Contracten

Met Contracten bied je terugkerend onderhoud aan als abonnement. Je definieert eenmalig een contracttype (prijs, frequentie, contracttekst), klanten schrijven zich zelf online in via een deelbare link en ondertekenen digitaal, en Bookordo maakt automatisch werkbonnen aan voor elke onderhoudsbeurt. Handmatig een klant op een contract zetten kan ook, als je liever zelf factureert.

Een contractaanbod maken

1. Ga in het menu naar Contracten en klik op Nieuw contract.
2. Kies Een aanbod maken. Vul de naam (bijvoorbeeld "Jaarservice CV-ketel"), een korte omschrijving, het gekoppelde diensttype, de frequentie (Per jaar, 2× per jaar, 4× per jaar of Per maand), de prijs en de BTW in.
3. Kies hoe er betaald wordt: "Klanten kunnen zich zelf inschrijven en automatisch betalen" en/of "Jij voegt klanten toe en factureert zelf".
4. Na het aanmaken opent het deelvenster van het aanbod met de publieke link (https://<jouw-subdomein>/c/<naam>), een Kopieer-knop, een QR-code met Download (handig voor flyers en busjes) en een insluitcode voor je eigen website.

Via Bewerk volledig contract open je de volledige instellingen van het contracttype: prijs en BTW, termijnen en opzegtermijn, automatisch verlengen, Handtekening verplicht, marketingtekst en de contracttekst. Voor de contracttekst kies je een Sjabloon (drie ingebouwde Nederlandse sjablonen) of schrijf je in Geavanceerd je eigen tekst met invulvelden zoals {{client_name}} en {{price}}. Je kunt ook een eigen contract-PDF uploaden; die vervangt dan de getypte tekst voor de klant.

Zo schrijft een klant zich in

1. De klant opent jouw link en doorloopt de stappen Overzicht, Gegevens, Inloggen, Ondertekenen en Klaar.
2. Bij Gegevens logt een bestaande portaalklant in of maakt een nieuwe klant een account aan, inclusief akkoord op de voorwaarden.
3. Bij Ondertekenen leest de klant het contract (of de PDF) en zet een digitale handtekening op het tekenvlak.
4. Daarna volgt de betaling via de gekoppelde betaalprovider; zodra die rond is, staat het contract op actief en ziet de klant "Bevestigd!".

Lopende contracten beheren

De lijst op Contracten toont per contract de klant, de status (Loopt, In afwachting, Betaling open, Gepauzeerd, Beëindigd) en de volgende beurt. Klik op een contract voor het detailvenster met Snelle acties:

• Werkbon nu maken: maakt direct een werkbon aan en opent die.
• Sla volgende beurt over en Verplaats volgende beurt.
• Contract pauzeren / Contract hervatten: geen nieuwe werkbonnen tot je hervat.
• Archiveren / Terugzetten.

Onder Geschiedenis zie je alles wat er met het contract is gebeurd. Wil je zelf een klant op een contract zetten, kies dan bij Nieuw contract voor Klant toevoegen op contract; zo'n handmatig contract is direct actief en factureer je zelf.

Zegt een klant op via het portaal, dan loopt het contract door tot het einde van de opzegtermijn; in de lijst zie je dan "Opzegging effectief" met de einddatum.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Betaalprovider: zelf inschrijven en automatisch betalen werkt pas als er een betaalprovider (Stripe of Mollie) is gekoppeld via Integraties. Zonder provider ziet de klant "Deze dienstverlener biedt nog geen online contracten aan."
• Diensttype: het gekoppelde diensttype bepaalt welke werkbonnen er per beurt worden aangemaakt en welke monteurs die kunnen uitvoeren.
• Materialise voor (dagen) op het contracttype bepaalt hoeveel dagen vooruit de werkbon voor de volgende beurt wordt aangemaakt.
• Opzegtermijn (dagen) op het contracttype bepaalt wanneer een opzegging effectief wordt.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg "Er bestaat al een contract met deze naam." Elke contractnaam levert een unieke link op. Kies een andere naam of pas het bestaande contracttype aan via Contract types.

Een contract staat op "Betaling open". De automatische incasso is mislukt. De klant ziet dit ook in het portaal en kan daar met Betaalwijze bijwerken de betaalgegevens aanpassen.

Er worden geen werkbonnen meer aangemaakt voor een contract. Controleer of het contract op Gepauzeerd staat (hervat het via de snelle acties) en of er geen opzegging effectief is geworden.

Kan een klant per ongeluk twee keer hetzelfde contract afsluiten? Bij een tweede inschrijving op hetzelfde contracttype waarschuwt de inschrijfpagina nadrukkelijk en moet de klant expliciet aanvinken dat die een tweede contract wil. Dubbel inschrijven zonder waarschuwing kan dus niet.

Ik wil een contract koppelen aan een object (bijvoorbeeld een specifieke cv-ketel). Dat kan op dit moment niet via het contractformulier. Koppel het object aan de werkbonnen zelf; zie Objecten.