Terug naar de kennisbank

Aanmaning en incassokosten

Heeft u van een bedrijf dat met Bookordo werkt een brief gekregen waarin incassokosten worden aangekondigd, dan legt dit artikel uit wat die brief betekent, hoe het bedrag is berekend en wat u kunt doen. De brief is geschreven door Bookordo volgens de wettelijke regels; het bedrijf kan de tekst niet aanpassen. Dit artikel gaat alleen over particuliere klanten.

Wat een veertiendagenbrief is

Een bedrijf mag u als particuliere klant pas incassokosten in rekening brengen nadat het u een aanmaning heeft gestuurd waarin u nog een termijn krijgt om zonder extra kosten te betalen (art. 6:96 lid 6 BW). Die brief heet in de praktijk de veertiendagenbrief. Meestal heeft u daarvóór al een of meer gewone herinneringen gekregen; die kosten niets en kondigen ook niets aan.

De brief noemt:

  • de factuur of facturen die zijn vervallen en nog niet zijn betaald, elk met factuurnummer en bedrag;
  • het bedrag dat u nu moet betalen: alleen de openstaande factuurbedragen, zonder kosten en zonder rente;
  • het bedrag aan incassokosten dat u verschuldigd wordt als u niet binnen de termijn betaalt;
  • in één alinea op welke grondslag dat bedrag is berekend (zie hieronder);
  • dat u geen incassokosten verschuldigd bent als u wel op tijd het volledige bedrag betaalt;
  • dat er voor de brief zelf niets in rekening wordt gebracht: "Voor het versturen van deze brief brengen wij u geen kosten in rekening."

De termijn staat in de brief als "binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd". Er staat bewust geen datum in: de termijn begint te lopen op de dag na bezorging, niet op de dag van verzending. Op de betaalpagina waar de betaallink in de brief naartoe leidt, en onder Mijn facturen in het klantportaal, staat wel tot en met welke dag u zonder bijkomende kosten kunt betalen: "U kunt tot en met [datum] de hoofdsom betalen zonder bijkomende kosten."

Heeft u de brief zowel per e-mail als per post gekregen, dan is dat één en dezelfde brief. Er loopt maar één termijn.

Hoe het bedrag wordt berekend

De incassokosten liggen wettelijk vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Het bedrijf kiest het bedrag niet zelf en mag er ook geen eigen tarief voor rekenen. De berekening is een staffel over het factuurbedrag inclusief btw:

  • 15% over de eerste € 2.500;
  • 10% over de volgende € 2.500;
  • 5% over de volgende € 5.000;
  • 1% over de volgende € 190.000;
  • 0,5% over alles daarboven.

Daarbij geldt een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij de meeste gewone facturen komt 15% lager uit dan € 40, en dan wordt het toch € 40: dat is zo bij elke factuur tot ongeveer € 266,70. Een factuur van € 150 kost bij te late betaling dus € 40 aan incassokosten; een factuur van € 484 kost € 72,60.

Staan er meerdere facturen van u open die tegelijk aan de beurt zijn, dan gaan die in één brief en worden de bedragen eerst bij elkaar opgeteld voordat de staffel wordt toegepast. Dat is verplicht en het pakt voor u meestal gunstiger uit dan per factuur rekenen. Over de incassokosten komt geen btw, en wettelijke rente zit er niet in.

Losse opdrachten of termijnbetalingen

Betaalt u in termijnen voor één en dezelfde overeenkomst, bijvoorbeeld een vast bedrag per maand voor een onderhoudscontract of één klus die u in delen betaalt, dan geldt sinds 1 oktober 2024 een aparte regel (art. 6:96 lid 8 BW en art. 2a van het Besluit). Voor een termijnbetaling tot ongeveer € 266,70, dus een termijnbetaling waarvoor het minimum van € 40 zou gelden, kost de eerste veertiendagenbrief binnen zes maanden € 40 en elke volgende veertiendagenbrief in diezelfde zes maanden voor zo'n termijnbetaling hooguit € 20. Gaat één brief over meerdere termijnbetalingen, dan geldt het hoogste bedrag dat voor één van die termijnbetalingen geldt, niet de optelsom. Gewone herinneringen tellen voor die zes maanden niet mee; alleen veertiendagenbrieven.

Voor losse opdrachten, elk met een eigen overeenkomst, geldt die regel niet: daar wordt elke veertiendagenbrief apart berekend, met het minimum van € 40.

Het bedrijf legt per klant vast welke van de twee het is. De brief zegt in één alinea welke grondslag is gebruikt, en dezelfde zin staat op de betaalpagina. Dit betekenen de zinnen:

"De factuur in de aanmaning betreft een losse opdracht en geen termijnbetaling van één overeenkomst. De incassokosten zijn daarom berekend over het factuurbedrag, volgens de staffel en het minimum van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten; de lagere vergoeding voor termijnbetalingen van artikel 2a van het Besluit geldt hier niet."

