Gebruikers en rollen

Onder Gebruikers in het beheer nodig je collega's uit voor het beheerpaneel en bepaal je per persoon wat die mag. Dit gaat over beheerders; monteurs die alleen hun eigen werkbonnen zien nodig je uit via Medewerkers.

De drie rollen

• Eigenaar: volledige toegang. Kan eigenaren benoemen, instellingen wijzigen en berichten permanent verwijderen.
• Beheerder: volledige toegang tot de dagelijkse administratie. Kan geen eigenaren promoveren en geen berichten wissen onder de AVG.
• Moderator: beperkte toegang: alleen berichten modereren plus werkbonnen en agenda inzien. Geen instellingen of medewerkersbeheer.

De navigatie past zich aan de rol aan: een moderator ziet alleen de onderdelen waar die bij mag.

Een collega uitnodigen

1. Ga naar Gebruikers en klik op Gebruiker uitnodigen.
2. Vul het E-mail-adres in en kies de Rol; onder de keuzelijst zie je de omschrijving van de gekozen rol.
3. Klik op Uitnodigen. Je ziet "Uitnodiging verstuurd naar [adres]" en de collega ontvangt een e-mail met een link die 7 dagen geldig is.

Openstaande uitnodigingen staan in de sectie Openstaande uitnodigingen, met de rol en de vervaldatum. Met Opnieuw sturen verstuur je een nieuwe link (weer 7 dagen geldig); met Intrekken maak je de huidige link ongeldig.

Rol wijzigen en toegang intrekken

• Rol wijzigen: kies in de rij van de gebruiker een andere rol in de keuzelijst. Je ziet direct de bevestiging "[adres] is nu [rol]". Als beheerder kun je geen andere eigenaren benoemen; vraag daarvoor een bestaande eigenaar.
• Deactiveren: klik op Deactiveren bij de gebruiker. De bevestigingsvraag meldt dat de sessies van die persoon worden beëindigd en dat opnieuw uitnodigen de toegang herstelt.
• Je eigen rij is beschermd: "U kunt uw eigen rol niet wijzigen" en "U kunt uzelf niet deactiveren". Zo blijft er altijd minstens één eigenaar over.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Berichtmoderatie en zoeken: moderatoren kunnen berichten verbergen, maar alleen eigenaren kunnen berichten permanent wissen (AVG) en verborgen berichten doorzoeken, zie Zoeken in berichten en AVG en gegevens.
• Auditlogboek: rolwijzigingen en andere beheerhandelingen worden gelogd, zie Auditlogboek.
• Monteurs: veldmedewerkers krijgen geen beheeraccount maar een eigen medewerkersportaal; beheer ze onder Medewerkers.

Veelgestelde vragen en problemen

De uitnodigingslink van mijn collega werkt niet meer. Links verlopen na 7 dagen en worden ook ongeldig zodra je Opnieuw sturen of Intrekken gebruikt. Verstuur een nieuwe uitnodiging; de nieuwste link is altijd de enige geldige.

Ik kan de rol Eigenaar niet kiezen bij het uitnodigen. Alleen eigenaren kunnen andere eigenaren benoemen. Ben je beheerder, dan ontbreekt die optie bewust; vraag een bestaande eigenaar om de promotie.

Ik heb iemand gedeactiveerd, is het account weg? De toegang tot jouw omgeving is direct ingetrokken en lopende sessies zijn beëindigd. Wil je de persoon later terug, stuur dan gewoon een nieuwe uitnodiging.

Kan een moderator instellingen wijzigen? Nee. Een moderator ziet alleen berichten, werkbonnen en de agenda. Instellingen, integraties, medewerkers en facturatie blijven afgeschermd, ook als iemand de adresbalk direct intypt.