Klanten beheren

Op de pagina Klanten staat iedereen die ooit een werkbon bij je heeft gehad of die je zelf hebt toegevoegd. Vanuit deze lijst bewerk je contactgegevens en facturatievelden, stuur je een wachtwoordlink voor het klantportaal en open je de klantkaart (Klant 360) met objecten, werkbonnen, facturen en offertes op één pagina.

Klanten zoeken en bekijken

1. Ga in het menu naar Klanten. Bovenaan zie je het totaal aantal klanten.
2. Gebruik het zoekveld "Zoek op naam, e-mail, stad..." om te filteren; er wordt ook op telefoonnummer gezocht.
3. Klik op een rij om die uit te klappen: je ziet de actieknoppen en daaronder de Werkbongeschiedenis met per werkbon de status, de bevestigde tijd en de omschrijving.
4. Klik op Profiel om de klantkaart te openen op een eigen pagina.

Een klant toevoegen

1. Klik rechtsboven op Nieuwe klant.
2. Vul minimaal Naam en E-mail in; telefoonnummer, adres en land zijn optioneel. Onder Facturatie kun je direct klanttype, factuur e-mailadres, KvK- en BTW-nummer, betalingstermijn en verzendwijze vastleggen. Zie Klantgegevens voor facturen.
3. Klik op Klant aanmaken. Bestaat het e-mailadres al, dan worden de gegevens van die klant bijgewerkt; je ziet dan de melding "Klant bijgewerkt" in plaats van "Klant aangemaakt".

Een klant bewerken

1. Klap de klant uit en klik op Bewerken.
2. Pas naam, telefoon en adres aan, en scrol naar de sectie Facturatie voor de zes facturatievelden. Het e-mailadres zelf is niet aanpasbaar: dat is de sleutel waarmee werkbonnen aan de klant worden gekoppeld.
3. Klik op Opslaan. Bij succes zie je "Klantgegevens bijgewerkt"; bij een ongeldige waarde verschijnt "Controleer de facturatievelden (betalingstermijn, factuur e-mailadres of verzendwijze)."

Wachtwoordlink en verwijderen

• Wachtwoordlink sturen mailt de klant een eenmalige link (48 uur geldig) om een wachtwoord voor het klantportaal in te stellen of te wijzigen. Dit werkt ook als de klant al een wachtwoord heeft.
• Klant verwijderen is alleen beschikbaar voor de eigenaar van het account en verwijdert de klant, het portaal-account en alle werkbonnen permanent. Ter bevestiging moet je eerst de exacte klantnaam typen; daarna wordt de knop Ja, alles permanent verwijderen actief. De klant ontvangt een e-mail ter bevestiging van de verwijdering.

De klantkaart (Klant 360)

De pagina achter Profiel is een alleen-lezen overzicht met vier tellers: Objecten, Werkbonnen, Facturen en Totaal betaald. Daaronder staan, alleen als er iets te tonen is, de secties Objecten (met links naar Objecten), Recente werkbonnen (laatste 10), Recente facturen (laatste 10) en Recente offertes (laatste 5). Bewerken doe je vanuit de klantenlijst; facturatievelden zijn op deze pagina niet zichtbaar.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Rollen: moderators kunnen klanten bekijken maar niet bewerken, aanmaken of een wachtwoordlink sturen; verwijderen kan alleen de eigenaar.
• Facturatievelden bepalen hoe facturen voor deze klant worden opgesteld en verstuurd. Zie Klantgegevens voor facturen en Facturen versturen.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik zie een klant dubbel in de lijst. Klanten worden samengevoegd op e-mailadres. Heeft dezelfde persoon met twee verschillende e-mailadressen geboekt, dan verschijnen er twee regels. Voeg toekomstige werkbonnen onder één adres samen door bij het inplannen steeds hetzelfde e-mailadres te gebruiken.

Bij een oude klant ontbreekt de knop Profiel. Die klant bestaat alleen als naam op oude werkbonnen en heeft nog geen klantprofiel. Klik op Bewerken en sla één keer op; daarna is er een profiel en verschijnt de knop.

Ik wil het e-mailadres van een klant wijzigen. Dat kan niet in het bewerkformulier, omdat het adres de koppeling met alle werkbonnen is. Maak via Nieuwe klant een klant met het nieuwe adres aan; nieuwe werkbonnen boek je vervolgens op dat adres.

De teller Werkbonnen op de klantkaart is hoger dan het aantal getoonde regels. De secties tonen bewust alleen de recentste regels (10 werkbonnen, 10 facturen, 5 offertes). De tellers tellen alles.

Ik krijg "Onvoldoende rechten voor deze actie." Je rol heeft deze actie niet. Vraag de eigenaar om je rol aan te passen via Configuratie, Gebruikers.