Voorraad

Bookordo houdt per artikel bij hoeveel er ligt, per magazijn en per bus. Dat gebeurt niet met een getal dat iemand overtypt, maar met boekingen: elke ontvangst, elk verbruik op een werkbon, elke overboeking en elke telling wordt vastgelegd. De voorraad is wat al die boekingen samen opleveren. Daardoor zie je altijd waar een verschil vandaan komt.

Je vindt alles onder Inventaris, tabblad Voorraad.

Voorraad bijhouden per artikel

Niet elk artikel hoeft geteld te worden. Zet het aan per artikel:

1. Ga naar Factureren → Materialen en open het artikel.
2. Vink Voorraad bijhouden aan en sla op.

Dit kan alleen bij artikelen van de soort Materiaal. Arbeid, voorrijkosten, overig en tekst hebben nooit voorraad. De eenheid van de voorraad is de eenheid van het artikel, bijvoorbeeld stuk of meter. Aantallen mogen drie decimalen hebben, zoals 12,5 meter kabel.

Zet je Voorraad bijhouden later uit, dan blijft de geschiedenis staan maar boekt Bookordo niets meer. Zet je het weer aan, begin dan met een telling.

Locaties: magazijnen en bussen

Voorraad ligt op een locatie. Dat zijn je magazijnen en de bussen die je onder Inventaris, tabblad Locaties, hebt staan. Elke bus hoort bij een voertuig. De monteur die dat voertuig bij zich heeft, is de monteur van die bus.

Een magazijn waar nog voorraad ligt, kun je niet archiveren; boek de voorraad eerst over. Hetzelfde geldt voor een voertuig dat uit gebruik gaat terwijl er nog voorraad in de bus ligt.

Beginvoorraad

Begin op een van twee manieren:

• Tellen per locatie, zie hieronder.
• Beginvoorraad importeren uit Excel of een CSV-bestand, met de kolommen artikel, locatie en aantal, en eventueel minimum en maximum.
  • Bij artikel mag je het artikelnummer, de EAN-code of de precieze naam gebruiken.
  • Download eerst het voorbeeldbestand in het venster.
  • Je ziet per regel wat er gebeurt voordat er iets geboekt wordt.
  • Zit er een fout in het bestand, zoals een onbekend artikel of een onbekende locatie, dan boekt Bookordo niets en zie je per regel wat er mis is.
  • De import zet Voorraad bijhouden voor die artikelen aan en boekt het verschil met de reden "Beginvoorraad".

Boeken

Bovenaan het tabblad, en per locatie bij een artikel:

• Ontvangen: er komt voorraad binnen. Kies het artikel, de locatie en het aantal, en eventueel de inkoopprijs per stuk. Laat je die leeg, dan geldt de inkoopprijs uit de catalogus. Een ontvangst voor 0 euro, bijvoorbeeld gratis gekregen, mag, maar dan met een opmerking.
• Overboeken: van de ene naar de andere locatie, bijvoorbeeld van het magazijn naar de bus van Jan.
• Afboeken: weg zonder werkbon, met de reden kapot, verlopen, kwijt of anders en een toelichting.

Klik op een artikel om de voorraad per locatie te zien en de Geschiedenis: elke boeking met datum, wie, waarom en, bij verbruik, de werkbon.

Gereserveerd en beschikbaar

Een werkbon die nog niet is afgerond reserveert zijn materialen op de locatie waar ze vandaan komen.

• Gereserveerd: wat geplande werkbonnen nodig hebben.
• Beschikbaar = voorraad min gereserveerd.

Een reservering vervalt als de regel van de werkbon gaat, als de werkbon wordt geannuleerd, of als hij wordt afgerond, want dan wordt het verbruik.

Op de werkbon

Bij Regels staat het blok Voorraad zodra de werkbon artikelen met voorraad heeft.

