Planningswensen van klanten

Vanaf Installateur, samen met de automatische planning. Zie Abonnement en plannen.

Sommige klanten zijn alleen op vrijdag thuis, willen liever 's ochtends, kunnen nooit op woensdag of zijn in augustus op vakantie. Met Planningswensen leg je dat per klant vast, zodat de automatische planning er rekening mee houdt. Jij vult ze in op de klantkaart (Klant 360); de klant kan ze ook zelf invullen in het klantportaal.

De automatische planning die deze wensen gebruikt om onderhoudsbezoeken in te plannen, volgt in een volgende stap. Wat je nu vastlegt, blijft staan en wordt dan meteen gebruikt. Tot die tijd zie je de wensen op de klantkaart, zodat je er bij het inplannen met de hand al op kunt letten.

Welke wensen zijn er

Voorkeursdagen: de weekdagen waarop een bezoek het best uitkomt. Vink je bijvoorbeeld dinsdag en vrijdag aan, dan is elke andere dag een afwijking van de wens. Vink je niets aan, dan is elke werkdag goed.
Dagdeel: ochtend of middag. De tijden van de ochtend en de middag stel je in bij de instellingen van de automatische planning.
Nooit op: weekdagen waarop een bezoek niet kan. Een dag kan niet tegelijk een voorkeursdag en een nooit-dag zijn; vink je de een aan, dan gaat de ander uit.
Afwezig: een periode van een datum tot en met een datum, bijvoorbeeld een vakantie. Je kunt meerdere periodes toevoegen. Een periode duurt hoogstens een jaar.

Vast of een wens

Per soort wens (voorkeursdag, dagdeel en nooit-dag) bepaal je bij de instellingen van de automatische planning of je bedrijf die als vast behandelt of als wens. Standaard zijn alle drie vast.

Vast: de planning houdt zich er altijd aan. Lukt dat binnen de termijn van het bezoek niet, dan gaat het bezoek naar kantoor met de wens die in de weg zat als reden.
Wens: de planning mag ervan afwijken, maar alleen als dat minstens het ingestelde aantal minuten rijden scheelt (standaard 25 minuten). Bij het bezoek staat dan waarom de wens is losgelaten.
Afwezig is altijd vast. Daar kun je niets anders voor kiezen: in een periode van afwezigheid wordt nooit iets gepland of aangeboden.

Per klant kun je van de bedrijfsinstelling afwijken, zie hieronder.

Wensen invullen op de klantkaart

Ga naar Klanten en open de klant met Profiel.
Scroll naar het blok Planningswensen.
Vink bij Voorkeursdagen de dagen aan waarop een bezoek het best uitkomt (Ma tot en met Zo).
Kies bij Dagdeel Geen voorkeur, Ochtend of Middag.
Vink bij Nooit op de dagen aan waarop het nooit kan.
Klik bij Afwezig op Periode toevoegen en vul Van en Tot en met in. Met het prullenbakje haal je een periode weg.
Heb je een voorkeursdag, dagdeel of nooit-dag ingevuld, dan verschijnt eronder Hoe vast. Laat dat op Volgens bedrijfsinstelling staan, of kies Vast of Wens om voor deze klant af te wijken.
Klik op Wensen opslaan. Je krijgt een melding dat de wensen zijn opgeslagen.

Elke wijziging komt in het auditlogboek, met wie het deed (jij, of de klant via het portaal) en hoe de wensen ervoor en erna waren.

Wensen per contract

Heeft de klant meer dan één contract en geldt voor één ervan iets anders (bijvoorbeeld de ketel 's ochtends, maar de warmtepomp alleen op vrijdag), dan leg je dat per contract vast:

Kies bovenaan het blok bij Geldt voor het contract in plaats van De hele klant.
Vul alleen in wat voor dit contract anders is en klik op Wensen opslaan.

Zo werkt dat samen:

Een soort die je bij het contract invult, vervangt die soort van de hele klant, alleen voor dat contract. Vul je bij het contract een dagdeel in, dan geldt het dagdeel van de hele klant niet meer voor dat contract; de voorkeursdagen en nooit-dagen van de hele klant gelden er nog wel.
Een soort die je bij het contract leeg laat, volgt de wens van de hele klant.
Afwezigheid van de hele klant geldt altijd ook voor elk contract. Is de klant weg, dan is hij weg.
In de keuzelijst staat achter een contract ", eigen wensen" als er voor dat contract iets is vastgelegd.

De klant vult zelf in

In het klantportaal staat voor de klant het menu-item Planningswensen. Daar vult de klant dezelfde wensen in: voorkeursdagen, dagdeel, nooit-dagen en periodes van afwezigheid. Per soort leest de klant hoe jouw bedrijf ermee omgaat: "vast" of "een wens die kan wijken voor een veel kortere route", zoals je het hebt ingesteld (of zoals je het voor deze klant hebt gekozen).

De klant vult alleen wensen in voor al zijn bezoeken samen. Wensen per contract legt alleen jouw kantoor vast; die blijven staan als de klant zijn eigen wensen wijzigt.
Heb je voor een soort Vast of Wens gekozen bij deze klant, dan blijft die keuze staan als de klant die soort aanpast.
Op de klantkaart staat "Een deel van deze wensen heeft de klant zelf ingevuld." als de klant iets via het portaal heeft vastgelegd.

Veelgestelde vragen

Ik zie het blok Planningswensen niet op de klantkaart. Planningswensen horen bij de automatische planning en zitten in het abonnement Installateur en hoger. Op een kleiner abonnement staat het blok er niet, en ziet de klant het menu-item in het portaal ook niet.

Ik kan de wensen zien maar niet wijzigen. Wijzigen kan met een rol die klanten mag bewerken. Een moderator ziet de wensen alleen. Zie Gebruikers en rollen.

Bij opslaan staat er "kan niet tegelijk een voorkeursdag zijn en een dag die nooit kan". Je hebt dezelfde dag als voorkeursdag en als nooit-dag aangevinkt. Haal hem bij een van de twee weg en sla opnieuw op.

Bij opslaan staat er "Het einde van een afwezigheid ligt voor het begin". De datum bij Tot en met ligt voor de datum bij Van. Pas een van de twee aan. Een periode van één dag vul je in met twee keer dezelfde datum.

De knop Wensen opslaan is grijs. Er is nog niets gewijzigd sinds de laatste keer opslaan.

Moet ik oude afwezigheden weghalen? Nee. Een periode die voorbij is, heeft geen invloed meer op de planning. Je mag hem weghalen om het overzicht netjes te houden.