Inkoop en marge

Bookordo onthoudt bij elke regel wat het artikel jou kostte. Zo zie je per werkbon en per factuur wat je eraan overhoudt. Daarnaast komt het artikelnummer op de factuur, plan je middelen al op de offerte en kun je een middel per dag of per uur verhuren.

Inkoopprijzen en marges zijn alleen voor jou en voor andere beheerders. De klant en de monteur zien ze nooit: niet in het portaal, niet op de werkbon-PDF, niet op de factuur en niet in de monteursapp.

Waar de inkoopprijs vandaan komt

Je vult de inkoopprijs van een artikel in bij Factureren → Materialen. Vanaf daar loopt hij mee, steeds als kopie van dat moment:

• Op een offerte krijgt een regel uit de catalogus de inkoopprijs van dat moment.
• Op een werkbon gebeurt dat ook, of je de regel zelf toevoegt, de monteur hem scant of kiest, of hij uit het standaardpakket komt.
• Een omgezette offerte neemt de inkoopprijs van de offerte mee. Is de inkoopprijs in de catalogus intussen veranderd, dan blijft de offerte leidend.
• Op een factuur neemt elke regel de inkoopprijs van de werkbonregel mee, net als het artikel.
• Een losse factuur: kies je een regel Uit catalogus, dan krijgt die de inkoopprijs en het artikelnummer uit de catalogus.

Verander je later de inkoopprijs in de catalogus, dan veranderen bestaande offertes, werkbonnen en facturen niet.

Een inkoopprijs aanpassen op de werkbon

Onder elke regel op de werkbon staat Inkoop per stuk (of per meter, per uur). Typ een bedrag of maak het veld leeg en klik ernaast; het wordt meteen opgeslagen. Gebruik dit voor een regel die je vrij hebt getypt, of als de inkoop deze keer anders was.

Kostprijs per uur van een monteur

Ga naar Medewerkers, open een monteur en vul Kostprijs per uur in: wat een uur van deze monteur je kost aan loon en lasten. Dit is iets anders dan het Uurtarief, want dat is wat de klant betaalt. De kostprijs telt alleen mee in de marge.

Interne marge op de werkbon

Onder de totalen bij Regels staat het blok Interne marge:

Bookordo waarschuwt als het blok onvolledig is:

• "2 materiaalregels zonder inkoopprijs": van die regels weet Bookordo niet wat ze kostten, dus de marge is te hoog. Vul de inkoop in onder de regel of in de catalogus.
• "Geen kostprijs per uur voor ...": de uren van die monteur tellen niet mee. Vul de kostprijs in bij Medewerkers.

Interne marge op de factuur

Op de pagina van een factuur staat hetzelfde blok Interne marge. Het rekent met de inkoopprijzen op de factuurregels zelf en met de gewerkte uren van de werkbonnen op die factuur. Bij een creditnota staat het niet.

Artikelnummer op de factuur

Heeft een artikel een artikelnummer (SKU) in de catalogus, dan komt dat klein onder de regel op de factuur, bijvoorbeeld "Art.nr. KN-12". Zo ziet de klant op de PDF, de online factuurpagina en in het portaal welk onderdeel het was.

In de e-factuur (UBL) staat het artikelnummer als artikelnummer van de verkoper. Heeft het artikel een geldige EAN-code, dan staat ook die erin. De boekhouding van een zakelijke klant kan het artikel daarmee herkennen.

Middelen op de offerte

Op een offerte staat het blok Middelen (intern). Daar zet je wat er voor de klus nodig is, zoals een hoogwerker of precies één ladder, en of het verplicht of aanbevolen is.

• Kies je een diensttype met een standaardpakket en is het blok nog leeg, dan vult Bookordo het met de middelen uit het pakket.
• De klant ziet dit blok niet, ook niet op de PDF.
• Zet je de offerte om naar een werkbon, dan komen deze middelen op de werkbon in plaats van die uit het pakket. Een middel dat je precies hebt aangewezen en dat verplicht is, wordt meteen ingepland. De rest staat onder Nodig volgens het standaardpakket.

Een middel verhuren

Een middel kan een verhuurtarief hebben, bijvoorbeeld een hoogwerker voor EUR 95,00 per dag.

1. Open het middel onder Inventaris, klik op Bewerken en vul bij Verhuur het tarief in, per dag of per uur.
2. Zet het middel op een werkbon zoals altijd (zie Middelen).
3. Bij het middel op de werkbon staat nu Huur in rekening brengen. Klik erop.

Bookordo zet er een regel "Huur Hoogwerker 12 m" bij:

Nog niet ingepland? Dan wordt het aantal 1. Je kunt het aantal en de prijs daarna aanpassen zoals bij elke regel.

Dit gebeurt nooit vanzelf: er komt pas huur op de factuur als jij op de knop klikt. Per werkbon kan elk middel één keer worden verhuurd.

Wie wat ziet

Veelgestelde vragen en problemen

De marge is erg hoog. Waarschijnlijk hebben regels geen inkoopprijs, of hebben monteurs geen kostprijs per uur. Het blok zegt welke. Vul ze aan, dan klopt de marge.

Ik heb de inkoopprijs in de catalogus verhoogd, maar de werkbon toont de oude. Dat klopt: de werkbon onthoudt de prijs van het moment waarop de regel erop kwam. Pas de inkoop onder de regel aan als het deze keer anders was.

Er staat geen artikelnummer op de factuur. Het artikel heeft geen artikelnummer in de catalogus, of de regel is vrij getypt in plaats van uit de catalogus gekozen.

De knop Huur in rekening brengen staat er niet. Het middel heeft geen verhuurtarief, of de huur staat al op de werkbon ("Huur staat op de werkbon").

Het aantal dagen huur klopt niet. Bookordo telt de dagen van de geplande bezoeken op het moment dat je klikt. Plan je daarna nog iets bij, pas dan het aantal op de regel aan.

Zie ook Werkbonnen, Middelen, Offertes maken en versturen, Verzamelfactuur en losse factuur, Medewerkers beheren en Standaardpakket per diensttype.