Klantgegevens voor facturen

Op elke klantkaart staat een sectie Facturatie met zeven velden. Vul je die goed in, dan komen je facturen bij het juiste adres terecht, kloppen de e-facturen (UBL) voor zakelijke klanten, worden de incassokosten in een veertiendagenbrief op de juiste grondslag berekend en hoef je per factuur niets meer op te zoeken. Dit artikel legt elk veld uit en vertelt waar het effect heeft.

Waar vind je de velden

• Nieuwe klant: ga naar Klanten, klik op de knop om een nieuwe klant toe te voegen en scrol naar de sectie Facturatie.
• Bestaande klant: open de klant op de Klanten-pagina en klik op bewerken; dezelfde sectie Facturatie staat onder de adresgegevens.

De zeven velden

1. Klanttype (Consument of Zakelijk)

Geeft aan of deze klant een particulier of een bedrijf is.

• Kies je Zakelijk, dan verschijnen er twee extra velden: KvK-nummer en BTW-nummer.
• Kies je Consument, dan verschijnt direct onder het klanttype het veld Losse opdrachten of termijnbetalingen (veld 7 hieronder).
• Het klanttype gaat mee in het UBL-bestand (de e-factuur). Voor zakelijke klanten levert dat een volledig gevalideerde e-factuur op die hun boekhoudpakket aan het juiste bedrijf koppelt. Bij een consument is een ontbrekend KvK-nummer normaal; het boekhoudpakket van de ontvanger kan daar een onschuldige melding over geven (zie het artikel "UBL en je boekhouder").

2. KvK-nummer (alleen bij Zakelijk)

Het KvK-nummer van je klant, bijvoorbeeld 12345678. Wordt opgenomen in het UBL-bestand als officiële bedrijfsregistratie van de koper. Let op: dit is het KvK-nummer van je klant; je eigen KvK-nummer vul je in bij Instellingen, Facturatiegegevens.

3. BTW-nummer (alleen bij Zakelijk)

Het BTW-nummer van je klant, bijvoorbeeld NL123456789B01. Wordt eveneens opgenomen in het UBL-bestand, zodat de BTW-administratie van je klant klopt.

4. Betalingstermijn (dagen)

Hier leg je een afwijkende betalingstermijn voor deze klant vast, bijvoorbeeld 30 dagen voor een zakelijke klant terwijl je standaard 14 dagen hanteert. Laat je het veld leeg, dan geldt de standaardtermijn uit je factuurinstellingen. De waarde mag tussen 0 en 365 dagen liggen.

5. Verzendwijze facturen

De voorkeur van deze klant voor het ontvangen van facturen:

• Standaard (factuurschema): volg de algemene instelling.
• E-mail + online factuurpagina: de klant krijgt de factuurmail en kan alles online bekijken en betalen.
• Alleen e-mail: de klant wil de factuur per e-mail.
• Alleen online factuurpagina: de klant wil geen factuurmail; je deelt zelf de link naar de online factuurpagina.

Zo staat per klant vastgelegd hoe die zijn facturen wil ontvangen en hoeft niemand in je team dat te onthouden.

6. Factuur e-mailadres

Een apart e-mailadres speciaal voor facturen, bijvoorbeeld administratie@bedrijf.nl terwijl je contactpersoon jan@bedrijf.nl gebruikt voor de afspraken.

• Leeg: facturen gaan naar het gewone e-mailadres van de klant.
• Ingevuld: bij het versturen van een factuur stelt Bookordo automatisch dit adres voor in plaats van het gewone klantadres. In het verzendvenster kun je het per factuur nog altijd aanpassen; typ je daar een heel ander adres, dan krijg je een waarschuwing dat het afwijkt van de bekende adressen.

7. Losse opdrachten of termijnbetalingen (alleen bij Consument)

Geeft aan of de facturen van deze klant die niet onder een contract vallen losse opdrachten zijn, elk met een eigen overeenkomst, of termijnbetalingen van één en dezelfde overeenkomst. Dat bepaalt of een tweede veertiendagenbrief binnen zes maanden voor een termijn tot ongeveer € 266,70 hooguit € 20 kost, of € 40; zolang je niets vastlegt, staat het veld op "Nog niet vastgelegd (standaard, veilig)" en rekent Bookordo alsof het termijnbetalingen zijn. Wat elk antwoord betekent en hoe je het voor je eigen klanten bepaalt, staat in Losse opdrachten of termijnbetalingen.

Waar de velden effect hebben, in het kort

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg bij het opslaan de melding "Controleer de facturatievelden". Een van de velden heeft een ongeldige waarde: de betalingstermijn moet een heel getal tussen 0 en 365 zijn, het factuur e-mailadres moet een geldig e-mailadres zijn en de verzendwijze moet een van de keuzes uit de lijst zijn. Pas het aan en sla opnieuw op.

Moet ik voor bestaande klanten iets doen? Nee, niets is verplicht. Bestaande klanten staan standaard op Consument met lege facturatievelden en met Losse opdrachten of termijnbetalingen op "Nog niet vastgelegd"; facturen versturen werkt dan gewoon via het gewone e-mailadres en een veertiendagenbrief wordt veilig gerekend. Vul de velden aan wanneer je ze nodig hebt, bijvoorbeeld zodra je een zakelijke klant een e-factuur wilt sturen of zeker weet dat een consument losse opdrachten bij je afneemt.

Ik zie de velden KvK-nummer en BTW-nummer niet. Die verschijnen alleen als het klanttype op Zakelijk staat.

Ik zie het veld Losse opdrachten of termijnbetalingen niet, of het staat op slot. Het verschijnt alleen als het klanttype op Consument staat. Staat het op slot met de tekst "Alleen een beheerder of eigenaar kan deze keuze wijzigen.", dan heeft je rol dat recht niet; de vastgelegde keuze blijft wel zichtbaar. Zie Losse opdrachten of termijnbetalingen.

Verandert een bestaande factuur als ik deze velden aanpas? Verstuurde facturen blijven zoals ze zijn: dat is je administratie. De aangepaste gegevens worden gebruikt bij het versturen en bij het aanmaken van nieuwe e-facturen (UBL-bestanden).

Waar vul ik mijn eigen bedrijfsgegevens in? Bij Instellingen, Facturatiegegevens: adres, telefoonnummer, je eigen KvK-nummer en BTW-nummer. Die verschijnen in het afzenderblok van je facturen; je KvK-nummer is bovendien vereist voor het UBL-bestand.