Werkstatussen

Werkstatussen zijn de stappen die een werkbon doorloopt, bijvoorbeeld "Gepland", "Onderweg" en "Afgerond". Je stelt ze zelf in via Instellingen, tab Werkstatussen. Medewerkers zetten een werkbon vanuit het veld in de volgende status; jij en (optioneel) de klant zien de voortgang.

Een status toevoegen of aanpassen

1. Ga naar Instellingen en open de tab Werkstatussen.

2. Typ onderin een naam in het veld Naam nieuwe status en voeg de status toe. Je ziet de melding "Status toegevoegd".

3. Per status stel je in:

   • Begin: welke status een nieuwe werkbon als eerste krijgt. Er is altijd precies één beginstatus.
   • Naam en Kleur: de kleur bepaalt hoe het statusbadge eruitziet op de agenda en in het portaal.
   • Zichtbaar: met Tonen of Verbergen bepaal je of deze status in de tijdlijn staat die de klant in het portaal ziet.
   • Email: "Stuur klant automatisch een e-mail bij deze status". De klant krijgt een update-mail zodra de werkbon deze status binnengaat.
   • SMS: "Stuur klant automatisch een SMS bij deze status". Dit vereist een werkende BudgetSMS-koppeling; anders zie je "SMS is niet geconfigureerd. Stel BudgetSMS in bij Instellingen."

   

4. Wijzig de volgorde met de pijlknoppen; die volgorde is ook de volgorde in keuzelijsten en in de tijdlijn.

Een status archiveren

Statussen die je niet meer gebruikt archiveer je met Archiveren. Gearchiveerde statussen verdwijnen uit de keuzelijsten, maar werkbonnen die er historisch in stonden behouden hun geschiedenis. De beginstatus kun je niet archiveren zolang er geen andere beginstatus is aangewezen.

Contrast van kleuren

Kies je een heel lichte kleur, dan waarschuwt Bookordo: "Deze kleur heeft onvoldoende contrast. De status kan moeilijk leesbaar zijn op lichte achtergronden." De status wordt gewoon opgeslagen; de waarschuwing helpt je leesbare badges te houden.

Instellingen die hierop ingrijpen

• BudgetSMS: het SMS-vinkje per status werkt alleen met een gekoppelde BudgetSMS-account, zie SMS-notificaties en Integraties.
• E-mailtemplates: de tekst van de automatische statusmail pas je aan via de tab E-mails in de instellingen, zie Algemene instellingen.
• Pipeline per diensttype: naast de werkstatussen heeft elk diensttype ook een eigen boekingspipeline, zie Diensttypen.

Veelgestelde vragen en problemen

De klant ziet een status niet in het portaal. Controleer of de status op Tonen staat in de kolom Zichtbaar. Verborgen statussen worden wel intern bijgehouden, maar verschijnen niet in de tijdlijn van de klant.

Ik kan een status niet archiveren. De beginstatus is beschermd: wijs eerst een andere status aan als Begin en archiveer daarna de oude.

De klant kreeg geen e-mail bij een statuswissel. De e-mail wordt alleen verstuurd als het Email-vinkje voor die specifieke status aanstaat op het moment van de wissel, en als er een e-mailadres bekend is voor de klant.

Het SMS-vinkje staat uitgegrijsd of geeft een foutmelding. Dan is BudgetSMS nog niet gekoppeld. Stel eerst de koppeling in via SMS-notificaties, daarna kun je het vinkje per status aanzetten.

Tellen statuswissels ergens mee? Ja, elke wissel wordt vastgelegd in de geschiedenis van de werkbon, inclusief wie de wissel deed (beheerder of medewerker). Bedrijfsbrede wijzigingen aan de statussen zelf staan in het Auditlogboek.