Certificaten en vakbekwaamheid

Wie aan een cv-ketel werkt, heeft sinds 1 april 2023 een Bewijs van Vakmanschap CO nodig en het bedrijf een CO-certificaat; wie met koudemiddelen werkt, een F-gassen persoonscertificaat; veel opdrachtgevers vragen om VCA. Bookordo legt die papieren vast per monteur en per bedrijf, weet wanneer ze verlopen, waarschuwt op tijd, laat de planner zien wie er met een geldig certificaat op een klus kan, zet de nummers op de werkbon en levert het register dat de certificerende instelling bij een audit vraagt.

Alles rond certificaten staat op twee plekken: per monteur op het tabblad Certificaten van Medewerkers beheren, en voor het bedrijf en de typen onder Instellingen, Certificering.

Wat een certificaat in Bookordo is

Een certificaat is een papier van een bepaald type, met een nummer, wie het afgaf, een begindatum, een einddatum, een optionele scan en notities. Het hoort bij een monteur (een persoonlijk type) of bij het bedrijf (een bedrijfstype). Uit de einddatum volgt de status:

• Geldig: de einddatum ligt verder weg dan de eerste waarschuwingstermijn van het type.
• Verloopt binnenkort: de einddatum ligt binnen de langste waarschuwingstermijn (standaard 90 dagen).
• Verlopen: de dag na de einddatum.
• Geen einddatum: een certificaat zonder einddatum is altijd geldig; Bookordo waarschuwt er nooit voor.

Een certificaat wordt nooit verwijderd, alleen gearchiveerd: de rij en het auditspoor blijven, de scan wordt uit de opslag gehaald.

De zeven standaardtypen

Elk bedrijf begint met deze catalogus. Namen, geldigheid, waarschuwingstermijnen en het vinkje voor de werkbon pas je zelf aan onder Instellingen, Certificering.

De registerlink staat als snelkoppeling bij elk certificaat van dat type, zodat je een nummer snel kunt nazoeken. Bookordo raadpleegt zelf geen register; wat je invoert, is wat telt.

Certificaten van een monteur vastleggen

1. Ga naar Medewerkers, klik op Bewerken bij de monteur en open het tabblad Certificaten.
2. Klik op Certificaat toevoegen. Kies het Type; onder de keuze staat kort wat het type is.
3. Vul het Nummer in zoals het op het certificaat staat en bij Afgegeven door de instelling (Kiwa, InstallQ, STEK, SSVV).
4. Vul Geldig vanaf in. Heeft het type een standaardgeldigheid, dan vult Bookordo Geldig tot vanzelf in (bijvoorbeeld vijf jaar later); pas de datum aan als het certificaat een andere einddatum heeft. Laat Geldig tot leeg als het certificaat niet verloopt.
5. Klik op Opslaan. Het certificaat staat in de lijst met zijn status als pill.

• Scan uploaden: voeg een foto of PDF van het certificaat toe (PDF, JPG of PNG, maximaal 25 MB). De scan is alleen zichtbaar voor beheerders en voor de monteur zelf in het monteursportaal, nooit voor klanten. Een nieuwe upload vervangt de oude; met het kruisje haal je de scan weg zonder het certificaat te verwijderen.
• Bewerken: nummer, afgever, datums en notities. Het type en de houder liggen vast; is het een ander papier, voeg dan een nieuw certificaat toe. Geef je een nieuwe einddatum (het certificaat is verlengd), dan begint de reeks herinneringen opnieuw.
• Archiveren: vraagt een bevestiging in de regel zelf en zet het certificaat uit het zicht. Met Gearchiveerde tonen op de instellingenpagina, of via de lijst met gearchiveerde certificaten in de API, blijft het terug te vinden.

In de lijst Medewerkers krijgt elke monteur een pill zodra er iets aan de hand is: 1 verloopt (oranje) of 1 verlopen (rood). Is alles geldig, dan staat er niets.

Certificaten van het bedrijf

Het CO-certificaat, het F-gassen bedrijfscertificaat en een VCA-bedrijfscertificaat horen niet bij een monteur maar bij het bedrijf. Die leg je vast onder Instellingen, Certificering in de sectie Bedrijfscertificaten, op dezelfde manier als bij een monteur. Wat op de werkbon mag, komt in de voettekst van de PDF te staan (zie hieronder).