• Voorraad uit: waar het materiaal vandaan komt. Standaard is dat de bus van het aanspreekpunt van de werkbon: de bus van het voertuig dat die monteur bij zich heeft. Heeft het aanspreekpunt geen bus, dan is het het magazijn. Je kunt een andere locatie kiezen.
• Per regel zie je hoeveel er nodig is en hoeveel beschikbaar. Is er te weinig, dan staat er Tekort. Afronden blijft altijd mogelijk: de voorraad gaat dan negatief.

Bij afronden boekt Bookordo het verbruik af van die locatie. Dat gebeurt ook als de monteur zonder bereik afrondt en de werkbon later binnenkomt; dan telt het moment van afronden. De locatie ligt daarna vast.

Na het afronden nog iets veranderen? Pas je een aantal aan, voeg je een regel toe of haal je er een weg, dan boekt Bookordo het verschil als correctie. De oude boeking blijft staan.

Geannuleerd na afronden? Dan blijft het verbruik staan, want het materiaal kan al zijn ingebouwd. Is het terug, klik dan op Voorraad terugboeken. Een creditfactuur boekt nooit voorraad terug.

Negatieve voorraad

Als er meer verbruikt is dan er volgens Bookordo lag, wordt de voorraad negatief. Dat mag, want de monteur heeft het echt gebruikt. Het artikel krijgt dan het rode label Negatief: tel deze voorraad. Tel die locatie, dan klopt het weer.

Tellen

1. Klik op Tellen en kies de locatie. Bookordo zet alle artikelen met voorraad of een minimum op die locatie op de lijst, met de voorraad van dat moment.
2. Vul per artikel in wat er echt ligt, eventueel met een reden. Een leeg veld telt niet mee. Je kunt tussendoor Opslaan.
3. Klik op Goedkeuren. Bookordo boekt per artikel het verschil met de voorraad bij de start van de telling.

Wordt er tijdens het tellen nog iets ontvangen of verbruikt, dan telt dat gewoon mee: alleen het verschil met de start wordt geboekt. Per locatie loopt er één telling tegelijk.

Minimum, maximum en meldingen

Open een artikel en kies Minimum en maximum per locatie.

• Minimum: zakt de beschikbare voorraad op die locatie eronder, dan krijg je een melding:

  • op het dashboard in de kaart Inventaris, onder Voorraad;
  • in de dagelijkse inventarismail, één keer per keer dat het eronder zakt.

  Komt de voorraad weer op of boven het minimum, dan meldt Bookordo een volgende daling opnieuw.

• Maximum: tot hoeveel je aanvult. Bestellen tot het maximum komt in een volgende stap.

Op het dashboard staan ook tekorten: werkbonnen in de komende 14 dagen die meer nodig hebben dan er op hun locatie ligt.

Welke meldingen per mail gaan, kies je onder Inventaris, tabblad Onderhoud, bij Meldingen inventaris (Voorraad onder minimum). Zie Onderhoud en keuringen.

Waarde

Beheerders zien per artikel de waarde van de voorraad: het aantal keer de gemiddelde inkoopprijs van de ontvangsten. Zonder ontvangsten geldt de inkoopprijs uit de catalogus.

Wie wat mag

Veelgestelde vragen en problemen

Er staat een tekort, maar ik weet dat het er ligt. Dan klopt de voorraad op die locatie niet. Tel de locatie, of boek over vanuit waar het wel ligt.

Het verbruik is van de verkeerde bus afgeboekt. Na afronden ligt de plek vast. Boek het verschil over van de ene locatie naar de andere. Kies volgende keer vóór het afronden de juiste plek bij Voorraad uit.

Ik kan een magazijn niet archiveren. Er ligt nog voorraad. Boek die over of af; als alles op nul staat, lukt archiveren.

Waarom staat een artikel met Voorraad bijhouden uit toch in de lijst? Er ligt nog voorraad van. Tel het naar nul, of zet Voorraad bijhouden weer aan.

Een gearchiveerd artikel heeft nog voorraad. Kies het filter Gearchiveerd. Tel of boek het naar nul.

Zie ook Materialen, Middelen, Werkbonnen en Dashboard en inbox.