Automatische planning: hoe het werkt

Automatische planning: vanaf Installateur. Zie Abonnement en plannen.

De automatische planning geeft de onderhoudsbezoeken van uw contracten zelf een datum. Elke week kijkt Bookordo welke bezoeken binnenkort moeten, en zet klanten die dicht bij elkaar wonen op dezelfde dag bij dezelfde monteur. Elke dag loopt van het startpunt van de monteur langs de bezoeken naar zijn eindpunt, zodat er zo weinig mogelijk gereden wordt.

De instellingen staan in Automatische planning: de instellingen. De wensen van klanten, zoals "liever op vrijdag" of "half augustus afwezig", staan in Planningswensen.

De planningsronde

Elke zondagavond om 22:00 maakt Bookordo de planning voor de komende weken: vanaf morgen tot de meldtermijn plus acht weken (met de standaardinstellingen ongeveer twaalf weken vooruit). Mist die ronde, bijvoorbeeld door onderhoud, dan loopt hij bij de eerstvolgende gelegenheid in dezelfde week alsnog. Zet u de proefweek of de planning aan, dan loopt de eerste ronde binnen een uur.

In elke ronde:

Bookordo pakt alle onderhoudswerkbonnen van contracten die nog geen afspraak hebben en geen uitnodiging kregen om zelf te kiezen.
Elk bezoek krijgt een venster rond de vervaldatum (standaard vier weken ervoor tot vier weken erna). Alleen daarbinnen kiest Bookordo een dag.
Bookordo zoekt per bezoek de plek in de dag van een monteur waar het het minste extra rijden kost. Het houdt daarbij rekening met:
- het weekschema van de monteur, verlof, vrije dagen en gesloten dagen;
- of de monteur dit diensttype mag doen en de verplichte certificaten heeft;
- de bezoeken die al vaststaan, met de rijtijd ertussen;
- de ruimte die elke dag vrij blijft voor storingen (standaard 20 procent);
- de vaste monteur van het contract en de wensen van de klant;
- middelen die al op een ander bezoek zijn ingezet.
Een bezoek dat al een voorlopige plek had, blijft daar staan tenzij een andere plek duidelijk minder rijden kost (standaard 15 minuten). Zo verschuift de planning niet elke week.
Past een bezoek nergens binnen de regels, dan zoekt Bookordo toch de beste datum en legt die als voorstel aan kantoor voor, met de reden.

Eerst de proefweek

Met de stand Proefweek maakt Bookordo de planning wel, maar verandert er niets: geen bezoek wordt verzet, geen werkbon krijgt een datum en geen klant hoort iets. U ziet het resultaat in het weekoverzicht.

De proefweek kijkt ook vooruit: bezoeken die uw contracten pas later als werkbon maken, plant hij alvast mee (in het overzicht staat erbij "uit contract"). Zo ziet u hoe een hele periode eruit zou zien, niet alleen de werkbonnen die er nu al zijn.

Advies: laat de proefweek een of twee rondes lopen, kijk in het weekoverzicht of de dagen en monteurs kloppen, en zet dan de planning Aan.

Met de planning aan

Zet u de planning Aan, dan vraagt Bookordo eerst om een bevestiging. Daarna:

maken contracten hun werkbonnen eerder aan, zodra de planning ze mag plannen (het venster voor de vervaldatum plus de meldtermijn plus acht weken), in plaats van 30 dagen van tevoren;
krijgen werkbonnen die vanaf nu ontstaan geen uitnodiging meer om zelf een moment te kiezen; werkbonnen van voor het aanzetten houden hun uitnodiging;
zet elke ronde de bezoeken als Voorlopig op het planbord, en de bezoeken die niet passen als Voorstel bovenaan.

Let op: de klant krijgt de datum in deze versie nog niet te horen. Het melden van de datum, met een link om te verzetten, volgt in een volgende versie. Tot dan blijven de bezoeken voorlopig en ziet de monteur ze niet in zijn app of agenda.

Zet u de planning terug op Proefweek of Uit, dan vervallen de voorlopige bezoeken en de open voorstellen. Bezoeken die u zelf heeft vastgezet of die al een afspraak zijn, blijven staan. Zet u de planning uit terwijl een ronde loopt, dan stopt die ronde met schrijven.

Op het planbord

Voorlopig: een gestippelde kaart in de baan van de monteur. De planning mag het bezoek bij een volgende ronde nog verschuiven als dat rijtijd scheelt. Klik op Waarom hier? voor de uitleg.
Vastgezet: een voorlopig bezoek dat u op zijn plek heeft gezet. De planning laat het staan.
Voorstellen voor kantoor: bovenaan, boven Nog in te plannen. Bij elk voorstel staan de reden, sinds wanneer het er ligt, Dringend als het venster binnen twee weken afloopt en Nieuw voorstel als de laatste ronde een andere datum vond.

