Losse opdrachten of termijnbetalingen

Op de klantkaart staat bij elke klant met klanttype Consument, direct onder het klanttype, één vraag die je zelf moet beantwoorden en die Bookordo niet voor je kan invullen: zijn de facturen van deze klant losse opdrachten, elk met een eigen overeenkomst, of termijnbetalingen van één en dezelfde overeenkomst? Het veld heet Losse opdrachten of termijnbetalingen.

Het antwoord bepaalt hoe de incassokosten in een veertiendagenbrief worden berekend voor de facturen van deze klant die niet onder een contract vallen. Beantwoord de vraag zoals de werkelijkheid is, niet zoals het voor jou het best uitkomt.

Waar de vraag over gaat

Betaalt een particuliere klant in termijnen voor één en dezelfde overeenkomst, dan geldt sinds 1 oktober 2024 een aparte regel voor de incassokosten (art. 6:96 lid 8 BW en art. 2a van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten). Voor een termijn tot ongeveer € 266,70, het bedrag waarbij de gewone staffel op het minimum van € 40 uitkomt, kost de eerste veertiendagenbrief binnen zes maanden voor zo'n termijn € 40 en elke volgende veertiendagenbrief in diezelfde zes maanden voor zo'n termijn € 20.

Voor losse opdrachten, elk met een eigen overeenkomst, geldt die regel niet. Daar wordt elke veertiendagenbrief apart berekend op de gewone staffel, met het minimum van € 40 per brief, en telt een eerdere brief niet mee.

Of twee facturen bij dezelfde overeenkomst horen, staat nergens op de factuur. Bookordo kan dat dus niet zien. Hangen de facturen aan een contract in Bookordo, dan weet Bookordo het wel: dat zijn termijnbetalingen onder dat contract. Voor alle andere facturen van een klant moet jij het zeggen. Vandaar de vraag.

De drie antwoorden

"Losse opdrachten, elk met een eigen overeenkomst"

Onder de keuzelijst staat dan:

"Elke factuur van deze klant die niet onder een contract valt, hoort bij een aparte opdracht met een eigen overeenkomst. Elke veertiendagenbrief wordt dan apart berekend, met een minimum van € 40 per brief. Staan er meerdere facturen tegelijk open, dan gaan die in één brief en tellen ze eerst bij elkaar op; dat is verplicht."

Dit is het antwoord waar jij als ondernemer het meest aan verdient, en daarom ook het antwoord waar Bookordo een oranje waarschuwing bij zet. Kies het alleen als het klopt: een lekkage in maart en een nieuwe kraan in september zijn twee opdrachten met elk een eigen overeenkomst.

"Termijnbetalingen van één overeenkomst"

Onder de keuzelijst staat dan:

"De facturen van deze klant die niet onder een contract vallen, zijn termijnen van één en dezelfde overeenkomst: bijvoorbeeld een vast bedrag per maand, of één opdracht die in delen wordt betaald. Voor een termijn tot ongeveer € 266,70 kost de eerste veertiendagenbrief binnen zes maanden voor zo'n termijn € 40 en elke volgende € 20; grotere termijnen volgen de gewone staffel. Dat is dwingend consumentenrecht."

Kies dit als je zeker weet dat het termijnbetalingen zijn. Het verschil met "Nog niet vastgelegd" zit niet in de berekening, die is precies hetzelfde. Het verschil is dat jij het hebt vastgelegd, dat Bookordo dat bij elke brief noteert, en dat de brief aan de klant dan zegt dat de kosten per termijnbetaling zijn beoordeeld in plaats van alleen welke regeling is toegepast, zolang er een termijn tot ongeveer € 266,70 in de brief zit; zijn alle termijnen groter, dan staat in beide gevallen dezelfde zin over de staffel.

"Nog niet vastgelegd (standaard, veilig)"

Onder de keuzelijst staat dan:

"Bookordo rekent dan veilig, alsof het termijnbetalingen zijn. Voor een termijn tot ongeveer € 266,70 kost de tweede veertiendagenbrief binnen zes maanden voor zo'n termijn dan € 20 in plaats van € 40. Leg de keuze vast als u zeker weet welke van de twee het is."

