Aanmaningen en het factuurschema

Een factuur die niet betaald wordt, hoef je niet zelf te blijven nabellen. Bookordo kan een vaste reeks brieven versturen zolang een factuur openstaat: eerst een paar vriendelijke herinneringen, daarna de formele brieven die de wet voorschrijft. Die reeks heet het aanmaningsschema en je stelt hem in bij Factureren, Factuurschema.

Belangrijk: automatische aanmaningen staan standaard uit. Zolang je ze niet aanzet, verstuurt Bookordo geen enkele herinnering en geen enkele aanmaning, ook niet als er facturen ver over hun vervaldatum staan. Dat is bewust: een aanmaning is post die je klant in de brievenbus krijgt en die uiteindelijk geld kan kosten, dus die verstuurt Bookordo pas als jij daar zelf voor kiest.

Het schema aanzetten

Ga in het beheer naar Factureren, Factuurschema.
Zet onder Automatische aanmaningen het vinkje aan bij "Bookordo verstuurt de aanmaningen automatisch".
Zet minstens één herinnering aan (zie hieronder). Zonder aangevinkte herinnering weigert het formulier op te slaan: je klant zou dan meteen een formele brief krijgen zonder dat er eerst een gewone herinnering is geweest, en dat wil je vrijwel nooit.
Klik op Opslaan.

Vanaf dat moment kijkt Bookordo elk half uur of er voor een klant een volgende stap aan de beurt is.

De betalingstermijn

Bovenaan de pagina staat het aantal dagen dat een klant heeft om te betalen. Dit bepaalt de vervaldatum die op nieuwe facturen komt te staan. De standaard is 14 dagen.

Staat er op de klantkaart een eigen betalingstermijn ingevuld, dan gaat die voor op deze instelling. Zie Klantgegevens voor facturen.

De vervaldatum is het startpunt van het hele schema: alle stappen hieronder worden vanaf die datum geteld.

De treden van het schema

Het schema bestaat uit twee soorten stappen: drie herinneringen die je zelf instelt, en één of twee vaste brieven die Bookordo schrijft.

De drie herinneringen (die stel je zelf in)

Trede	Standaard	Geteld vanaf
Eerste herinnering	14 dagen	de vervaldatum van de oudste openstaande factuur
Tweede herinnering	7 dagen	de dag dat de eerste herinnering is verstuurd
Laatste herinnering	7 dagen	de dag dat de tweede herinnering is verstuurd

Per trede zet je het vinkje aan of uit en vul je het aantal dagen in. De tellingen zijn geketend: elke volgende trede telt vanaf de dag dat de vorige echt is verstuurd, niet vanaf de vervaldatum. Gaat een herinnering een keer later de deur uit, dan schuift de rest van het schema gewoon mee in plaats van dat de brieven op elkaar gepropt worden.

Een herinnering is kosteloos. Zij brengt geen incassokosten in rekening en zegt er ook geen aan, en zij laat geen wettelijke termijn lopen. Dat is geen instelling maar een regel: een herinnering met een kostenregel erin zou de latere vordering op incassokosten juist onderuit halen.

Je mag een trede overslaan. Zet je alleen de eerste en de laatste aan, dan loopt het schema gewoon met twee herinneringen.

De vaste brieven (die schrijft Bookordo)

Onder de herinneringen staan één of twee brieven met een slotje. Deze kun je niet aanpassen en er hoort geen sjabloon bij:

Ingebrekestelling. Staat alleen in het schema als je bij "Uw algemene voorwaarden" hebt aangegeven dat de vervaldatum géén fatale termijn is (of als je die vraag nog niet hebt beantwoord). De brief gaat zeven dagen na de laatste herinnering uit en geeft de klant nog veertien dagen. Pas als die termijn is verstreken, staat de klant in verzuim. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.
Veertiendagenbrief. De wettelijke aanmaning uit art. 6:96 lid 6 BW, alleen voor particuliere klanten. Dit is de enige brief waarin incassokosten worden aangezegd. De tekst ligt vast omdat de Hoge Raad heeft bepaald welke woorden er precies in moeten staan. Zie De veertiendagenbrief.

Onder de verzuimvraag staat een voorbeeld van het schema zoals het voor een particuliere klant gaat lopen, met jouw eigen instellingen erin verwerkt. Dat voorbeeld werkt direct bij als je iets aanvinkt.

Eén brief per klant, niet per factuur

Staan er drie facturen van dezelfde klant open die allemaal aan de beurt zijn, dan krijgt die klant één brief over alle drie, met de bedragen bij elkaar opgeteld. Dat is geen keuze van Bookordo maar een wettelijk voorschrift (art. 6:96 lid 7 BW): kan een schuldeiser voor meerdere vorderingen aanmanen, dan moet dat in één aanmaning en worden de hoofdsommen opgeteld voor de berekening van de incassokosten.

Voor jou pakt dat meestal gunstig uit voor de klant en netjes uit voor jou: drie losse brieven met drie keer een minimumbedrag aan incassokosten zou zowel in strijd met de wet zijn als een te hoge vordering opleveren. Op het factuurdetail zie je bij zo'n gebundelde brief staan over hoeveel facturen hij ging en wat het aandeel van deze factuur in de hoofdsom was.

