de manier om facturen naar je boekhouding over te brengen: downloaden en inlezen (of laten inlezen door je boekhouder). Directe koppelingen met boekhoudpakketten, waarbij facturen automatisch worden doorgestuurd, komen binnenkort naar Bookordo.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg de melding dat er geen UBL-bestand kan worden gemaakt. Vul je KvK-nummer in bij Instellingen, Facturatiegegevens en probeer het opnieuw. Dat is verreweg de meest voorkomende oorzaak.

Mijn klant zegt dat de UBL-download op de factuurpagina niet werkt. Als jouw KvK-nummer nog niet is ingevuld, ziet de klant de melding dat het UBL-bestand voor deze factuur nog niet beschikbaar is. Vul je KvK-nummer in; daarna werkt de download voor de klant direct.

Het boekhoudpakket van mijn (particuliere) klant geeft een waarschuwing over een ontbrekend KvK-nummer van de koper. Dat is normaal bij facturen aan particulieren: een consument heeft nu eenmaal geen KvK-nummer. De factuur kan gewoon worden ingeboekt.

Kan mijn boekhouder hier echt mee uit de voeten? Ja. UBL is de standaard voor e-facturen in Nederland; vrijwel elk boekhoudpakket heeft een importfunctie voor UBL-bestanden. Stuur je boekhouder de bestanden door, of geef door dat klanten ze zelf van de factuurpagina kunnen halen.

Ik krijg "Het UBL-bestand kan op dit moment niet worden aangemaakt. Probeer het later opnieuw." Dit is een tijdelijke storing aan onze kant. Probeer het na een paar minuten opnieuw; houdt het aan, neem dan contact op met support.

Blijft het bestand hetzelfde als ik het later nog eens download? Ja. Het UBL-bestand wordt bij de eerste download of verzending aangemaakt en daarna bewaard; elke volgende download levert exact hetzelfde bestand op.