Contracten

Met Contracten bied je terugkerend onderhoud aan als abonnement. Je definieert eenmalig een contracttype (prijs, frequentie, contracttekst), klanten schrijven zich zelf online in via een deelbare link en ondertekenen digitaal, en Bookordo maakt automatisch werkbonnen aan voor elke onderhoudsbeurt. Handmatig een klant op een contract zetten kan ook, als je liever zelf factureert.

Een contractaanbod maken

1. Ga in het menu naar Contracten en klik op Nieuw contract.
2. Kies Een aanbod maken. Vul de naam (bijvoorbeeld "Jaarservice CV-ketel"), een korte omschrijving, het gekoppelde diensttype, de frequentie (Per jaar, 2× per jaar, 4× per jaar of Per maand), de prijs en de BTW in.
3. Kies hoe er betaald wordt: "Klanten kunnen zich zelf inschrijven en automatisch betalen" en/of "Jij voegt klanten toe en factureert zelf".
4. Na het aanmaken opent het deelvenster van het aanbod met de publieke link (https://<jouw-subdomein>/c/<naam>), een Kopieer-knop, een QR-code met Download (handig voor flyers en busjes) en een insluitcode voor je eigen website.

Via Bewerk volledig contract open je de volledige instellingen van het contracttype: prijs en BTW, termijnen en opzegtermijn, automatisch verlengen, Handtekening verplicht, marketingtekst en de contracttekst. Voor de contracttekst kies je een Sjabloon (drie ingebouwde Nederlandse sjablonen) of schrijf je in Geavanceerd je eigen tekst met invulvelden zoals {{client_name}} en {{price}}. Je kunt ook een eigen contract-PDF uploaden; die vervangt dan de getypte tekst voor de klant.

Zo schrijft een klant zich in

1. De klant opent jouw link en doorloopt de stappen Overzicht, Gegevens, Inloggen, Ondertekenen en Klaar.
2. Bij Gegevens logt een bestaande portaalklant in of maakt een nieuwe klant een account aan, inclusief akkoord op de voorwaarden.
3. Bij Ondertekenen leest de klant het contract (of de PDF) en zet een digitale handtekening op het tekenvlak.
4. Daarna volgt de betaling via de gekoppelde betaalprovider; zodra die rond is, staat het contract op actief en ziet de klant "Bevestigd!".

Lopende contracten beheren

De lijst op Contracten toont per contract de klant, de status (Loopt, In afwachting, Betaling open, Gepauzeerd, Beëindigd) en de volgende beurt. Klik op een contract voor het detailvenster met Snelle acties:

• Werkbon nu maken: maakt direct een werkbon aan en opent die.
• Sla volgende beurt over en Verplaats volgende beurt.
• Contract pauzeren / Contract hervatten: geen nieuwe werkbonnen tot je hervat.
• Archiveren / Terugzetten.
• Contract opzeggen: beëindigt het contract en zet een lopende automatische incasso stop.

Onder Geschiedenis zie je alles wat er met het contract is gebeurd. Wil je zelf een klant op een contract zetten, kies dan bij Nieuw contract voor Klant toevoegen op contract; zo'n handmatig contract is direct actief en factureer je zelf.

Een contract opzeggen

Een contract kan van twee kanten worden opgezegd: door de klant zelf in het klantportaal, of door jou in het beheer.

De klant zegt zelf op in het klantportaal onder Mijn contracten, bij Snelle acties, Contract opzeggen. Zie Uw contract inzien in het portaal voor precies wat de klant daar ziet; dat is ook het artikel dat je kunt doorsturen als een klant belt met de vraag hoe het moet.

Jij zegt op vanuit het beheer via Contracten, contract openen, Snelle acties, Contract opzeggen. Je kiest daarbij wanneer de opzegging ingaat:

• Met opzegtermijn (standaard): het contract loopt door tot het einde van de opzegtermijn van het contracttype, precies zoals wanneer de klant zelf opzegt. Dit is de normale keuze, want de opzegtermijn is een afspraak met de klant.
• Per direct: de opzegging gaat vandaag in, zonder opzegtermijn. Kies dit alleen als je de dienst ook echt niet meer levert.