Wat u kunt doen:

Een voorlopig bezoek verslepen naar een andere monteur of dag. Er opent een venster waarin u de tijd kiest en wat de planning daarna mag:
- Vastzetten: het bezoek blijft hier staan.
- Voorlopig laten: de planning mag het bij de volgende ronde nog verschuiven.
Bij een voorstel op Datum kiezen klikken: u kiest monteur, datum en tijd; het bezoek wordt vastgezet.
Bij een voorstel op Zelf inplannen klikken: de werkbon gaat terug naar Nog in te plannen en de planning laat hem verder met rust.

Heeft de monteur op dat moment al een bezoek, of is hij afwezig, dan zegt Bookordo dat en kunt u het bezoek toch daar zetten.

Op de werkbon zelf ziet u bovenaan ook of de planning het bezoek heeft ingepland, wanneer, bij wie en waarom.

Het weekoverzicht

Ga in het menu naar Weekoverzicht planning (onder Plannen & uitvoeren). Bovenaan kiest u een ronde; de nieuwste staat open. Per ronde ziet u:

Gepland of Zou plannen (proefweek): hoeveel bezoeken een plek kregen.
Naar kantoor: hoeveel bezoeken niet pasten, en hoeveel daarvan dringend zijn.
Extra rijtijd: hoeveel minuten rijden de geplande bezoeken samen toevoegen.
Rijtijd per bezoek: het gemiddelde over de dagen die de planning vulde, naast het gemiddelde van de dagen die u met de hand plande. Zo ziet u in de proefweek of de planning zuiniger rijdt.
Te weinig ruimte: weken waarin bezoeken naar kantoor gingen omdat er geen plek was, met de uren die nodig zijn tegen de uren die nog vrij zijn.
Naar kantoor: elk voorstel met de reden en het voorgestelde moment.
Zonder coördinaten: bezoeken waarvan het adres niet op de kaart staat; die zijn alleen op beschikbaarheid gepland.
Per bezoek: de datum, de monteur en waarom het daar staat.

Veelgestelde vragen en problemen

Waarom staat dit bezoek hier? Klik op de kaart op Waarom hier?, of kijk op de werkbon. U ziet hoeveel minuten extra rijden het bezoek kost en tussen welke bezoeken het zit, welke andere bezoeken die dag op de route staan, of het bij de vaste monteur is, of er een wens van de klant opzij is gezet omdat dat genoeg rijtijd scheelde, en hoeveel dagen voor of na de vervaldatum het valt. Staat er "geschat", dan is de rijtijd berekend en niet opgevraagd.

Waarom ging dit bezoek naar kantoor? Bij het voorstel staat de reden. De meest voorkomende:

De klant wil: ... Daar is geen plek voor vrij. De harde wensen van de klant lieten geen plek over. Kies een datum of bespreek de wens met de klant.
Alleen de vaste monteur mag dit bezoek doen, en die heeft geen ruimte in het venster. Het contract staat op "alleen deze monteur" en die is afwezig of vol. Het voorstel noemt een collega; kies zelf of dat mag.
Valt buiten het planningsvenster rond de vervaldatum. Binnen het venster was geen plek; het voorstel ligt erbuiten.
Gaat in de ruimte die vrij blijft voor storingen. De dagen zitten tot aan de storingsruimte vol.
Geen monteur die dit diensttype mag uitvoeren. Koppel een monteur aan het diensttype bij Medewerkers, en controleer zijn certificaten.
Dit bezoek vraagt twee monteurs. Bezoeken met twee monteurs plant de planning in deze versie nog niet zelf.

Een bezoek komt niet in de planning. Controleer of de werkbon bij een contract hoort, nog open staat zonder afspraak, geen uitnodiging kreeg om zelf te kiezen en een diensttype heeft. Met de planning aan worden alleen werkbonnen gepland die na het aanzetten ontstonden. Heeft u bij een voorstel op Zelf inplannen geklikt, dan laat de planning die werkbon verder met rust.

Het weekoverzicht is leeg. De eerste ronde loopt binnen een uur nadat u de proefweek of de planning aanzet, daarna elke zondagavond. Staat de planning Uit, dan zijn er geen rondes.

Krijgt de klant al iets te horen? Nee. In deze versie blijven alle geplande bezoeken voorlopig. Het melden van de datum aan de klant volgt in een volgende versie.