Berichten aan klanten: sms, WhatsApp en bundels

Bookordo stuurt je klanten korte berichten over hun afspraak: de herinnering de dag ervoor, de melding dat de monteur onderweg is, een statuswijziging die je daarvoor hebt aangezet, en de bulkberichten die je zelf verstuurt. Die berichten gaan per sms, of via WhatsApp als de klant daar zelf voor heeft gekozen. Je hoeft geen sms-dienst te koppelen en geen tegoed bij te kopen: Bookordo verstuurt ze voor je en je koopt een bundel berichten per maand.

Wat er verstuurd wordt

• De herinnering een dag voor de afspraak, op de tijd die je op de pagina Berichten instelt.
• De onderweg-melding zodra de monteur in het monteursportaal op Aankomen tikt, met de verwachte aankomsttijd als die bekend is.
• Een statuswijziging, alleen voor de werkstatussen waar je het sms-vinkje hebt aangezet, zie Werkstatussen.
• Bulkberichten per sms aan een groep klanten, zie Bulkberichten aan klanten.
• Een los bericht dat je zelf typt op de tab Verstuur bericht.

Elk bericht gaat alleen naar een Nederlands mobiel nummer. Een klant met een vast nummer of een buitenlands nummer krijgt geen sms; in het logboek staat dan "Overgeslagen (geen Nederlands mobiel nummer)" en onder het telefoonveld van de klant staat een waarschuwing.

De bundels en de teller

Onder Instellingen, bij Plan, kies je een Berichtenbundel: 100, 500, 1.000 of 2.500 berichten per maand, voor een vast bedrag per maand dat op je Bookordo-factuur komt. Een bundel hoort bij Pro; op Pro krijg je bovendien 25 berichten per maand zonder bundel, genoeg om de herinneringen te proberen.

Op de pagina Berichten zie je bovenaan hoeveel berichten je nog hebt: "x berichten over", met een balk en de dag waarop de volgende bundel erbij komt, de eerste van de maand.

Wat je niet gebruikt, blijft staan. Elke maand komt je bundel erbij bovenop wat er nog stond, zolang de bundel loopt. Stop je de bundel, dan kun je het restant nog tot het einde van de volgende maand gebruiken; daarna vervalt het.

Een bericht is 160 tekens. Een langere sms telt als twee of drie berichten (elk deel 153 tekens). Een teken buiten het sms-alfabet, zoals een emoji of een gekrulde aanhalingsteken, maakt de delen korter (70 en 67 tekens). Onder elk tekstveld telt Bookordo mee: "x tekens, y berichten". Een WhatsApp-bericht telt altijd als één.

Als de bundel bijna of helemaal op is

Bij 20 procent van je maandelijkse bundel kleurt de teller oranje, verschijnt er een regel op het dashboard en krijg je één e-mail op het admin-adres. Is de bundel op, dan gaat er geen bericht meer uit tot de eerste van de volgende maand of tot je een grotere bundel kiest: de teller kleurt rood, het dashboard zegt het, je krijgt één e-mail, en elk bericht dat niet kon staat in het logboek als "Overgeslagen (bundel op)". Een bulkbericht dat groter is dan wat je nog hebt, wordt niet gestart; de editor zegt hoeveel je tekortkomt.

Een grotere bundel kiezen werkt direct: het verschil komt er meteen bij en staat naar rato op je volgende factuur. Een kleinere bundel neemt niets af van wat je al hebt.

De afzender is Bookordo

Elk bericht gaat uit met Bookordo als afzender; je eigen bedrijfsnaam staat in de tekst. Daardoor hoef je geen afzendernaam te registreren en komt elk bericht via dezelfde, bij de providers bekende afzender. Wil je toch je eigen naam als afzender, laat het ons weten; dat vraagt een registratie per naam.

WhatsApp als de klant dat kiest

Een klant kan ervoor kiezen om berichten over zijn afspraak via WhatsApp te krijgen in plaats van per sms: met een vinkje op het boekingsformulier, in het klantportaal onder Mijn gegevens en voorkeuren, of doordat jij het vastlegt op de klantkaart onder Berichten via wanneer de klant het je heeft gezegd. Elke keuze wordt vastgelegd in het Auditlogboek met de bron.

Bookordo probeert dan eerst WhatsApp en valt terug op sms als het nummer geen WhatsApp heeft. WhatsApp-berichten gebruiken vaste teksten die door WhatsApp zijn goedgekeurd, in de taal van de klant; je eigen sms-templates gelden alleen voor sms. Bulkberichten gaan niet via WhatsApp.

De pagina Berichten

• De schakelaar bovenaan zet de automatische berichten aan of uit voor je hele bedrijf.
• Verstuur bericht: een los bericht naar één nummer, met de teller eronder. Het telt mee in je bundel.
• Instellingen: de herinnering en de onderweg-melding aan of uit, de herinneringstijd en de GPS-veroudering voor de aankomsttijd, zie SMS-notificaties.
• Berichttemplates: je eigen tekst voor de herinnering en de onderweg-melding, met de teller onder elk veld.
• Logboek: elk bericht met kanaal, status (Verzonden, Afgeleverd zodra de provider het meldt, Mislukt met de code, Overgeslagen met de reden) en het aantal berichten dat het kostte.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Plan: zonder Pro geen bundel; met Pro 25 berichten per maand zonder bundel, zie Abonnement en plannen.
• Klantvoorkeuren: een klant die in het portaal sms-meldingen uitzet, krijgt ook geen WhatsApp; die keuze gaat voor.
• Taal: de meegeleverde teksten volgen de taal van de klant, zie Berichten in de taal van de klant.

Veelgestelde vragen en problemen

Een klant kreeg geen herinnering. Kijk in het logboek. "Overgeslagen (bundel op)": kies een grotere bundel. "Overgeslagen (geen Nederlands mobiel nummer)": corrigeer het nummer op de klantkaart. "Overgeslagen (klant ontvangt geen berichten)": de klant heeft meldingen uitgezet in het portaal. Staat er niets, dan stond de herinnering uit of had de afspraak geen bevestigde tijd.

Een bericht staat op "Mislukt". De provider weigerde het bericht; de code staat erbij. Je bundel is er niet mee belast. Komt het vaker voor bij één nummer, controleer het nummer.

Hoe weet ik of een bericht is aangekomen? Zodra de provider de aflevering meldt, springt de status in het logboek op "Afgeleverd". Blijft het op "Verzonden" staan, dan is het bericht aangenomen maar nog niet bevestigd afgeleverd; dat komt voor bij telefoons die uitstaan.

Kan ik mijn bundel tussentijds veranderen? Ja, onder Instellingen bij Plan. Een grotere bundel telt meteen; een kleinere gaat in bij de volgende maand en neemt niets af.

Wat gebeurt er met mijn restant als ik opzeg? Het blijft tot het einde van de volgende maand bruikbaar en vervalt daarna.