Je kunt optioneel een reden meegeven; die komt in de geschiedenis van het contract te staan. Opzeggen vanuit het beheer vereist de rol eigenaar of beheerder; een moderator ziet de knop niet.

Loopt er een automatische incasso op het contract, zoals in de afbeelding hieronder, dan meldt het opzegvenster dat die wordt stopgezet zodra de opzegging ingaat; dat gebeurt bij de eerstvolgende dagelijkse verwerking, dus het kan tot een dag duren. Loopt er geen incasso, bijvoorbeeld bij een contract dat je zelf factureert, dan staat er "Er loopt geen automatische incasso op dit contract" en verandert er niets bij je betaalprovider.

Al betaalde termijnen worden niet automatisch terugbetaald. Wil je geld terugstorten, doe dat dan bij je betaalprovider; dat is een aparte, bewuste keuze.

Zodra er is opgezegd, van welke kant dan ook:

• loopt het contract gewoon door tot het einde van de opzegtermijn van het contracttype, en worden geplande onderhoudsbeurten in die periode nog uitgevoerd;
• staat in de contractenlijst bij dat contract Opzegging effectief met de einddatum;
• zet Bookordo het contract op de einddatum automatisch op Beëindigd, en zegt het op datzelfde moment het abonnement bij je betaalprovider op, zodat er niets meer wordt geïncasseerd. Je hoeft daar niets voor te doen.

Een opzegging is niet terug te draaien. Wil de klant toch doorgaan, zet die dan op een nieuw contract via Nieuw contract, Klant toevoegen op contract, of laat de klant zichzelf opnieuw inschrijven via je publieke link.

Pauzeren en archiveren stoppen de betaling niet

Dit is het belangrijkste misverstand rond contracten, en het kost geld als je het verkeerd hebt. Drie acties die op elkaar lijken en iets heel anders doen:

• Contract pauzeren. Er worden geen nieuwe werkbonnen meer aangemaakt tot je hervat. Het contract blijft bestaan en de automatische incasso loopt gewoon door. Bedoeld voor een tijdelijke onderbreking, niet om onder een contract uit te komen.
• Archiveren. Het contract verdwijnt uit je lijst, meer niet. De status verandert niet, de klant ziet het contract nog in het portaal en een lopende automatische incasso blijft doorlopen. Gebruik dit om je lijst op te ruimen, nooit om een contract te beëindigen.
• Contract opzeggen. Dit is de enige actie die het contract echt beëindigt en het abonnement bij je betaalprovider stopzet.

Probeer je een contract te archiveren terwijl er nog een automatische incasso loopt, dan waarschuwt Bookordo je daar expliciet voor en biedt het aan om in plaats daarvan op te zeggen. Zolang de incasso loopt staat er bovendien een gele melding in het detailvenster van het contract. Zie je die melding, dan wordt de klant nog steeds afgeschreven, wat er verder ook in de lijst staat.

Ben je eerder een contract gaan archiveren in de veronderstelling dat het daarmee gestopt was, open het dan alsnog (zet de filter op gearchiveerde contracten) en zeg het op. Dat werkt ook op een gearchiveerd contract, en het contract blijft daarna gewoon gearchiveerd.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Betaalprovider: zelf inschrijven en automatisch betalen werkt pas als er een betaalprovider (Stripe of Mollie) is gekoppeld via Integraties. Zonder provider ziet de klant "Deze dienstverlener biedt nog geen online contracten aan."
• Diensttype: het gekoppelde diensttype bepaalt welke werkbonnen er per beurt worden aangemaakt en welke monteurs die kunnen uitvoeren.
• Materialise voor (dagen) op het contracttype bepaalt hoeveel dagen vooruit de werkbon voor de volgende beurt wordt aangemaakt.
• Opzegtermijn (dagen) op het contracttype bepaalt wanneer een opzegging effectief wordt.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg "Er bestaat al een contract met deze naam." Elke contractnaam levert een unieke link op. Kies een andere naam of pas het bestaande contracttype aan via Contract types.

