Automatische incasso

Met automatische incasso betalen je klanten hun facturen vanzelf. De klant geeft één keer een machtiging via de eigen bank. Daarna schrijft Bookordo elke factuur die je verstuurt een paar dagen later van de rekening van de klant af. In de factuurmail staat vooraf op welke dag dat gebeurt.

Je hoeft dus niet meer achter betalingen aan te zitten, en de klant hoeft niets te doen.

Automatische incasso loopt via je eigen Stripe-account, net als de betaalknop op de factuurpagina. De machtiging en elke afschrijving staan op jouw account: het geld komt rechtstreeks bij jou binnen, Bookordo houdt alleen de platformkosten in. Ook de kosten die Stripe rekent, zoals voor een mislukte incasso of een storno, gaan via jouw Stripe-account.

Wat je nodig hebt

• Een gekoppeld Stripe-account dat betalingen kan ontvangen. Dat koppel je onder Integraties. Zie Integraties.
• Klanten met een e-mailadres: daar gaat de aankondiging van elke afschrijving naartoe.

Aanzetten

1. Ga naar Instellingen en open Facturatie.
2. Scrol naar het blok Automatische incasso.
3. Vink Klanten kunnen een machtiging geven aan.
4. Kies bij Afschrijven na hoeveel dagen na het versturen van een factuur het bedrag wordt afgeschreven. Standaard is dat 3 dagen; het kan van 2 tot en met 14 dagen.
5. Klik op Opslaan.

Staat er een gele melding over Stripe, dan is Stripe nog niet gekoppeld of kan je account nog geen betalingen ontvangen. Rond dat eerst af onder Integraties.

Zet je automatische incasso later uit, dan:

• zien klanten geen machtiging meer in het portaal;
• wordt er niets nieuws afgeschreven;
• loopt een afschrijving die al bij de bank is gewoon af;
• blijven de machtigingen bewaard, zodat je klanten het niet opnieuw hoeven te doen als je het weer aanzet.

Een klant laat de machtiging geven

Een klant kan op twee manieren een machtiging geven.

Zelf, in het klantportaal. Op de startpagina van het portaal staat Automatisch betalen met de knop Instellen. Zie Automatisch betalen in het portaal.

Via een mail van jou.

1. Open de klant onder Klanten.
2. Klik in het blok Automatische incasso op Machtiging aanvragen.
3. De klant krijgt een mail met de knop Machtiging geven. De link werkt 14 dagen en de klant hoeft er niet voor in te loggen.

De klant kiest de eigen bank (iDEAL) en bevestigt in de bankapp. Daarbij wordt eenmalig € 0,01 afgeschreven om de rekening te bevestigen; dat bedrag krijgt de klant meteen terug. Wie geen iDEAL heeft, bijvoorbeeld met een zakelijke rekening, vult het IBAN in.

Zodra de machtiging er is, zie je op de klantkaart:

• Machtiging actief sinds de datum;
• de rekening, alleen met de laatste vier cijfers, de bank en de naam van de rekeninghouder;
• het kenmerk van de machtiging.

De klant krijgt een bevestiging per mail.

Wat er gebeurt als je een factuur verstuurt

Heeft de klant een machtiging, dan gaat het zo:

1. Je verstuurt de factuur zoals altijd.
2. In de factuurmail staat in plaats van "graag betalen voor ..." een groene regel: "Dit bedrag wordt op [datum] automatisch afgeschreven van uw rekening eindigend op 4300. U hoeft niets te doen." Die regel staat er ook als je een eigen mailsjabloon gebruikt.
3. Op de factuurpagina en in het portaal staat dezelfde regel. Wil de klant toch zelf betalen, dan kan dat met de link Liever nu zelf betalen?. Er wordt dan niets afgeschreven.
4. De aanmaningen voor deze factuur staan stil zolang de afschrijving gepland is of loopt.
5. Op de geplande dag biedt Bookordo de afschrijving aan bij de bank. Na ongeveer zes werkdagen is het geld binnen en staat de factuur op Betaald, met de betaling Automatische incasso erbij.

Markeer je een factuur als handmatig verstuurd, dan krijgt de klant een aparte mail met de dag en het bedrag. Zonder e-mailadres wordt er dan niets gepland.

In de factuurlijst zie je Incasso [datum] bij een geplande afschrijving en Incasso loopt als die bij de bank is.

