Onderhoud en keuringen

Bookordo houdt bij wanneer je bussen, hoogwerkers, ladders en gereedschap gekeurd of onderhouden moeten worden, en wanneer een garantie of een polis afloopt. Je krijgt op tijd een waarschuwing: op het dashboard, in een dagelijkse mail, als taak, en op het planbord als je een middel inplant dat niet in orde is. Het werkt op de middelen onder Inventaris; zie Middelen.

Welke regels er gelden

Bookordo rekent met de termijn die jij instelt. Als richtlijn:

• APK van een bestelbus (tot 3.500 kg): diesel en lpg na 3 jaar en daarna elk jaar; benzine en elektrisch na 4 jaar, daarna om de 2 jaar tot de bus 8 jaar oud is, daarna elk jaar. Bookordo haalt de vervaldatum van de APK zelf op bij de RDW.
• Elektrisch gereedschap (NEN 3140): de termijn volgt uit je eigen risico-inventarisatie; vaak elk jaar voor klasse I en om de 2 jaar voor klasse II, korter bij zwaar gebruik.
• Ladders en trappen (NEN 2484): minstens één keer per jaar een inspectie door een deskundige.
• Hoogwerkers: een keuring voor het eerste gebruik en daarna periodiek volgens de fabrikant; elk jaar is gebruikelijk.

Schema's per soort of categorie

Onder Inventaris, tabblad Onderhoud, staan bij Schema's per soort of categorie de vaste schema's. Elk nieuw middel van die soort of categorie krijgt het schema meteen. Standaard staan er:

• Ladder: Ladderinspectie (NEN 2484), elk jaar;
• Hoogwerker: Keuring hoogwerker, elk jaar;
• Voertuig: APK, met de datum van de RDW;
• categorie Elektrisch gereedschap: NEN 3140 keuring, elk jaar.

Met Nieuw schema voeg je er een toe, bijvoorbeeld "Kalibratie" voor de categorie "Meetapparatuur". Met het potlood pas je een schema aan, met de prullenbak verwijder je het; middelen die het schema al hebben, houden hun eigen kopie.

Heeft een bestaand middel nog niet alle schema's van zijn soort of categorie, dan staat op de pagina van het middel de knop Schema's toepassen.

Een schema op een middel

Open het middel en ga naar Onderhoud en keuringen. Klik op Nieuw schema en vul in:

1. Soort: APK, NEN 3140 keuring, Ladderinspectie, Keuring, Onderhoudsbeurt, Kalibratie, Verzekering of Eigen, en een Naam.
2. Elke ... maanden, en/of Of elke (gebruik) met km of draaiuren, bijvoorbeeld elke 15.000 km. Dan geldt wat het eerst komt.
3. Volgende keer rekenen vanaf:
   • De datum waarop het is gedaan: een onderhoudsbeurt die een maand te laat is gedaan, schuift een maand op;
   • Een vast ritme: een verzekering of een contractuele keuring houdt dezelfde datum, ook als je eerder of later bent.
4. Laatst gedaan op: daaruit rekent Bookordo de volgende keer. Weet je de datum niet, vul dan Volgende keer op in. Zonder beide rekent Bookordo vanaf de aanschafdatum, of het schema staat op "Nog geen datum".
5. Waarschuwen (dagen vooraf), bijvoorbeeld "90, 30, 7".
6. Wie doet het meestal: een monteur (die krijgt de taak) of kantoor en een Externe partij, en de Verwachte kosten.

Elk schema toont de volgende datum met een label: Te laat, Binnenkort (binnen 30 dagen), Op tijd of Geen datum.

APK. Een voertuig met een kenteken krijgt de vervaldatum van de APK van de RDW, meteen bij het aanmaken. Bookordo kijkt elke week of de RDW een nieuwe datum heeft; met Nu ophalen bij RDW doe je dat direct. Heeft de RDW geen datum (een buitenlands of vrijgesteld voertuig), bewerk het schema dan en vul Volgende keer op zelf in.

Uitgevoerd vastleggen

Is de keuring of het onderhoud gedaan, klik dan bij het schema op Uitgevoerd en vul in: de Datum (niet in de toekomst), Resultaat, Door (een monteur of een externe partij), de Stand bij een schema op km of draaiuren, de Kosten en eventueel het rapport (upload het eerst onder Documenten). Klik op Vastleggen.

