AVG en gegevens

Klanten en medewerkers hebben onder de AVG recht op inzage in hun gegevens (artikel 15) en op wissing (artikel 17). Bookordo heeft daarvoor twee pagina's in het beheer: AVG voor verzoeken van betrokkenen en Privacy voor het automatische bewaarbeleid van berichten.

Een inzage-export maken (Art. 15)

1. Ga naar AVG en vul bij E-mailadres van de betrokkene het adres in, bijvoorbeeld klant@example.com. Klik op Zoeken.
2. Je ziet de gevonden betrokkenen, gemarkeerd als Klant of Medewerker. Vind je niemand, dan staat er "Geen betrokkenen gevonden voor dit adres."
3. Klik op Exporteren. Bookordo bevestigt: de export wordt aangevraagd en het ZIP-bestand wordt binnen enkele minuten naar het adres van de betrokkene gemaild. De downloadlink in die e-mail is 7 dagen geldig.

De export bevat alle gegevens van de betrokkene: profielgegevens, werkbonnen, berichten, notities, bijlagen, facturen en auditgebeurtenissen. Per betrokkene kan er één export per 7 dagen worden aangevraagd.

Gegevens wissen (Art. 17)

1. Zoek de betrokkene zoals hierboven en klik op Wissen.
2. Het venster waarschuwt: deze actie is onomkeerbaar. Alle persoonlijke velden worden geredigeerd en bestanden worden verwijderd. Financiële records (facturen, boekhouding) blijven bewaard volgens artikel 6(1)(c) van de AVG.
3. Vul de verplichte Reden in (minimaal 8 tekens; wordt gelogd), bijvoorbeeld "Verzoek van betrokkene ontvangen via support-ticket #1234".
4. Klik op Bevestig wissing. Je ziet daarna precies hoeveel berichten, bestanden en werkbonnen zijn verwerkt.

Heeft de klant facturen, dan wordt de klant geanonimiseerd in plaats van verwijderd: de facturen blijven bestaan voor je administratie, maar openbare factuurlinks worden ingetrokken.

Bewaarbeleid voor berichten (Privacy)

Op de pagina Privacy stel je in hoe lang berichttekst in werkbon-conversaties bewaard blijft: Onbeperkt bewaren, 30, 90, 180 of 365 dagen, of een aangepast aantal dagen. Een dagelijkse opschoontaak maakt oudere berichtlichamen automatisch leeg; de auteur, het tijdstip en de leesstatus blijven bewaard voor audit en integriteit. Alleen de tekst verdwijnt. Permanent verwijderen van een specifieke persoon loopt altijd via de AVG-pagina.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Rollen: exporteren en wissen zijn voorbehouden aan eigenaren; beheerders en moderatoren zien deze pagina niet, zie Gebruikers en rollen.
• Auditlogboek: elk verzoek wordt gelogd (dsar_export_requested, gdpr_purge_performed), zie Auditlogboek.
• Zoeken in berichten: permanent gewiste berichten verschijnen nooit meer in zoekresultaten, zie Zoeken in berichten.

Veelgestelde vragen en problemen

De betrokkene heeft de export-mail niet ontvangen. De ZIP gaat naar het e-mailadres van de betrokkene zelf, niet naar jou. Controleer de spamfolder en of het gezochte adres exact klopt. Na 7 dagen verloopt de downloadlink; er kan dan pas na de wachttijd van 7 dagen een nieuwe export worden aangevraagd.

Kan ik een wissing ongedaan maken? Nee. De wissing redigeert persoonsgegevens onomkeerbaar en verwijdert bestanden definitief. Maak bij twijfel eerst een inzage-export voordat je wist.

Waarom blijven facturen bestaan na een wissing? De fiscale bewaarplicht (AVG artikel 6(1)(c)) verplicht je financiële administratie te bewaren. Bookordo anonimiseert daarom de klant en trekt de openbare factuurlinks in, maar laat de facturen zelf intact.

Verdwijnen oude berichten vanzelf? Alleen als je op de pagina Privacy een bewaartermijn hebt ingesteld. Standaard staat het beleid op onbeperkt bewaren.

Geldt dit ook voor medewerkers? Ja. De AVG-pagina vindt op e-mailadres zowel klanten als medewerkers; ook een (oud-)medewerker kan om inzage of wissing vragen en wordt op dezelfde manier afgehandeld.