Een contract staat op "Betaling open". De automatische incasso is mislukt. De klant ziet dit ook in het portaal en kan daar met Betaalwijze bijwerken de betaalgegevens aanpassen.

Er worden geen werkbonnen meer aangemaakt voor een contract. Controleer of het contract op Gepauzeerd staat (hervat het via de snelle acties) en of er geen opzegging effectief is geworden.

Kan ik als bedrijf een contract opzeggen voor een klant? Ja. Open het contract op Contracten en kies Snelle acties, Contract opzeggen. Je kiest of de opzegtermijn geldt of dat het per direct ingaat. Let op: archiveren is geen opzegging. Dat haalt het contract alleen uit je lijst en laat de incasso gewoon doorlopen. Zie Een contract opzeggen hierboven.

Ik heb een contract gearchiveerd, wordt de klant nog afgeschreven? Ja, als er een automatische incasso op stond. Archiveren stopt alleen het aanmaken van werkbonnen. Open het contract (filter op gearchiveerd) en kijk of er een gele melding staat dat de incasso nog loopt; zo ja, zeg het contract alsnog op. Twijfel je of er echt is afgeschreven, kijk dan in het dashboard van je betaalprovider.

Een klant heeft opgezegd maar ik zie het contract nog gewoon staan. Dat klopt. Een opzegging beëindigt het contract niet meteen: het loopt door tot het einde van de opzegtermijn, met "Opzegging effectief" en de einddatum erbij. Op die datum springt het vanzelf op Beëindigd.

Ik heb per direct opgezegd, maar de klant staat nog actief bij mijn betaalprovider. Het stopzetten van het abonnement gebeurt bij de eerstvolgende dagelijkse verwerking, dus dat kan tot een dag duren. Staat het daarna nog steeds actief, open dan het contract in Bookordo en kijk of er een rode melding staat dat het opzeggen bij de betaalprovider is mislukt.

Ik zie de rode melding "Opzeggen bij de betaalprovider is mislukt". Bookordo heeft geprobeerd het abonnement stop te zetten bij Stripe of Mollie, en dat is niet gelukt. Het contract is daarom expres nog niet op Beëindigd gezet, want de klant wordt mogelijk nog steeds afgeschreven. Wat je doet:

1. Lees de foutmelding in de rode balk; die komt rechtstreeks van de betaalprovider.
2. Log in op je Stripe- of Mollie-dashboard en zoek het abonnement op.
3. Loopt het daar nog, zet het dan handmatig stop.

Bookordo probeert het daarnaast elke dag automatisch opnieuw. Lukt het alsnog, dan verdwijnt de melding vanzelf en gaat het contract op Beëindigd. Blijft de melding staan, neem dan contact op met support.

Een klant wil zijn opzegging terugdraaien. Dat kan niet, ook niet vanuit het beheer. Zet de klant op een nieuw contract via Nieuw contract, Klant toevoegen op contract, of laat die zich opnieuw inschrijven via je publieke link.

Kan een klant per ongeluk twee keer hetzelfde contract afsluiten? Bij een tweede inschrijving op hetzelfde contracttype waarschuwt de inschrijfpagina nadrukkelijk en moet de klant expliciet aanvinken dat die een tweede contract wil. Dubbel inschrijven zonder waarschuwing kan dus niet.

Ik wil een contract koppelen aan een object (bijvoorbeeld een specifieke cv-ketel). Dat kan op dit moment niet via het contractformulier. Koppel het object aan de werkbonnen zelf; zie Objecten.