Automatische planning: de instellingen

Automatische planning: vanaf Installateur. Zie Abonnement en plannen.

Met de automatische planning geeft Bookordo elk onderhoudsbezoek van een contract zelf een datum. Bezoeken bij klanten die dicht bij elkaar wonen komen op dezelfde dag bij dezelfde monteur, elke dag loopt van het startpunt van de monteur naar zijn eindpunt, en de klant hoort de datum ruim van tevoren, met een link om te verzetten.

Hoe de planning werkt, de proefweek, het planbord en het weekoverzicht staan in Automatische planning: hoe het werkt. Dit artikel gaat over de instellingen. Het melden van de datum aan de klant volgt in een volgende versie; de instellingen daarvoor (melden, wat de klant ziet, verzetten, herinnering) kunt u al vastleggen.

De instellingen openen

Ga in het menu naar Automatische planning (onder Plannen & uitvoeren). Alleen gebruikers die instellingen mogen wijzigen zien deze pagina.
De pagina heeft blokken in deze volgorde: Aan/uit en proefweek, Venster en melden, Wat de klant ziet, Online aanvragen, Storingen en buffer, Klantwensen, Monteurs en Seizoenen.
Bij elk veld staat de standaardwaarde en wat er mag, bijvoorbeeld "Standaard 28 dagen; 0 tot 120."
Pas aan wat u wilt en klik onderaan op Opslaan. Klopt een waarde niet, dan staat de melding direct onder dat veld en wordt er niets opgeslagen.

Aan/uit en proefweek

De schakelaar kent drie standen:

Uit: er verandert niets. Contracten maken werkbonnen zoals altijd, en de klant krijgt de uitnodiging om zelf een moment te kiezen als u die bij Planningsberichten heeft aangezet.
Proefweek: Bookordo laat zien wat het zou plannen, zonder klanten te berichten of bezoeken te verzetten. Zo ziet u eerst of het resultaat u bevalt.
Aan: Bookordo plant de onderhoudsbezoeken zelf in, als voorlopige bezoeken op het planbord. Werkbonnen die vanaf nu ontstaan krijgen geen uitnodiging meer om zelf te kiezen; werkbonnen van voor het aanzetten houden hun uitnodiging.

Kies een stand en klik onderaan op Opslaan. Kiest u Aan, dan verschijnt eerst een uitleg met een vinkje Ja, Bookordo mag de onderhoudsbezoeken zelf inplannen; zonder dat vinkje wordt er niets opgeslagen. Zet u de planning van Aan terug op Proefweek of Uit, dan vervallen de voorlopige bezoeken en de open voorstellen; wat u heeft vastgezet blijft staan. Gaat uw abonnement terug naar een pakket zonder automatische planning, dan werkt Bookordo meteen alsof de planning uit staat (contracten maken weer 30 dagen van tevoren een werkbon en de uitnodiging om zelf te kiezen gaat weer uit), en ziet u op deze pagina de knop Automatische planning uitzetten om de voorlopige bezoeken te laten vervallen. Staat de proefweek of de planning aan, dan vindt u onder de keuze een link naar het weekoverzicht.

Venster en melden

Venster voor de vervaldatum en Venster na de vervaldatum (standaard 28 en 28 dagen): binnen deze periode rond de vervaldatum kiest Bookordo de dag. Een ruimer venster geeft meer kans om klanten in dezelfde buurt op één dag te zetten. Per contract kunt u dit aanpassen; zie Contracten.
De klant hoort de datum zoveel dagen van tevoren (standaard 28 dagen): tot dat moment is het bezoek voorlopig en mag Bookordo het nog verschuiven als dat rijtijd scheelt. Vanaf het bericht ligt de datum vast.
Een bezoek dat binnen die termijn wordt gepland: wat er gebeurt als een bezoek pas kort van tevoren een plek krijgt. Standaard meldt Bookordo het meteen, behalve als het bezoek binnen de Korte termijn valt (standaard 2 werkdagen): dan legt het de datum eerst aan kantoor voor. U kunt ook kiezen voor altijd meteen melden, of altijd eerst kantoor.

Wat de klant ziet

Het bericht noemt: het dagdeel (standaard), een tijdvak van twee uur, of de exacte tijd.
Ochtend en Middag: welke tijden bij elk dagdeel horen (standaard 08:00 tot 12:00 en 12:00 tot 17:00). De ochtend moet voor de middag liggen.
De klant mag zelf verzetten tot zoveel werkdagen van tevoren (standaard 2 werkdagen).
Een week van tevoren een herinnering sturen (standaard aan).

Online aanvragen

Een klant die online een afspraak maakt, ziet straks alleen dagen waarop het bezoek in een bestaande route past, of die nog leeg zijn.

Hoogstens zoveel minuten extra rijden (standaard 20): hoeveel een monteur mag omrijden om het bezoek mee te nemen.
Toon minstens zoveel datums (standaard 3) en Zoek zoveel dagen vooruit (standaard 21): vindt Bookordo binnen die dagen te weinig passende dagen, dan vult het aan met de best passende, zodat de klant altijd kan kiezen.