Het bedrijf heeft vastgelegd dat deze factuur een losse opdracht is. De staffel is over het factuurbedrag toegepast, met het minimum van € 40, en er is niet gekeken naar eerdere veertiendagenbrieven.

"De facturen in de aanmaning betreffen losse opdrachten en geen termijnbetalingen van één overeenkomst. De incassokosten zijn daarom berekend over het totaal van de in de aanmaning genoemde facturen, volgens de staffel en het minimum van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten; de lagere vergoeding voor termijnbetalingen van artikel 2a van het Besluit geldt hier niet."

Hetzelfde, maar voor een brief over meerdere facturen: het bedrijf heeft vastgelegd dat het losse opdrachten zijn, de factuurbedragen zijn eerst opgeteld en daarover is de staffel toegepast, met het minimum van € 40.

"De incassokosten zijn per termijnbetaling beoordeeld volgens de regeling voor termijnbetalingen van één overeenkomst (artikel 2a van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten); bij meerdere termijnbetalingen in één aanmaning geldt het hoogste bedrag dat voor één daarvan geldt."

Uw facturen zijn termijnbetalingen van één overeenkomst, omdat ze onder een contract vallen of omdat het bedrijf dat voor u heeft vastgelegd. Voor een termijnbetaling tot ongeveer € 266,70 is het € 40 bij de eerste veertiendagenbrief in zes maanden en € 20 bij elke volgende in die periode.

"Bij de berekening van de incassokosten is de regeling voor termijnbetalingen (artikel 2a van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten) toegepast."

Het bedrijf heeft niet vastgelegd of uw facturen losse opdrachten of termijnbetalingen zijn, of deze brief gaat over zowel een factuur onder een contract als een factuur zonder contract. In beide gevallen rekent Bookordo met de regeling voor termijnbetalingen, de regeling die voor u het gunstigst uitpakt.

"De incassokosten zijn berekend over het factuurbedrag, volgens de staffel en het minimum van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten."

Uw facturen worden als termijnbetalingen gezien, maar geen van de termijnbetalingen in deze brief is klein genoeg voor de regel van € 40 en daarna € 20: elke termijnbetaling is groter dan ongeveer € 266,70. Dan geldt gewoon de staffel.

"De incassokosten zijn berekend over het totaal van de in de aanmaning genoemde facturen, volgens de staffel en het minimum van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten."

Hetzelfde, voor een brief over meerdere facturen die allemaal groter zijn dan ongeveer € 266,70: de factuurbedragen zijn opgeteld en daarover is de staffel toegepast.

Staat er geen zin over de grondslag in de brief, dan is die brief verstuurd voordat deze uitleg aan de brief werd toegevoegd.

Betaalt u op tijd, dan vervallen de kosten

Betaalt u het volledige openstaande bedrag binnen de termijn uit de brief, dan bent u geen incassokosten verschuldigd. De brief is juist bedoeld om u die laatste kosteloze kans te geven.

Op de betaalpagina en onder Mijn facturen staat zolang de termijn loopt daarom alleen het factuurbedrag als te betalen bedrag, onder het kopje "Te betalen: de hoofdsom", met de zin "Dit is de hoofdsom van deze factuur. Er is geen wettelijke rente en er zijn geen incassokosten bij dit bedrag opgeteld." De aangekondigde kosten staan in een apart blok en worden nooit bij het te betalen bedrag opgeteld. Zie Mijn facturen in het portaal.

Betaalt u niets, of te laat, ook al is het maar één dag, dan zijn de incassokosten verschuldigd zoals aangekondigd, en komt daar de wettelijke rente bij.

Betaalt u een deel

Betaalt u binnen de termijn een deel van het bedrag, dan vervallen de incassokosten niet, maar worden ze opnieuw berekend over het bedrag dat daarna nog openstaat. De brief zegt dat zo: "Betaalt u binnen de termijn een deel van het bedrag, dan worden de incassokosten berekend over het bedrag dat daarna nog openstaat."

Zo werkt de wet: van een factuur van € 1.000 met € 150 aan aangekondigde kosten worden na een betaling van € 600 de kosten 15% van de resterende € 400, dus € 60. Bookordo kent alleen hele facturen als betaald. Gaat de brief over meerdere facturen en is er één helemaal betaald, dan ziet u het herberekende bedrag over de rest op de betaalpagina en onder Mijn facturen; het is nooit hoger dan het bedrag in de brief. Betaalt u een deel van één factuur, dan blijft op de betaalpagina het bedrag uit de brief staan en moet het bedrijf de herberekening zelf toepassen; vraag daar dan om. Blijft er weinig openstaan, dan geldt het minimum van € 40, behalve bij een termijnbetaling waarvoor in de zes maanden vóór de brief al een veertiendagenbrief was: dan blijft het € 20 voor een termijnbetaling tot ongeveer € 266,70. Komt er na een betaling een ander bedrag uit dan in de brief staat, dan staat de zin over de grondslag niet meer op de betaalpagina; die zin gaat over het bedrag uit de brief.