Dit is de standaard voor elke nieuwe en elke bestaande klant. Weet je het niet zeker, laat het dan zo staan.

Wat elk antwoord kost

De regel van € 40 en daarna € 20 werkt per termijn en alleen voor een termijn tot ongeveer € 266,70, het bedrag waarbij de staffel op het minimum van € 40 uitkomt. Grotere termijnen volgen altijd de gewone staffel, welk antwoord je ook kiest. Gaat één brief over meerdere termijnen, dan is het bedrag het hoogste bedrag dat voor één van die termijnen mag worden gerekend, niet de som; zit er geen enkele termijn tot ongeveer € 266,70 in de brief, dan gaat ook bij termijnbetalingen de gewone staffel over de optelsom.

Drie dingen die de tabel laat zien:

• Een eerste brief over één factuur van € 121 kost € 40, wat je ook kiest. Het verschil ontstaat pas bij de tweede veertiendagenbrief binnen zes maanden: € 20 als het termijnbetalingen zijn, € 40 als het losse opdrachten zijn.
• Een termijn van € 400 kost op zichzelf onder beide antwoorden € 60 (15% van € 400). De regel van € 40 en daarna € 20 raakt alleen de termijnen tot ongeveer € 266,70. Bij losse opdrachten worden € 121 en € 400 in dezelfde brief eerst opgeteld en gaat de staffel over € 521, dus € 78,15.
• Losse opdrachten is in geen enkele rij goedkoper voor de klant, en in elke rij behalve de eerste duurder. Dat is de reden dat dit antwoord een waarschuwing krijgt.

Waarom je hier niet mag gokken

De regel voor termijnbetalingen is dwingend consumentenrecht: je mag er niet in het nadeel van je klant van afwijken (art. 6:96 lid 8 BW). Kies je "Losse opdrachten" voor een klant die eigenlijk in termijnen betaalt, dan zegt de veertiendagenbrief € 40 aan waar de wet € 20 voorschrijft: voor een termijn tot ongeveer € 266,70 waarvoor in de zes maanden ervoor al een veertiendagenbrief is verstuurd. Dat is een te hoog aangezegd bedrag.

Wat er precies gebeurt als er een te hoog bedrag in een brief staat, is niet definitief uitgemaakt. Er is geen uitspraak van de Hoge Raad die daar specifiek over gaat. Wat er wél is: de wettekst zelf, die eist dat het aangezegde bedrag volgens het Besluit is berekend; de eis van de Hoge Raad dat de brief geen verwarrende of misleidende informatie mag geven over de gevolgen; en een lagere rechter die een volledige incassovordering afwees omdat de aanmaning een te betalen bedrag noemde waar de kosten en rente al in zaten. Behandel een verkeerd antwoord hier dus als een reëel risico dat je je hele incassokostenvordering kan kosten, ook als de brief verder helemaal klopt, en niet als iets waar je omheen kunt rekenen.

Bij de verzuimverklaring kost het veilige antwoord jou geld; hier is het andersom. Het antwoord dat jou het meest oplevert, losse opdrachten, is precies het antwoord dat je klant het meest kost. Wie daar zijn voordeel mee doet, moet het ook kunnen onderbouwen: jij moet kunnen uitleggen waarom elke factuur van deze klant bij een eigen overeenkomst hoort. Daarom staat de waarschuwing bij dit antwoord en niet bij het andere, legt Bookordo elke wijziging vast, en noemt de brief zelf op welke grondslag het bedrag is berekend, zodat je klant het kan nalezen.

De waarschuwing die bij "Losse opdrachten" verschijnt, zegt het zo:

"Kies dit alleen als elke factuur zonder contract echt een losse opdracht is. Betaalt deze klant in termijnen voor één overeenkomst, bijvoorbeeld een vast bedrag per maand of één opdracht in delen, ook zonder contract in Bookordo, dan zijn dat termijnbetalingen en mag een tweede veertiendagenbrief binnen zes maanden voor zo'n termijn tot ongeveer € 266,70 hooguit € 20 kosten, geen € 40. Een te hoog aangezegd bedrag kan u de hele incassokostenvordering kosten, ook als de brief verder klopt; rechters hebben vorderingen om die reden afgewezen. Twijfelt u, laat de keuze dan op 'Nog niet vastgelegd' staan."