Een type toevoegen of aanpassen

1. Ga naar Instellingen, Certificering. De sectie Certificaattypen toont de catalogus.
2. Klik op Type toevoegen voor een eigen type, bijvoorbeeld een rijbewijs BE, een NEN 3140-aanwijzing of een fabrikantentraining. Kies of het bij een Monteur of bij het Bedrijf hoort; dat ligt na het aanmaken vast.
3. Vul de Standaardgeldigheid in maanden in (leeg: geen), de waarschuwingstermijnen bij Waarschuwen (dagen vooraf, gescheiden door komma's; standaard 90, 30, 7), een Register met naam en link als dat er is, en een Toelichting die de planner onder de typekeuze ziet.
4. Vink Afdrukken op de werkbon aan als het nummer op de werkbon-PDF hoort. Standaard staat dat aan voor de CO- en F-gastypen en uit voor VCA.
5. Klik op Opslaan.

Een type dat je niet meer gebruikt, zet je met Bewerken op Gearchiveerd: het is dan niet meer te kiezen bij een nieuw certificaat, bestaande certificaten blijven staan. Bij de standaardtypen kun je de naam, de geldigheid, de termijnen, het register en het werkbonvinkje aanpassen.

Vereiste certificaten per diensttype

Een kwalificatie zegt dat een monteur een diensttype mag uitvoeren. Met Vereiste certificaten voeg je daar een eis aan toe: de monteur moet van elk aangevinkt type een geldig certificaat hebben.

1. Open het diensttype onder Diensttypen en kies de tab Agenda.
2. Vink in de sectie Vereiste certificaten de typen aan, bijvoorbeeld Bewijs van Vakmanschap CO bij "Onderhoud cv-ketel".
3. Klik op Opslaan.

Vanaf dat moment geldt: gekwalificeerd is de kwalificatie plus de papieren. Een monteur zonder dat certificaat, of met een verlopen exemplaar, is voor dit diensttype niet gekwalificeerd. Een certificaat dat binnenkort verloopt, telt nog wel; het geeft alleen een waarschuwing. Een diensttype zonder aangevinkte typen gedraagt zich als voorheen.

Wat de planning ermee doet

• De kiezer van de hoofdmedewerker (in Werkbon bewerken en in de agenda) zet achter de naam waarom iemand niet gekwalificeerd is: "⚠ Bewijs van Vakmanschap CO verlopen op 07-10-2026" of "⚠ Bewijs van Vakmanschap CO ontbreekt". Een certificaat dat binnenkort verloopt, staat er als "⚠ ... verloopt op ...".
• Toch toewijzen: wijs je zo'n monteur toch toe, dan vraagt Bookordo om bevestiging met de reden erbij ("Bram Bakker: Bewijs van Vakmanschap CO verlopen op 07-10-2026."). De override komt in het auditlogboek met de reden.
• Automatische toewijzing (roulatie, laagste werklast, dichtstbijzijnde) slaat een monteur zonder geldig vereist certificaat over, net als een monteur zonder kwalificatie.
• Online boeken: de klant ziet de tijden van de gekwalificeerde monteurs; de kwalificatie zelf (de koppeling) blijft daarvoor bepalend. Zet je certificaateisen voor het eerst aan, controleer dan of je monteurs hun certificaten hebben staan, anders meldt de planner het bij elke toewijzing.

Herinneringen

Elke dag kijkt Bookordo naar alle certificaten met een einddatum. Bij elke waarschuwingstermijn van het type (standaard 90, 30 en 7 dagen vooraf) en op de dag na het verlopen:

• krijgt het beheerdersadres (Instellingen, Algemeen, E-mailadres beheerder) één verzamelmail per dag met alle certificaten die die dag een termijn bereikten, met de monteur of "Bedrijf", het type, het nummer en de datum;
• komt er een regel in het auditlogboek (certificate_expiring of certificate_expired);
• toont het dashboard de kaart Certificaten met wat verlopen is en wat binnenkort verloopt, met een link naar de monteur.

