Planningsberichten

Onder Planningsberichten (menu Plannen & uitvoeren) regel je berichten aan klanten rond het inplannen. Je hebt hiervoor het recht nodig om instellingen te wijzigen. De teksten van de sms-berichten pas je aan bij Berichten, op het tabblad Berichttemplates; de teksten van de e-mails bij de e-mailsjablonen.

Onderhoud: klant kiest zelf een moment

Een onderhoudscontract maakt elke beurt vanzelf een werkbon aan, een aantal dagen van tevoren. Zo'n werkbon heeft nog geen afspraak. Met deze instelling krijgt de klant dan een uitnodiging om zelf een moment te kiezen.

1. Zet Klanten uitnodigen om zelf een moment te kiezen aan.
2. Vul in na hoeveel dagen Bookordo de klant herinnert als hij nog geen moment koos, 2 tot 30 dagen. Standaard is dat 7.
3. Klik op Opslaan. Onder de schakelaar staat sinds wanneer de uitnodiging aan staat.

Wat er dan gebeurt:

• De klant krijgt een e-mail en, als er een telefoonnummer bij de werkbon staat, een sms met een persoonlijke link.
• Via de link ziet de klant een kalender met de vrije momenten voor het diensttype van de werkbon, en kiest er één. Bookordo kijkt daarbij naar dezelfde roosters, afwezigheid en afspraken als het online boekingsformulier.
• Kiest de klant een moment, dan staat de afspraak meteen vast: de werkbon gaat naar Bevestigd, Bookordo kiest een vrije monteur die het diensttype mag uitvoeren (de vaste monteur van het contract als die vrij is), de klant krijgt de bevestiging per e-mail en jij een melding.
• Kiest de klant niets, dan volgt na het ingestelde aantal dagen één herinnering. Daarna stuurt Bookordo niets meer.

Bookordo stuurt de uitnodigingen alleen tussen 08:00 en 20:00 uur, en alleen voor werkbonnen die zijn aangemaakt nadat je de instelling aanzette. Bestaande werkbonnen krijgen dus nooit ineens een uitnodiging. De e-mail gaat niet naar klanten die e-mailberichten hebben uitgezet, de sms niet naar klanten die sms hebben uitgezet.

Op de werkbon

Een werkbon zonder afspraak en zonder tijdvoorstellen, met een diensttype, toont bovenaan het blok Klant kiest zelf een moment. Daar zie je of en wanneer de uitnodiging en de herinnering zijn verstuurd.

• Met Uitnodiging sturen (of Uitnodiging opnieuw sturen) stuur je de uitnodiging nu, ook als de automatische uitnodiging uit staat. Dit telt als de uitnodiging; de herinnering volgt dan na het ingestelde aantal dagen.
• Met Link kopiëren kopieer je de link, bijvoorbeeld om hem zelf in een WhatsApp-bericht te zetten.

Zodra de klant een moment koos, verdwijnt het blok.

Uitloop

Loopt een afspraak uit, dan krijgt de klant een e-mail en een sms met de nieuwe verwachte tijd en een link naar de volgpagina.

• De monteur meldt het in de app met Ik loop uit (zie Monteursportaal).
• Jij meldt het op de werkbon: bij een gepland bezoek of een bezoek dat onderweg is staat Loopt uit. Kies ongeveer hoeveel later: 15, 30, 45, 60 of 90 minuten. Daarna staat bij het bezoek "Uitloop gemeld: rond 12:30".

De nieuwe verwachte tijd is de geplande tijd plus de uitloop, of, als de geplande tijd al voorbij is, nu plus de uitloop, afgerond op vijf minuten. Een tweede melding binnen tien minuten past alleen de volgpagina aan; de klant krijgt dan niet nog een bericht.

Automatisch mailen bij een late aankomst: tikt de monteur op Aankomen en is de verwachte aankomst minstens het ingestelde aantal minuten (10 tot 60, standaard 15) later dan gepland, dan mailt Bookordo de klant zelf over de uitloop. De sms bij Onderweg noemt de aankomsttijd al, dus Bookordo stuurt in dat geval alleen de e-mail. Dit staat standaard uit.

Een bezoek gaat niet door

Annuleer je op de werkbon een bezoek met Annuleren, dan kun je in het venster Klant informeren aanvinken. De klant krijgt dan een e-mail en een sms dat de afspraak niet doorgaat en dat je contact opneemt. Met Bericht aan de klant voeg je een eigen zin toe, bijvoorbeeld "We bellen u morgen voor een nieuwe afspraak." De Reden voor annulering blijft intern: die ziet de klant nooit.

De volgpagina

Elke werkbon heeft een volgpagina waarop de klant zonder inloggen ziet hoe het met de afspraak staat: gepland, onderweg met de verwachte aankomsttijd, loopt uit, bezig, afgerond of gaat niet door. De pagina ververst elke 30 seconden. De link staat in de e-mails over uitloop en een afspraak die niet doorgaat, en de klant komt er na het zelf inplannen met Afspraak volgen. Hoe de klant de pagina ziet, lees je in Uw afspraak volgen.

De volgpagina toont bewust weinig: je bedrijfsnaam, het diensttype, de plaats, de tijd en de voornaam van de monteur. Geen straat, geen telefoonnummers, geen prijzen en nooit de interne reden van een annulering.

Veelgestelde vragen en problemen

Een klant heeft geen uitnodiging gekregen. Kijk of de werkbon een diensttype heeft, en een e-mailadres of telefoonnummer. Kijk ook of de werkbon is aangemaakt nadat je de uitnodiging aanzette. Een werkbon die al tijdvoorstellen of een afspraak heeft, krijgt geen uitnodiging. Je kunt de uitnodiging altijd met de hand sturen op de werkbon.

De klant ziet geen vrije momenten. Er zijn dan in de komende periode geen monteurs vrij die dit diensttype mogen uitvoeren. Kijk bij Medewerkers naar de roosters en de diensttypen per monteur, en bij het diensttype naar hoe ver vooruit klanten mogen boeken.

De klant krijgt "Dit moment is net vergeven." Een andere klant koos datzelfde moment net eerder. De kalender laadt opnieuw; de klant kiest een ander moment.

Kan ik zien wat er verstuurd is? Ja. In het auditlog staat bij de werkbon elke uitnodiging, of hij per e-mail en per sms ging, en waarom een kanaal niet lukte. De sms-berichten staan ook bij Berichten.

De klant kreeg geen bericht na Ik loop uit. Kijk of de werkbon een e-mailadres of telefoonnummer heeft, en of de klant e-mail of sms heeft uitgezet. Meldde iemand de uitloop binnen tien minuten al eerder, dan ging er bewust geen tweede bericht. In het auditlog staat bij het bezoek elke melding met wat er verstuurd is.

Ik loop uit staat niet bij een bezoek. De knop staat alleen bij een bezoek dat gepland of onderweg is. Bij een bezoek dat al bezig of afgerond is, is uitloop niet meer van toepassing.

Waarom staat bij "Uitnodiging verstuurd" alleen sms? De e-mail kon niet worden afgeleverd, of de klant heeft e-mailberichten uitgezet. De uitnodiging telt als verstuurd zodra één van beide kanalen lukte.