Andersom hoef je ook niet bang te zijn: zijn het echt losse opdrachten, dan is dat gewoon het juiste antwoord. Je gunt je klant dan geen korting die de wet niet van je vraagt.

Een contract wint altijd

Hangt een factuur aan een contract in Bookordo, bijvoorbeeld een onderhoudscontract met een maandbedrag, dan is het een termijnbetaling onder dat contract. Daarvoor geldt de regeling voor termijnbetalingen altijd, welk antwoord je op de klantkaart ook hebt gekozen, en de zes maanden worden per contract geteld. Heeft de klant een contract, dan zegt het formulier dat ook:

"Facturen die onder een contract in Bookordo vallen, volgen altijd de regeling voor termijnbetalingen, wat u hier ook kiest. Uw keuze hier gaat alleen over de facturen van deze klant zonder contract."

Je antwoord gaat dus uitsluitend over de facturen van deze klant zonder contract.

Gaat één brief over een factuur onder een contract én een factuur zonder contract, dan blijft de hele brief onder de regeling voor termijnbetalingen, ook als je voor deze klant "Losse opdrachten" hebt gekozen: er zit een termijn onder een contract in de brief. Voor de zes maanden kijkt Bookordo dan naar de eerdere veertiendagenbrieven van de klant zelf én naar die onder elk contract dat in de brief voorkomt, zodat een termijn onder een contract nooit € 40 krijgt als er onder dat contract al een brief was.

Heeft één klant twee losse contracten bij je lopen die een rechter als één overeenkomst zou beschouwen, dan telt Bookordo die zes maanden per contract en kan het binnen zes maanden twee keer € 40 rekenen. Dat is een bekend restrisico; zie Rente en incassokosten.

Zo bepaal je het voor je eigen klanten

Het criterium is steeds hetzelfde: horen de facturen bij één en dezelfde overeenkomst? Stel jezelf per klant deze twee vragen:

• Hoort elke factuur bij een aparte opdracht met een eigen overeenkomst? Dan zijn het losse opdrachten. Een klant die in maart belt voor een lekkage en in september voor een nieuwe ketel, met twee offertes en twee opdrachten, is daar een voorbeeld van.
• Zijn het deelbetalingen of periodieke termijnen van één en dezelfde overeenkomst, ook als het bedrag per keer verschilt of het om één klus in delen gaat? Dan zijn het termijnbetalingen. Een vast bedrag per maand is daar een voorbeeld van, maar ook een aanbetaling, een tussenfactuur en een eindfactuur voor één badkamerverbouwing, al verschillen die bedragen allemaal.

Waar je op let:

• Het gaat niet om het bedrag. Termijnen van één overeenkomst mogen elke keer anders zijn.
• Het gaat niet om of er een contract in Bookordo bestaat. Een reeks termijnen zonder contract in Bookordo is nog steeds een reeks termijnen.
• Het gaat om de klant als geheel: je kiest per klant, niet per factuur. Heeft een klant zowel echte losse opdrachten als een reeks termijnen zonder contract, dan is "Termijnbetalingen" of "Nog niet vastgelegd" het antwoord waarmee de klant nooit te veel aangezegd krijgt. Loopt de termijnreeks onder een contract in Bookordo, dan wint het contract voor die facturen en geldt je antwoord alleen voor de rest.

Twijfel je, laat de keuze dan op "Nog niet vastgelegd" staan. Dit is precies zo'n punt waarop een half uur advies van een jurist goedkoper is dan een afgewezen vordering. Bookordo kan die beoordeling niet voor je doen en dit artikel is geen juridisch advies.

Meerdere facturen tegelijk blijven één brief

"Losse opdrachten" betekent niet "€ 40 per factuur". Staan er meerdere facturen van dezelfde klant open die tegelijk aan de beurt zijn, dan gaan ze verplicht in één veertiendagenbrief en worden de hoofdsommen opgeteld voordat de staffel eroverheen gaat (art. 6:96 lid 7 BW). Dat geldt ook bij losse opdrachten: drie losse opdrachten van € 150 in één brief kosten € 67,50 (15% van € 450), niet drie keer € 40.