Elke termijn wordt één keer gemeld. Zonder beheerdersadres komt er geen mail; de kaart en het logboek werken dan nog steeds. Verleng je het certificaat door een nieuwe einddatum in te vullen, dan begint de reeks opnieuw.

Op de werkbon-PDF

Onder de regel Monteur: op de werkbon-PDF staan de certificaten van de hoofdmedewerker die voor het diensttype vereist zijn of op Afdrukken op de werkbon staan: type, nummer en "geldig tot". In de voettekst staan de bedrijfscertificaten met dat vinkje. Zo kan de klant, en later de certificerende instelling, aan de werkbon zien wie het werk deed en onder welk certificaat.

Bij het afronden van de werkbon legt Bookordo die gegevens vast op de werkbon zelf. Een later gewijzigd of verlengd certificaat verandert de PDF van een afgeronde werkbon niet meer; een werkbon die nog loopt, toont altijd de actuele gegevens.

Het register voor de audit

De certificerende instelling (Kiwa, InstallQ) wil bij een audit zien welke werkzaamheden onder het certificaat zijn uitgevoerd. Onder Instellingen, Certificering, Register van werkzaamheden kies je het type, een periode en klikt op Download CSV. Het bestand bevat per werkbon van een diensttype dat dit type vereist: het werkbonnummer, de datum, de status, de klant, het adres, het object, het diensttype, de monteur, het certificaatnummer en de geldigheid. De kolom Bron zegt of de gegevens van het moment van afronden komen (snapshot) of actueel zijn (live); "ontbreekt" betekent dat de monteur op die werkbon geen certificaat van dit type had.

Wat de monteur ziet

In het monteursportaal staat onder Profiel de lijst Mijn certificaten: type, nummer, geldigheid en de scan. De monteur kan niets wijzigen; klopt er iets niet, dan geeft hij het door aan kantoor. Zie Uw profiel instellen.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Kwalificaties: de koppeling monteur-diensttype blijft de basis; certificaateisen komen daar bovenop. Zie Medewerkers beheren.
• E-mailadres beheerder onder Instellingen, Algemeen: daar gaat de dagelijkse verzamelmail heen.
• Rollen: certificaten van monteurs beheert wie medewerkers mag bewerken; typen, bedrijfscertificaten en het register vallen onder de instellingen. Zie Gebruikers en rollen.

Veelgestelde vragen en problemen

Het bewijs van een monteur is verlopen, maar hij heeft volgende week examen. Kan ik hem toch plannen? Ja. De planner meldt het ("Bewijs van Vakmanschap CO verlopen op ...") en vraagt om Toch toewijzen; die keuze komt met de reden in het auditlogboek. Na het examen vul je de nieuwe einddatum in en is de melding weg. De automatische toewijzing kiest hem intussen niet.

Een klant vraagt om bewijs dat de monteur gecertificeerd is. Stuur de werkbon-PDF: onder Monteur: staan type, nummer en geldigheid, en in de voettekst het bedrijfscertificaat. Zet daarvoor bij het type Afdrukken op de werkbon aan.

Een certificaat verloopt nooit. Wat vul ik in bij Geldig tot? Niets. Zonder einddatum is het certificaat altijd geldig en komt er geen herinnering.

Ik krijg geen herinneringsmail. Controleer Instellingen, Algemeen, E-mailadres beheerder. Zonder adres wordt er niets gemaild; het dashboard en het auditlogboek tonen de verlopen certificaten wel. Een termijn die al gemeld is, wordt niet nog eens gemaild.

Ik heb een certificaat verlengd. Moet ik een nieuw certificaat toevoegen? Nee, pas Geldig tot aan (en het nummer als dat veranderd is). De reeks herinneringen begint dan opnieuw. Wil je het oude papier apart bewaren, archiveer het dan en voeg het nieuwe toe.

Wie kan de scan zien? Beheerders en de monteur zelf in het monteursportaal. Klanten nooit. Wordt een monteur verwijderd, dan gaan zijn certificaten mee.

Het type dat ik nodig heb, staat er niet bij. Voeg het toe onder Instellingen, Certificering, Type toevoegen; eigen typen gedragen zich precies als de standaardtypen.