Een factuur niet of toch incasseren

Op de factuur staat het blok Automatische incasso:

• Niet incasseren schrapt een geplande afschrijving. De klant betaalt die factuur dan zelf en de aanmaningen lopen weer.
• Incasseren plant een afschrijving voor een openstaande factuur van een klant met een machtiging, bijvoorbeeld een factuur die al verstuurd was voordat de klant de machtiging gaf. Kies de dag (minstens twee dagen vooruit) en klik op Inplannen en klant mailen. De klant krijgt meteen een mail met de dag en het bedrag.

Facturen die al openstonden toen de klant de machtiging gaf, worden niet vanzelf afgeschreven. Een afschrijving die de klant niet ziet aankomen, is de belangrijkste reden voor een storno.

Als een incasso mislukt

De bank kan een afschrijving binnen een paar dagen weigeren. Dan:

• krijg je een mail met de reden;
• krijgt de klant een mail met de reden en een knop om de factuur zelf te betalen;
• staat de poging met de reden in het blok Automatische incasso van de factuur.

Wat er daarna gebeurt, hangt af van de reden:

Na een mislukte incasso staat de factuur gewoon open en lopen de aanmaningen weer.

Als een klant storneert

Een klant mag een afschrijving tot acht weken lang via de eigen bank laten terugboeken, zonder reden. Dat heet storneren. Dan:

• haalt Bookordo de betaling van de factuur af, met de reden "Storno door de klant";
• staat de factuur weer open (of op Te laat als de vervaldatum voorbij is) en lopen de aanmaningen weer;
• haalt Stripe het bedrag en de stornokosten van je Stripe-saldo af;
• wordt de machtiging niet meer gebruikt, want een storno is de klant die nee zegt;
• krijg je een mail.

Bookordo probeert na een storno niet opnieuw af te schrijven. Neem contact op met de klant als je wilt weten waarom.

Na acht weken kan een klant alleen nog een afschrijving terugvragen waarvoor geen geldige machtiging was, tot 13 maanden lang. Omdat de klant de machtiging zelf via de eigen bank geeft, is die er altijd.

Een machtiging intrekken

Wil een klant niet meer automatisch betalen?

• De klant trekt de machtiging zelf in, in het portaal onder Automatisch betalen.
• Of jij doet het op de klantkaart: klik op Machtiging intrekken en schrijf kort waarom.

Geplande afschrijvingen vervallen dan en de aanmaningen lopen weer. Een afschrijving die al bij de bank loopt, gaat nog door.

Heeft een klant een nieuwe rekening, dan geeft de klant een nieuwe machtiging, in het portaal met Andere rekening gebruiken of via Nieuwe machtiging aanvragen van jou. De oude machtiging vervalt dan vanzelf.

Veelgestelde vragen

Waarom is een factuur niet geïncasseerd? Open de factuur: het blok Automatische incasso noemt de reden. Meestal is het een van deze:

• automatische incasso staat uit;
• de klant heeft geen geldige machtiging;
• het bedrag is hoger dan € 10.000, het maximum voor één incasso;
• de factuur hoort bij een contract dat al via een abonnement betaald wordt;
• de factuur was al verstuurd voordat de klant de machtiging gaf (gebruik dan Incasseren);
• op de factuur staat Niet incasseren.

Wanneer is het geld er? De bank schrijft af op de geplande dag. Ongeveer zes werkdagen later is de betaling definitief en staat de factuur op Betaald. Stripe betaalt het daarna uit zoals elke andere betaling.

Krijgt de klant ook een bericht van Stripe? Ja. Stripe stuurt bij elke afschrijving ook zelf een kort bericht, met jouw bedrijfsnaam. Dat is wettelijk zo geregeld.

Kost dit de klant iets? Nee.

Wat kost het mij? Naast de platformkosten van Bookordo rekent Stripe zijn eigen tarieven, op jouw Stripe-account: per geslaagde incasso, per mislukte incasso en per storno. De actuele bedragen staan op de tarievenpagina van Stripe.

Kan een klant een deel betalen? Betaalt een klant zelf een deel voor de afschrijvingsdag, dan wordt alleen de rest afgeschreven.

Werkt dit met Mollie? Nog niet. Automatische incasso loopt via Stripe.

Zie ook Een factuur betalen en Aanmaningen pauzeren.