Klantgroepen en tags

Op de pagina Klanten staan drie velden waarmee je klanten groepeert: tags (vrije labels zoals "onderhoudscontract" of "cv-ketel"), de status van de relatie (lead, prospect, klant, niet actief) en de verantwoordelijke (de collega die deze klant beheert). Je filtert erop, je selecteert er klanten mee en je bouwt er de doelgroep van een bulkbericht mee.

Tags

Een tag is een kort label dat je zelf verzint. Kleine letters, maximaal 40 tekens, maximaal 20 tags per klant; hoofdletters en spaties aan het begin of eind worden weggehaald, dus "CV-ketel" en "cv-ketel" zijn dezelfde tag.

Een tag toevoegen aan één klant: klap de klant uit in de lijst, klik op Bewerken en vul onder Relatie bij Tags een of meer tags in, gescheiden door komma's. Terwijl je typt stelt Bookordo tags voor die al in gebruik zijn. Op de klantkaart werkt dat via Bewerken bovenaan.

Een tag toevoegen aan meerdere klanten tegelijk: vink de klanten aan (of Alles in deze lijst selecteren na een filter), typ de tag in de balk die verschijnt en klik op Tag toevoegen. Tag verwijderen haalt hem bij de aangevinkte klanten weg.

Een tag hernoemen of overal verwijderen: klik achter de tagchips op Tags beheren. Per tag zie je hoeveel klanten hem dragen; Hernoemen past de naam bij al die klanten aan, Verwijderen haalt hem overal weg, na een bevestiging. Een tag bestaat zolang één klant hem draagt: verwijder je hem bij de laatste klant, dan verdwijnt hij uit de lijst.

Tags staan ook in de import en de export (kolom tags), zie Klanten importeren.

Status

Elke klant heeft een status: Lead (contact gehad, nog niets gekocht), Prospect (een offerte of aanvraag loopt), Klant (de standaard) of Niet actief. Je zet hem in het bewerkformulier onder Relatie of in bulk.

Bookordo past de status nooit stilletjes aan, maar leest hem wel eerlijk: een lead of prospect met een bevestigde of afgeronde werkbon staat in de lijst als Klant (automatisch), met de vastgelegde status als je er met de muis op staat, en telt in filters en doelgroepen als klant. Wil je dat de vastgelegde status meegaat, zet hem dan zelf op Klant. Niet actief zet je altijd met de hand, bijvoorbeeld bij een verhuisde klant; zo'n klant blijft met al zijn werkbonnen en facturen bestaan.

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke is een gebruiker van je Bookordo-account (zie Gebruikers en rollen), geen monteur. Kies hem in het bewerkformulier onder Relatie of in bulk via de keuzelijst Verantwoordelijke in de balk. Je filtert erop met Alle verantwoordelijken boven de lijst en gebruikt hem als doelgroep bij een bulkbericht.

Filteren en selecteren

Boven de lijst staan de filters Alle statussen, Alle toestemmingen (de voorkeur voor nieuws en aanbiedingen, zie Bulkberichten aan klanten) en Alle verantwoordelijken, en daaronder een chip per tag met het aantal klanten. Klik op een chip om alleen die klanten te zien; Filters wissen zet alles terug. Het zoekveld zoekt ook in tags. In de lijst zie je per klant de tags onder de naam en, waar dat afwijkt van gewoon "klant", een pil met de status, Klant (automatisch) of Afgemeld.

Vink klanten aan met het vakje voor de naam, of gebruik Alles in deze lijst selecteren om alles wat je gefilterd hebt in één keer te pakken. Er verschijnt een balk met het aantal geselecteerde klanten en de bulkacties:

• Tag toevoegen en Tag verwijderen, met het tagveld ernaast;
• Status: zet de status van de selectie;
• Verantwoordelijke: wijs de selectie toe of maak de toewijzing leeg;
• Bericht aan selectie: maakt een concept-bulkbericht met precies deze klanten als doelgroep en opent het, zie Bulkberichten aan klanten.

Na een bulkactie meldt Bookordo hoeveel klanten zijn gewijzigd. Alleen klanten met een klantprofiel zijn aan te vinken; een naam die alleen op oude werkbonnen voorkomt (zonder knop Profiel) niet. Zie Klanten beheren voor hoe je die een profiel geeft.

Exporteren

Exporteren (het pijltje omlaag naast het zoekveld) downloadt een CSV van de klanten die aan de filters boven de lijst voldoen (het zoekveld telt niet mee), in dezelfde kolommen als de import. Zo maak je een lijst voor je boekhouder of een mailing buiten Bookordo, of bewerk je een groep in een spreadsheet en importeer je het resultaat weer. In de export staat bij status de gelezen status (dus klant bij een lead met een werkbon) en bij marketing ja, nee of leeg.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Rollen: tags, status en verantwoordelijke zetten (ook in bulk), importeren en exporteren kan iedereen die klanten mag bewerken; Tags beheren (hernoemen, overal verwijderen) en bulkberichten vragen de rechten op instellingen, zie Gebruikers en rollen.
• Auditlogboek: elke wijziging staat erin als client_tags_changed, client_status_changed, client_owner_changed of, voor een bulkactie en voor Tags beheren, client_bulk_updated met de actie en de klanten, zie Auditlogboek.
• API: een koppeling kan tags en status meegeven via de klanten-API, zie API-sleutels.

Veelgestelde vragen en problemen

Een klant staat als "Klant (automatisch)" terwijl ik hem als lead had gezet. Die klant heeft een bevestigde of afgeronde werkbon, en dan is het voor Bookordo een klant, wat je ook vastlegde. De vastgelegde status zie je als je op de pil gaat staan en in het bewerkformulier. Zet hem op Klant als je dat wilt laten meegaan, of laat het zo: de automatische lezing telt al mee in filters en doelgroepen.

Ik heb een tag met een typefout bij twintig klanten gezet. Tags beheren, Hernoemen bij die tag: de naam wordt bij alle twintig in één keer aangepast.

Mijn tag is verdwenen uit de chips. Een tag bestaat alleen zolang een klant hem draagt. Is hij bij de laatste klant weggehaald, dan verdwijnt de chip; zet hem opnieuw op een klant en hij is terug.

Ik kan sommige klanten niet aanvinken. Dat zijn namen die alleen op oude werkbonnen voorkomen, zonder klantprofiel. Klik bij zo'n klant op Bewerken en sla één keer op; daarna heeft hij een profiel en een vakje.

Kan de verantwoordelijke een monteur zijn? Nee, alleen een gebruiker van het beheer (eigenaar, beheerder of moderator). Monteurs koppel je aan werkbonnen, niet aan klanten.