Zakelijke en particuliere klanten

Het schema loopt anders, afhankelijk van het klanttype op de klantkaart:

Particuliere klanten (Consument): herinneringen, daarna de ingebrekestelling (indien van toepassing) en tot slot de veertiendagenbrief.
Zakelijke klanten (Zakelijk): alleen de drie herinneringen. Een veertiendagenbrief is voor zakelijke klanten niet nodig, want de wet regelt daar dat de vergoeding van minimaal € 40 al verschuldigd is zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldag (art. 6:96 lid 4 BW), en dat handelsrente vanaf diezelfde dag loopt (art. 6:119a lid 1 BW).

Staat het klanttype niet ingevuld, dan behandelt Bookordo de klant als particulier. Dat is de veilige kant: een zakelijke klant per ongeluk als consument behandelen kost je hooguit tijd, andersom kan je de hele vordering op incassokosten kosten. Zet het klanttype dus goed op de klantkaart, zie Klantgegevens voor facturen.

De teksten van de herinneringen aanpassen

De drie herinneringen gebruiken gewone e-mailsjablonen die je zelf kunt aanpassen bij Instellingen, E-mails. Ze heten daar:

Eerste betalingsherinnering
Tweede herinnering
Aanmaning

In deze sjablonen kun je onder meer de klantnaam, het openstaande bedrag, het aantal facturen, de factuurnummers, een factuuroverzicht, de uiterste betaaldatum en de betaallink als variabele gebruiken. Sla je geen eigen tekst op, dan gebruikt Bookordo een nette Nederlandse standaardtekst. Zie Algemene instellingen.

De ingebrekestelling en de veertiendagenbrief staan bewust niet in deze lijst en zijn ook niet via een omweg te bewerken.

Wat je terugziet op de factuur

Open een factuur in het beheer en scroll naar het blok Aanmaningen. Daar staat per verstuurde trede:

welke trede het was en wanneer hij is verstuurd;
of de verzending is gelukt en wat de e-mailprovider heeft teruggemeld;
de hoofdsom, de incassokosten en de wettelijke rente zoals die in díe brief stonden;
de uiterste betaaldatum, bij de twee brieven die een termijn geven;
of de brief over meer dan één factuur ging.

De bedragen in dit blok worden nooit opnieuw uitgerekend. Ze zijn precies wat er in de verstuurde brief stond, want dát is het stuk dat een rechter later leest.

Staat automatische verzending uit, dan zegt dit blok dat er niets uitgaat en waar je het aanzet. Er staat dus nooit alleen "nog niets verstuurd" terwijl er ook nooit iets gaat komen.

Instellingen die hierop ingrijpen

Klanttype op de klantkaart bepaalt of de veertiendagenbrief in het schema zit. Zie Klantgegevens voor facturen.
Betalingstermijn op de klantkaart gaat voor op de termijn in het factuurschema.
De verzuimverklaring bepaalt of er eerst een ingebrekestelling komt. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.
De verzendwijze van de veertiendagenbrief (alleen e-mail, of e-mail plus post). Zie De veertiendagenbrief.
Pauzeren per factuur: een gepauzeerde factuur doet niet mee, ook niet als het schema aanstaat. Zie Betalingsherinneringen pauzeren.
Wijzigingen aan dit scherm komen in het auditlogboek. Zie Auditlogboek.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik heb het schema ingesteld maar er gaat niets uit. Loop deze vier na: staat het vinkje "Bookordo verstuurt de aanmaningen automatisch" aan, staat er minstens één herinnering aan, is de factuur echt over de vervaldatum, en staan de aanmaningen voor die factuur niet gepauzeerd. Het blok Aanmaningen op het factuurdetail zegt zelf welke van deze situaties er speelt.

Krijgt een klant meerdere brieven op één dag? Nee. Per klant gaat er hoogstens één brief per dag uit, ongeacht hoeveel facturen er openstaan of hoeveel treden er in theorie aan de beurt zijn.

We hebben een paar dagen storing gehad. Krijgt de klant nu een inhaalslag? Nee. Bookordo haalt gemiste dagen niet in. Na een onderbreking gaat er één brief uit, namelijk de eerstvolgende trede, en de termijnen die al in verstuurde brieven stonden blijven staan zoals ze waren. Termijnen worden altijd berekend uit opgeslagen datums, nooit uit het moment waarop de verwerking toevallig draait.

Kan ik zelf een herinnering versturen op een moment dat mij uitkomt? Nog niet. Op dit moment is het schema de enige manier waarop Bookordo herinneringen en aanmaningen verstuurt. Je kunt de factuur wel altijd opnieuw versturen via Opnieuw versturen op het factuurdetail, zie Facturen versturen.

Ik heb het aantal dagen aangepast. Geldt dat ook voor brieven die al onderweg zijn? De nieuwe dagen gelden vanaf de eerstvolgende trede. Een al verstuurde brief verandert niet, en de termijn die in die brief is aangezegd blijft ongewijzigd.

Geldt dit ook voor creditnota's? Nee. Een creditnota heeft geen vervaldatum en doet niet mee in het schema.

Er zit een limiet op? Ja, uit voorzorg: maximaal 200 aanmaningsberichten per dag per account. Dat is ruim boven normaal gebruik en bestaat om te voorkomen dat een fout of een vreemde import in één keer honderden klanten aanschrijft.

Is dit juridisch advies? Nee. Bookordo volgt de wettelijke regels zo nauwkeurig mogelijk en legt hier uit hoe het werkt, maar wij zijn geen juridisch adviseur. Gaat het om een groot bedrag, betwist je klant de vordering, of twijfel je over je eigen algemene voorwaarden, leg het dan voor aan een jurist of incassogemachtigde.