Rapporten van de inventaris
Onder Inventaris → Rapporten zie je wat je inventaris oplevert en kost. Er zijn vijf rapporten:
- Marge: wat je overhoudt per diensttype en per werkbon.
- Verbruik: welke materialen je gebruikt, per artikel, per diensttype of per klant.
- Voorraadwaarde: wat je voorraad waard is op een dag die je kiest.
- Onderhoudskosten: wat elk middel aan onderhoud kostte en aan huur opbracht.
- Inkoop: wat je per leverancier bestelde, ontving en terugstuurde.
Elk rapport download je als CSV voor Excel of je boekhouder.
De rapporten tonen inkoopprijzen en waardes. Daarom zien alleen de eigenaar en beheerders het tabblad. Een moderator ziet het niet, en een monteur of klant ziet nooit iets van deze cijfers. Het rapport Inkoop ziet alleen wie ook inkooporders mag beheren.
Een rapport kiezen
- Ga naar Inventaris en klik op het tabblad Rapporten.
- Klik bovenaan op het rapport: Marge, Verbruik, Voorraadwaarde, Onderhoudskosten of Inkoop.
- Kies bij Periode:
- Deze maand (zo opent het rapport);
- Vorige maand;
- Dit jaar;
- Vorig jaar;
- Eigen periode, met een Van- en een Tot en met-datum. Een eigen periode is hoogstens drie jaar.
- Het rapport ververst meteen. Onder de knoppen staat de periode die je ziet.
Klik op een regel om hem open te klappen: een diensttype toont zijn werkbonnen, een locatie zijn artikelen en een leverancier zijn inkooporders. Klik nog een keer om hem dicht te klappen.
Je keuze staat in het adres van de pagina. Bewaar de pagina als bladwijzer of stuur de link naar een collega met dezelfde rechten: die ziet hetzelfde rapport.
Welke werkbonnen meetellen
Marge, Verbruik en de verhuur bij Onderhoudskosten tellen alleen afgeronde werkbonnen. De datum die telt, is de dag waarop de werkbon werd afgerond, niet de dag van de afspraak of van de factuur.
- Een werkbon die op 31 maart wordt ingepland en op 2 april wordt afgerond, hoort bij april.
- Een werkbon die nog open staat, telt niet mee: de regels kunnen nog veranderen.
- Een geannuleerde werkbon telt nooit mee.
Dit is hetzelfde moment waarop Bookordo het verbruik van de voorraad afboekt.
Marge
Per diensttype zie je:
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Omzet | alle regels van de werkbonnen samen, na korting, zonder btw |
| Inkoop | de inkoopprijs keer het aantal, voor regels met een inkoopprijs |
| Arbeid | de gewerkte tijd van elke monteur keer zijn kostprijs per uur |
| Marge | omzet min inkoop min arbeid, in euro's en als percentage van de omzet |
Bovenaan staat het Totaal van alle diensttypes. De diensttypes staan van hoogste naar laagste omzet. Werkbonnen zonder diensttype staan onder Zonder diensttype.
Klap een diensttype open om de marge per werkbon te zien. Klik op de naam van de klant om de werkbon te openen. De cijfers zijn dezelfde als in het blok Interne marge op die werkbon (zie Inkoop en marge).
De gele waarschuwingen
- "3 regels zonder inkoopprijs: de marge is te hoog." Er staan materiaalregels op de werkbonnen zonder inkoopprijs. Die tellen niet mee in de inkoop, dus de marge lijkt hoger dan hij is. Op de opengeklapte werkbon staat welke regels het zijn. Vul de inkoopprijs in op de werkbon, of geef het artikel voortaan een inkoopprijs onder Materialen.
- "Monteurs zonder kostprijs per uur: Jan, Piet." Deze monteurs werkten aan de werkbonnen, maar hebben geen kostprijs per uur. Hun uren tellen dus niet mee. Vul de kostprijs in bij Medewerkers en open het rapport opnieuw.
Verbruik
Het verbruik toont de materialen uit je catalogus op afgeronde werkbonnen. Kies bij Groeperen:
- Per artikel: per artikel het Aantal met de eenheid, de Inkoopwaarde, de Omzet en op hoeveel Werkbonnen het stond.
- Per diensttype: wat elk diensttype aan materiaal verbruikte. Klap een diensttype open voor zijn artikelen.
- Per klant: wat er bij elke klant gebruikt is. Klap een klant open voor de artikelen.
Een regel die vrij is getypt en geen artikel uit de catalogus is, telt niet mee. Bovenaan staat hoeveel van die losse regels er waren. Zijn er regels zonder inkoopprijs, dan meldt het rapport dat de inkoopwaarde te laag is.
Voorraadwaarde
De voorraadwaarde gebruikt geen periode maar een Peildatum: de waarde van je voorraad aan het eind van die dag. Zo opent het rapport met vandaag.
Voor de jaarafsluiting van je boekhouder klik je op de knop 31 december van vorig jaar. Je ziet dan de voorraad zoals die op die dag was, ook al is er sindsdien veel ontvangen en verbruikt.
- Bovenaan staat de Voorraadwaarde van alle locaties samen.
- Daaronder staat elke locatie met haar waarde. Een bus heet "Bus ...". Een gearchiveerde locatie waar nog voorraad lag, staat er ook, met "(gearchiveerd)".