• De volgende datum schuift door volgens het schema, de waarschuwingen beginnen opnieuw en de open taak sluit vanzelf.
• Afgekeurd zet het middel op Defect en laat de datum staan. Is het gerepareerd en opnieuw goedgekeurd, leg dan een nieuwe Uitgevoerd vast en zet de status terug op Beschikbaar.
• Een vastlegging met een oudere datum dan de laatste keer verandert de volgende datum niet.
• Met Reparatie vastleggen onder Logboek leg je een reparatie vast; met Claim vastleggen bij een garantie een garantieclaim.

Het Logboek toont alles wat is vastgelegd. Daaronder staan de Kosten per jaar: de aanschaf en alle kosten van keuringen, onderhoud en reparaties. Een regel verwijderen kan met de prullenbak; de datum van het schema verandert daardoor niet.

Meterstanden

Bij een schema op km of draaiuren voer je af en toe de stand in met Meterstand invoeren. Bookordo rekent het gemiddelde gebruik over de laatste 90 dagen uit en schat zo wanneer de volgende beurt nodig is. Een stand lager dan de vorige kan niet.

Garanties

Onder Garanties klik je op Garantie toevoegen: de soort (fabrieksgarantie, verlengde garantie of een onderdeel, bijvoorbeeld de accu), Geldig tot, wie je belt bij een claim, de voorwaarden en het garantiebewijs. Een garantie zonder einddatum vink je aan als Levenslang; die waarschuwt nooit. Bookordo waarschuwt 60 en 14 dagen vooraf en op de dag zelf.

Documenten met een geldigheidsdatum

Een document met Geldig tot, zoals een verzekeringspolis of een keuringsrapport, waarschuwt 30 en 7 dagen vooraf en op de dag erna. Een nieuwe datum op het document waarschuwt weer vanaf het begin.

Waarschuwingen

Elke nacht kijkt Bookordo alle middelen na die in gebruik zijn. Een middel dat vermist, gestolen, afgeschreven of verkocht is, waarschuwt niet. Elke waarschuwing komt één keer:

• Dashboard: de kaart Inventaris met wat te laat is en wat binnen 30 dagen komt;
• Mail: één mail per dag, alleen als er iets nieuws is;
• Taak: bij een keuring of onderhoud één taak per datum, voor de monteur die het meestal doet of anders voor kantoor. Zie Taken. De taak sluit vanzelf bij Uitgevoerd;
• Monteursapp: de monteur die het middel bij zich heeft, krijgt een pushbericht als de keuring binnen 14 dagen is of verlopen is;
• Planbord en werkbon: een middel dat In onderhoud of Defect is, of waarvan een keuring vóór de dag van het bezoek verloopt, staat geel met "Let op:". Je kunt het toch inplannen. Zie Planbord.

Meldingen inventaris

Onderaan het tabblad Onderhoud kies je bij Meldingen inventaris:

• naar welke adressen de mail gaat; zonder adres gaat hij naar het beheeradres onder Instellingen, en zonder beheeradres gaat er geen mail (het dashboard en de taken werken dan gewoon);
• welke waarschuwingen in de mail komen: Keuringen en onderhoud, Garanties, Documenten met een geldigheidsdatum. Zet je er een uit, dan komt die niet in de mail, maar wel op het dashboard.

Op hetzelfde tabblad staat bovenaan Wat eraan komt: alles met een datum, verdeeld in Te laat, Binnenkort, Later en Nog geen datum.

Wie wat mag

Eigenaren en beheerders zien en wijzigen alles. Moderators zien de schema's, het logboek en de garanties, maar geen kosten, en kunnen niets wijzigen.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg geen mail. Kijk onder Meldingen inventaris naar welk adres de mail gaat. Er komt alleen een mail als er die dag een nieuwe waarschuwing is.

Waarom krijg ik niet elke dag een mail over dezelfde keuring? Elke waarschuwing komt één keer: bijvoorbeeld 30 dagen vooraf, 7 dagen vooraf en de dag na de datum. Op het dashboard en op het tabblad Onderhoud zie je de stand altijd.

De APK-datum klopt niet. Klik bij de APK op Nu ophalen bij RDW. Geeft de RDW geen of een verkeerde datum, bewerk het schema dan en vul Volgende keer op zelf in.

Ik heb een keuring vastgelegd, maar de datum is niet verschoven. Was het resultaat Afgekeurd, of lag de datum vóór de vorige keer? Dan blijft de datum staan. Leg een goedgekeurde keuring vast met de juiste datum.

Een nieuw middel kreeg geen schema. Er is geen schema voor zijn soort of categorie. Voeg er een toe op het tabblad Onderhoud, of voeg het schema toe op het middel zelf.

Ik wil geen taak voor elke keuring. Vink de taak af of verwijder hem; er komt pas weer een taak bij de volgende datum.