Storingen en buffer

Een spoedstoring volgt de routeregels (standaard uit): een spoedstoring krijgt het eerste vrije moment, waar de route ook loopt.
Een gewone storing volgt de routeregels (standaard aan), binnen Een gewone storing wordt ingepland binnen (standaard 3 werkdagen).
Ruimte per werkdag vrij voor storingen (standaard 20 procent): dat deel van elke werkdag houdt Bookordo vrij van onderhoud en online aanvragen.
Ongebruikte ruimte komt de dag ervoor vrij om (standaard 16 uur): is de ruimte dan nog niet gebruikt, dan mag een gewone aanvraag hem alsnog nemen.

Klantwensen

Klanten kunnen voorkeursdagen, een dagdeel en dagen die nooit kunnen doorgeven; u legt die vast op de klantkaart, zie Planningswensen van klanten. Per soort wens kiest u hoe vast die is:

Hard: nooit breken (standaard voor alle soorten).
Wens: mag wijken, maar alleen als dat minstens zoveel minuten rijden scheelt (standaard 25). Het bezoek vermeldt dan waarom de wens niet is gevolgd.

Een periode van afwezigheid is altijd hard.

Monteurs

Monteurs zien in hun app en agenda: alleen gemelde en door kantoor geplande bezoeken (standaard), of ook voorlopige bezoeken, gemarkeerd als voorlopig.
Gewicht van de vaste monteur (standaard 15 minuten): hoeveel extra rijden de vaste monteur van een contract mag kosten voordat een collega het bezoek krijgt. Wilt u dat een contract nooit naar een collega gaat, zet dan Alleen deze monteur aan op het contract.
Een voorlopig bezoek verschuift pas bij zoveel minuten winst (standaard 15): zo springt een voorlopige datum niet bij elke kleine verbetering heen en weer.

Seizoenen

Hier kiest u straks perioden die de voorkeur hebben of die u liever vermijdt, bijvoorbeeld voorjaar en zomer voor cv-onderhoud. Dit blok volgt in een volgende stap.

Begin- en eindpunt van de route

Elke dagroute loopt van het startpunt van de monteur, langs de bezoeken, naar zijn eindpunt. De rit naar huis of naar de zaak telt dus mee als Bookordo dagen vergelijkt, en ook in de regel Route op het Planbord.

Vul eerst het bedrijfsadres in bij Instellingen, Facturatiegegevens, Adres (straat, huisnummer, postcode en plaats) en klik op Opslaan. Bookordo zoekt het op de kaart op; staat er "Gevonden op de kaart", dan kunnen monteurs hun route hier laten beginnen of eindigen.
Open een monteur bij Medewerkers en ga naar Profiel. Kies bij Begin van de dag en Eind van de dag: Thuisbasis (standaard), Bedrijfsadres of Ander adres. Kies Ander adres, vul het adres in en klik op Opslaan.
Begint of eindigt de monteur op één dag ergens anders, gebruik dan Andere start of eind op een dag onder het profiel; zie Medewerkers beheren.

Instellingen die hierop ingrijpen

Abonnement: de automatische planning zit in Installateur en hoger. Op Start ziet u op deze pagina alleen die melding.
Planningsberichten: zolang de automatische planning uit staat, bepaalt Planningsberichten of klanten zelf een moment kiezen.
Contracten: per contract het venster, Alleen deze monteur, vanaf wanneer de volgende beurt rekent en hoeveel monteurs er nodig zijn; zie Contracten.
Medewerkers: weekschema, verlof, kwalificaties, certificaten en het begin- en eindpunt van de route bepalen waar een bezoek kan; zie Medewerkers beheren.
Bedrijfsadres bij Instellingen, Facturatiegegevens: nodig als een monteur zijn route bij de zaak begint of eindigt.
Planningswensen op de klantkaart; zie Planningswensen van klanten.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik kan de proefweek of de planning niet aanzetten. Klopt: de planning zelf komt in een volgende stap. U ziet dan "De automatische planning zelf komt in een volgende stap; u kunt de instellingen alvast vastleggen." Uw instellingen blijven bewaard.

Ik zie alleen de melding dat automatische planning niet in mijn abonnement zit. De automatische planning is beschikbaar vanaf Installateur. Kijk bij Abonnement en plannen.

Ik krijg een melding onder een veld en er wordt niets opgeslagen. De waarde valt buiten wat mag, bijvoorbeeld "De ruimte voor storingen is 0 tot 60 procent van een werkdag." Pas de waarde aan; alle andere velden blijven zoals u ze invulde.

Bij een monteur krijg ik "Het bedrijfsadres staat nog niet op de kaart". U koos Bedrijfsadres als begin of eind, maar het bedrijfsadres is nog niet ingevuld of niet gevonden. Vul het in bij Instellingen, Facturatiegegevens en sla op; of kies de thuisbasis of een ander adres.

Bij Ander adres staat "Adres niet gevonden". Het adres blijft bewaard, maar de route telt die kant niet mee tot het adres klopt. Controleer straat, huisnummer en plaats of postcode en sla opnieuw op.

Waarom is de rit op het planbord langer dan eerst? De route telt nu ook de rit van het laatste bezoek naar het eindpunt van de monteur, standaard zijn thuisbasis. Zo vergelijkt Bookordo dagen eerlijk.