Klopt het bedrag niet?

Vraag het na bij het bedrijf. De brief noemt de grondslag, dus u kunt de zin uit de brief naast de uitleg hierboven leggen. Betaalt u bijvoorbeeld al maanden een vast bedrag voor één en dezelfde overeenkomst, kreeg u in de afgelopen zes maanden al eerder een veertiendagenbrief, en staat er nu toch € 40 in de brief met de zin over een losse opdracht, dan is dat een vraag voor het bedrijf. Het bedrijf legt per klant vast of het losse opdrachten of termijnbetalingen zijn en kan dat aanpassen; een brief die al is verstuurd verandert daardoor niet, maar het bedrijf hoort niet meer te vorderen dan de wet toestaat.

Leg uw bezwaar het liefst schriftelijk voor, binnen de termijn uit de brief. Betaalt u de openstaande factuurbedragen binnen die termijn, dan speelt de vraag niet meer: dan zijn er helemaal geen incassokosten. Komt u er met het bedrijf niet uit, dan kunt u advies vragen bij bijvoorbeeld het Juridisch Loket.

Veelgestelde vragen en problemen

Er staat geen datum in de brief. Tot wanneer kan ik betalen? Tot en met vijftien dagen na de dag waarop de brief bij u is bezorgd. Op de betaalpagina en onder Mijn facturen staat de laatste dag uitgeschreven.

Waarom is het € 40 terwijl mijn factuur maar € 90 is? Omdat € 40 het wettelijke minimum is. Bij een factuur tot ongeveer € 266,70 komt de staffel daar altijd onder uit, dus geldt het minimum.

Vorige keer was het € 20, nu € 40. Hoe kan dat? De meest voorkomende redenen: de vorige veertiendagenbrief is meer dan zes maanden geleden (Bookordo telt 180 dagen vóór de dag van de brief); de termijnbetaling in deze brief is groter dan ongeveer € 266,70 en volgt de gewone staffel; het bedrijf heeft uw facturen als losse opdrachten vastgelegd; of de vorige brief ging over facturen onder een contract en deze niet, of andersom, want die tellen apart. De zin over de grondslag in de brief zegt welke regeling is gebruikt. Klopt die zin volgens u niet, zie dan "Klopt het bedrag niet?" hierboven.

Ik betaal maandelijks en krijg elke keer € 40 aangekondigd. Betaalt u die termijnen voor één en dezelfde overeenkomst, dan mag een tweede veertiendagenbrief binnen zes maanden voor een termijnbetaling tot ongeveer € 266,70 hooguit € 20 kosten. Staat er in de brief dat het om een losse opdracht gaat, leg dat dan voor aan het bedrijf.

Ik heb geen herinnering gehad, alleen deze brief. Herinneringen zijn een keuze van het bedrijf, geen wettelijke verplichting; deze brief is de wettelijk verplichte stap. Meestal is er wel een herinnering geweest; kijk ook in uw ongewenste e-mail. Twijfelt u, vraag het na bij het bedrijf.

Ik had al betaald voordat de brief kwam. Dan kunt u de brief negeren, zoals de brief zelf ook zegt: "Heeft u het bedrag inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen." Blijft de factuur onder Mijn facturen toch op open staan, neem dan contact op met het bedrijf.

Komt er btw over de incassokosten? Nee. Bookordo telt geen btw bij de incassokosten op.

Waarom staat er op de betaalpagina iets over wettelijke rente, maar niet in de brief? De wettelijke rente loopt volgens de wet vanzelf over de periode dat u in verzuim bent en staat los van deze brief; daarom noemt de brief er geen bedrag voor. De betaalpagina zegt alleen dat die rente erbij komt als u niet op tijd betaalt. Betaalt u de openstaande factuurbedragen binnen de termijn, dan zijn er geen incassokosten. De wettelijke rente over de dagen dat u te laat was blijft volgens de wet bestaan; of het bedrijf die bij u in rekening brengt, is aan het bedrijf.

Is dit juridisch advies? Nee. Dit artikel legt uit wat er in de brief staat en hoe het bedrag in Bookordo is berekend. Of het bedrijf in uw geval terecht incassokosten vordert, hangt ook af van de overeenkomst tussen u en het bedrijf. Twijfelt u, vraag dan advies, bijvoorbeeld bij het Juridisch Loket.