- Klap een locatie open voor de artikelen met Aantal, Per eenheid en Waarde.
De waarde per eenheid is de gemiddelde inkoopprijs van alle ontvangsten tot en met de peildatum. Had het artikel tot dan geen ontvangst met prijs, dan geldt de inkoopprijs uit de catalogus. Met vandaag als peildatum is het totaal gelijk aan de waarde op het tabblad Voorraad.
- Negatief: tel deze voorraad. Volgens Bookordo lag er minder dan nul. Zo'n voorraad telt als 0. Tel de locatie onder Voorraad.
- Zonder inkoopprijs, waarde onbekend. Het artikel heeft nergens een prijs. Geef het een inkoopprijs onder Materialen.
Onderhoudskosten
Per middel zie je voor de gekozen periode:
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Kosten | de kosten van alle onderhoud en keuringen die je in de periode vastlegde |
| Beurten | hoeveel keer er onderhoud of een keuring was, ook zonder kosten |
| Verhuuromzet | wat de huur van het middel opbracht op afgeronde werkbonnen |
| Aanschafprijs en Boekwaarde | van de kaart van het middel; de boekwaarde is indicatief, van vandaag |
Zo zie je of een hoogwerker zijn onderhoud terugverdient. Klik op de naam om het middel te openen.
Je ziet alleen middelen met kosten of verhuur in de periode. Zet Toon alle middelen aan voor je hele register, bijvoorbeeld voor een overzicht van het hele jaar.
De kosten vul je in bij Uitgevoerd in een onderhoudsschema (zie Onderhoud en keuringen). De huur komt van de knop Huur in rekening brengen op de werkbon (zie Inkoop en marge).
Inkoop
Per leverancier zie je voor de gekozen periode:
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Besteld | het bedrag van de inkooporders die je in de periode bestelde |
| Ontvangen | wat je in de periode ontving op inkooporders van deze leverancier |
| Retour | wat je in de periode terugstuurde (als min-bedrag) |
| Netto | ontvangen min retour |
Bij elke leverancier staat hoeveel inkooporders het waren en hoeveel daarvan te laat waren. Een order is te laat als hij na de verwachte datum nog open stond, of als de laatste levering na die datum binnenkwam.
Klap een leverancier open voor zijn inkooporders met nummer, status, besteldatum en verwachte datum. Klik op het nummer om de order te openen. Een order in concept telt niet mee: die is nog niet besteld.
Ontvangsten zonder inkooporder, zoals een losse ontvangst of je beginvoorraad, staan onderaan onder Zonder inkooporder.
De CSV downloaden
Klik op Download CSV. Je krijgt het rapport dat je ziet, met dezelfde periode en keuzes, als bestand voor Excel:
- Marge: een regel per werkbon, met het diensttype ervoor.
- Verbruik: een regel per artikel, en per diensttype of klant als je zo groepeert.
- Voorraadwaarde: een regel per artikel per locatie.
- Onderhoudskosten: een regel per middel.
- Inkoop: een regel per inkooporder, met de totalen van de leverancier erachter.
Bedragen staan met een komma, zoals Excel ze in het Nederlands verwacht. Dubbelklik op het bestand om het in Excel te openen. Opent alles in één kolom? Kies dan in Excel Gegevens → Van tekst/CSV en als scheidingsteken puntkomma.
Op de telefoon
Het tabblad werkt ook op een telefoon. De cijfers staan dan onder elkaar per diensttype, locatie of leverancier. Tik op een regel om hem open te klappen.
Veelgestelde vragen en problemen
Ik zie het tabblad Rapporten niet. Alleen de eigenaar en beheerders zien het, omdat er inkoopprijzen in staan. Vraag de eigenaar om je rol aan te passen (zie Gebruikers en rollen).
Ik zie het rapport Inkoop niet. Daarvoor moet je ook inkooporders mogen beheren. Dat mogen de eigenaar en beheerders.
Een werkbon ontbreekt in Marge of Verbruik. Hij is nog niet afgerond, of hij werd in een andere periode afgerond. Kijk op de werkbon wanneer hij werd afgerond en kies die periode.
Mijn marge lijkt te hoog. Kijk naar de gele waarschuwing. Regels zonder inkoopprijs en monteurs zonder kostprijs per uur maken de marge hoger dan hij is.
De voorraadwaarde op 31 december is anders dan wat ik toen zag. Kijk of er later nog boekingen met een datum in het verleden zijn gedaan, zoals een telling of import. Het rapport rekent met alle boekingen tot en met de peildatum. Ontvangsten na de peildatum tellen niet mee voor de prijs.
De voorraadwaarde is anders dan op het tabblad Voorraad. Staat de peildatum op vandaag? Alleen dan zijn ze gelijk.
Bij een middel staan beurten maar geen kosten. Bij Uitgevoerd is geen bedrag ingevuld. Een regel in het logboek kun je niet aanpassen: open het middel, verwijder de regel in het logboek en leg hem opnieuw vast met de kosten.
"Kies een peildatum tot en met vandaag." De voorraadwaarde kan niet in de toekomst kijken. Kies vandaag of een eerdere dag.
"Kies een periode van hoogstens drie jaar." Maak de eigen periode korter, of download meerdere periodes na elkaar.
Zie ook Inkoop en marge, Voorraad, Middelen, Onderhoud en keuringen en Leveranciers en bestellen.