De online factuurpagina

Elke factuur in Bookordo heeft een eigen online factuurpagina. Je klant opent die pagina via de link in de factuurmail (de knop "Factuur bekijken") of via een link die je zelf deelt. Op de pagina ziet de klant de volledige specificatie, de actuele status, downloadknoppen voor de PDF en het UBL-bestand, en (als je een betaalrekening hebt gekoppeld) een betaalknop voor iDEAL of kaart. Geen inloggen, geen account: de link zelf is de toegang.

Hoe kom je aan de link

• Via de factuurmail: verstuur je de factuur per e-mail, dan staat de knop "Factuur bekijken" in de mail. Die knop opent deze pagina.
• Zelf delen: open de factuur in het beheer en klik op Kopieer betaallink. De link staat dan op je klembord en kun je bijvoorbeeld via WhatsApp of sms delen. De betaallink en de factuurpagina zijn dezelfde link: de klant bekijkt en betaalt op dezelfde plek.

Wie kan de pagina zien

Iedereen die de link heeft, kan de pagina openen. Houd daar rekening mee als je de link doorstuurt: stuur hem alleen naar je klant. De bescherming zit in de link zelf:

• De link bevat een lange, willekeurige code die praktisch niet te raden is. Wie de link niet heeft, kan de pagina niet vinden.
• De pagina wordt niet door zoekmachines opgenomen. Bookordo vertelt Google en andere zoekmachines uitdrukkelijk dat factuurpagina's niet geïndexeerd mogen worden, en de pagina's staan ook niet ergens in een overzicht gelinkt. Je factuur staat dus niet "in Google".
• Wie herhaaldelijk verkeerde links probeert, wordt tijdelijk geblokkeerd.

Wat de klant per status ziet

De pagina toont altijd de actuele stand van de factuur, met een duidelijke banner:

• Open: de klant ziet de specificatie en het te betalen bedrag. Is je betaalrekening gekoppeld, dan staat er een groene knop "Betaal [bedrag]" met de tekst "U betaalt veilig via iDEAL of kaart." Zonder gekoppelde betaalrekening staat er "Betalen via de ondernemer. De betaalinstructies staan op de factuur (PDF)."
• Betaald: een groene banner "Deze factuur is betaald", met de betaaldatum en een bedankje. De betaalknop verdwijnt.
• Vervallen: een oranje banner "De betaaltermijn van deze factuur is verstreken", met het openstaande bedrag en de vervaldatum. De betaalknop blijft beschikbaar zodat de klant alsnog kan betalen.
• Geannuleerd of creditnota: een grijze banner die uitlegt dat er niets betaald hoeft te worden. Bij vragen wordt de klant naar jouw bedrijf verwezen.

Onder de banner staan altijd de downloadknoppen Factuur (PDF) en E-factuur (UBL). Het UBL-bestand is bedoeld voor boekhoudsoftware; zie het artikel "UBL en je boekhouder".

Link intrekken en opnieuw genereren

Is een link bij de verkeerde persoon terechtgekomen, of wil je om een andere reden dat de gedeelde link stopt met werken? Open de factuur in het beheer en klik op Link intrekken.

1. Bookordo vraagt om bevestiging: de oude link werkt daarna direct niet meer.
2. Er wordt meteen een nieuwe link gegenereerd en naar je klembord gekopieerd, zodat je hem direct opnieuw kunt delen met de juiste persoon.

Let op: de knop "Factuur bekijken" in eerder verstuurde e-mails gebruikt de oude link en werkt na het intrekken dus ook niet meer. Verstuur de factuur zo nodig opnieuw of deel de nieuwe link zelf.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Bedrijfsnaam: bovenaan de pagina en in de voettekst staat je bedrijfsnaam uit Instellingen. Zo herkent de klant direct van wie de factuur komt.
• Betaalrekening (Stripe): de betaalknop verschijnt alleen als je Stripe-koppeling actief is en betalingen kan ontvangen. Zie het artikel "Een factuur betalen".
• KvK-nummer: zonder KvK-nummer bij Instellingen, Facturatiegegevens kan de klant het UBL-bestand niet downloaden; de PDF blijft gewoon beschikbaar.

Veelgestelde vragen en problemen

Mijn klant zegt dat de pagina "niet gevonden" geeft. Controleer of de volledige link is overgekomen (lange links breken soms af in e-mail- of chatprogramma's) en of je de link niet hebt ingetrokken. Na "Link intrekken" werkt alleen de nieuwste link.

Kan iemand anders dan mijn klant de factuur zien? Alleen wie de link heeft. Deel de link daarom alleen met je klant. Twijfel je of de link is uitgelekt, trek hem dan in en deel de nieuwe link.

De klant heeft betaald maar de pagina toont nog "open". De betaalbevestiging komt vrijwel direct binnen, maar heel soms duurt het een moment. Laat de klant de pagina vernieuwen. Zie ook het artikel "Een factuur betalen".

Staat mijn factuur nu openbaar op internet? Nee. De pagina is alleen bereikbaar via de geheime link, wordt niet geïndexeerd door zoekmachines en staat nergens gelinkt.

Kan de klant de factuurpagina ook in het klantportaal vinden? Ja. Klanten met een portaalaccount zien hun facturen ook onder Mijn facturen in het portaal. Vanaf daar komen ze op dezelfde online factuurpagina uit om te betalen.