Alleen losse opdrachten die op verschillende momenten aan de beurt zijn, en dus in verschillende brieven gaan, krijgen elk hun eigen minimum van € 40. Zie Rente en incassokosten onder "Meerdere facturen tegelijk: één keer rekenen".

Herinneringen tellen nooit mee, alleen de veertiendagenbrief

De zes maanden uit de regel van € 40 en daarna € 20 gaan over veertiendagenbrieven, en alleen daarover. De herinneringen uit je aanmaningsschema zijn kosteloos, zeggen niets aan en tellen niet mee; de ingebrekestelling evenmin. Kreeg een klant in zes maanden drie herinneringen, een ingebrekestelling en één veertiendagenbrief, dan telt dat als één brief, en kost de volgende veertiendagenbrief voor een termijn tot ongeveer € 266,70 onder de regeling voor termijnbetalingen € 20. Zie Aanmaningen en het factuurschema.

Zolang je de vraag niet beantwoordt

Heb je de vraag nog niet beantwoord, dan gaat Bookordo uit van het veilige antwoord: alle facturen van deze klant zonder contract worden gezien als termijnbetalingen van één overeenkomst, en tellen samen voor de zes maanden. Dat is de kant waar jij het minst aan verdient, en dat is met opzet. Er gaat dus nooit een brief uit die de klant meer kost op basis van een aanname die jij niet hebt gedaan.

Op de klantkaart (Klant 360) staat het antwoord alleen-lezen in de sectie Facturatie, met in één zin wat het betekent:

• "Nog niet vastgelegd. Bookordo rekent veilig, alsof de facturen zonder contract termijnbetalingen zijn."
• "Termijnbetalingen van één overeenkomst: voor een termijn tot ongeveer € 266,70 kost een tweede veertiendagenbrief binnen zes maanden € 20."
• "Losse opdrachten: elke veertiendagenbrief wordt apart berekend, met een minimum van € 40 per brief."

Wijzigen doe je via de link Bewerken op de Klantenpagina. Zie Klanten beheren.

Wijzigingen worden vastgelegd

Verander je het antwoord, dan schrijft Bookordo dat in het auditlogboek: wie het heeft veranderd, wanneer, en van welk antwoord naar welk antwoord. Na het opslaan zie je de bevestiging "Opgeslagen. De keuze losse opdrachten of termijnbetalingen is vastgelegd in het auditlogboek." Dat is geen wantrouwen maar bescherming: je verklaart hier een feit over de overeenkomst met deze klant waar Bookordo vervolgens op afgaat als er kosten bij een consument in rekening worden gebracht, en dan hoort er een spoor van te zijn. Zie Auditlogboek.

Alleen een beheerder of eigenaar kan het antwoord wijzigen. Heeft je rol dat recht niet, dan staat de keuzelijst op slot met de tekst "Alleen een beheerder of eigenaar kan deze keuze wijzigen." en blijft het vastgelegde antwoord zichtbaar.

Bij elke veertiendagenbrief legt Bookordo bovendien vast welk antwoord op dat moment gold en waarom het bedrag is uitgekomen zoals het is uitgekomen; die reden staat bij de brief op het factuurdetail. Al verstuurde brieven veranderen nooit meer, welk antwoord je later ook kiest.

Wissel je een klant van losse opdrachten naar termijnbetalingen, of terug naar nog niet vastgelegd, dan tellen de eerdere veertiendagenbrieven zonder contract van die klant in de zes maanden gewoon mee, welke keuze er toen ook gold. Kreeg deze klant in de afgelopen zes maanden al een veertiendagenbrief zonder contract, dan zegt de volgende brief na een wissel naar losse opdrachten het tegenovergestelde over dezelfde klant; wissel dan alleen als je dat kunt onderbouwen.

Waar het niet over gaat

• Zakelijke klanten. Het veld verschijnt alleen bij klanttype Consument. Voor een handelsovereenkomst is de vergoeding van minimaal € 40 verschuldigd zonder aanmaning (art. 6:96 lid 4 BW) en bestaat de regel van € 40 en daarna € 20 niet.
• De tekst van de brief. De veertiendagenbrief wordt door Bookordo geschreven en is niet aan te passen. De brief noemt in één alinea op welke grondslag de incassokosten zijn berekend; die zin kiest Bookordo op basis van het contract en van je antwoord hier. Zie De veertiendagenbrief.
• De wettelijke rente. Die loopt over de verzuimperiode en staat helemaal los van deze keuze. Zie Rente en incassokosten.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Klanttype op de klantkaart: het veld bestaat alleen bij klanten met klanttype Consument. Zie Klantgegevens voor facturen.
• Contracten: een factuur onder een contract volgt altijd de regeling voor termijnbetalingen, wat je hier ook kiest. Zie Contracten.
• Rollen: alleen een beheerder of eigenaar kan het antwoord wijzigen. Zie Gebruikers en rollen.
• Het aanmaningsschema: het antwoord doet pas iets als automatische aanmaningen aanstaan en het schema bij de veertiendagenbrief is aangekomen. Zie Aanmaningen en het factuurschema.
• De verzuimverklaring bepaalt wanneer de veertiendagenbrief mag uitgaan, niet wat hij kost. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik zie het veld niet. Het staat alleen bij klanten met klanttype Consument, direct onder het klanttype in de sectie Facturatie. Bij een zakelijke klant bestaat het niet. Op de klantkaart (Klant 360) zie je het alleen-lezen; wijzigen doe je via Bewerken op de Klanten-pagina.

De keuzelijst staat op slot. Je rol mag het antwoord niet wijzigen; dat kan alleen een beheerder of eigenaar. Vraag een beheerder om het aan te passen, of om je rol te wijzigen.

Moet ik voor bestaande klanten iets doen? Nee. Elke bestaande klant staat op "Nog niet vastgelegd" en wordt veilig gerekend. Leg het antwoord vast waar je het zeker weet, en laat de rest staan.

Mijn klant betaalt elke maand een ander bedrag. Zijn dat termijnbetalingen? Ja, als het termijnen van één en dezelfde overeenkomst zijn. Het bedrag per keer doet er niet toe.

Mijn klant heeft een onderhoudscontract en daarnaast een losse klus. Voor de facturen onder het contract geldt altijd de regeling voor termijnbetalingen, wat je ook kiest. Je antwoord gaat alleen over de losse klus en de andere facturen zonder contract. Komen een contractfactuur en de losse factuur samen in één brief, dan valt die hele brief onder de regeling voor termijnbetalingen.

Waarom staat er € 40 in de brief terwijl ik Termijnbetalingen heb gekozen? De meest voorkomende redenen: het is de eerste veertiendagenbrief voor deze klant in de 180 dagen vóór de dag van de brief (zo telt Bookordo de zes maanden); de termijn is groter dan ongeveer € 266,70 en volgt de gewone staffel; de brief gaat over meerdere termijnen en het hoogste bedrag van één ervan telt; of de vorige brief ging over facturen onder een contract en deze niet, of andersom, want die tellen apart. Een ingetrokken eerdere brief telt ook niet mee. Bij de brief op het factuurdetail staat welke reden het was.

Ik heb Losse opdrachten gekozen, er is al een veertiendagenbrief uitgegaan, en het waren eigenlijk termijnbetalingen. Zet het antwoord terug op "Termijnbetalingen" of "Nog niet vastgelegd"; de volgende brief telt de eerdere brief dan gewoon mee. De verstuurde brief zelf verandert niet. Ga er voorlopig van uit dat de vordering op incassokosten uit die brief aanvechtbaar is als er € 40 is aangezegd waar € 20 hoorde, en laat een jurist meekijken voordat je die vordering doorzet.

Waar zie ik welk antwoord bij een verstuurde brief is gebruikt? Op het factuurdetail, bij de brief zelf: daar staat de reden waarom het bedrag zo is uitgekomen. De brief aan de klant noemt de grondslag ook, in één alinea.

Is dit juridisch advies? Nee. Dit artikel legt uit welke vraag Bookordo stelt en wat elk antwoord in de software doet. Of de facturen van een klant bij één en dezelfde overeenkomst horen, is een juridische beoordeling van jouw eigen situatie. Twijfel je, laat de keuze op "Nog niet vastgelegd" staan en vraag het aan een jurist.