Klanten importeren

Stap je over van een ander systeem, of houd je je klanten in een spreadsheet bij, dan zet je ze met Importeren op de pagina Klanten in één keer in Bookordo. Het bestand wordt eerst gecontroleerd en pas na jouw bevestiging verwerkt. Een klant die al bestaat (zelfde e-mailadres) wordt bijgewerkt, nooit dubbel aangemaakt.

Het bestand

Een CSV-bestand met een koptekst op de eerste regel. Puntkomma, komma of tab als scheidingsteken mag allemaal; Bookordo herkent het zelf. Excel en Numbers kunnen een werkblad als CSV bewaren. Download het Voorbeeldbestand in het importvenster om met de juiste kolommen te beginnen.

Herkende kolommen (Nederlandse en Engelse koppen worden beide begrepen, hoofdletters maken niet uit):

Kolom	Inhoud
naam	Naam van de klant of het bedrijf. Verplicht bij een nieuwe klant.
e-mail	Het e-mailadres. Verplicht op elke regel; dit is de sleutel.
telefoon	Telefoonnummer.
straat, huisnummer, postcode, plaats, land	Het adres.
klanttype	`consument` of `zakelijk`.
kvk, btw	KvK-nummer en btw-nummer van een zakelijke klant.
factuur e-mail	Een apart e-mailadres voor facturen.
betalingstermijn	In dagen, bijvoorbeeld `14` of `30`.
tags	Een of meer tags, gescheiden door komma's, bijvoorbeeld `onderhoudscontract,cv-ketel`. Zie Klantgroepen en tags.
status	`lead`, `prospect`, `klant` of `inactief`.
verantwoordelijke	Het e-mailadres van de gebruiker in Bookordo die deze klant beheert.
notitie	Een notitie die als eigen regel op de klantkaart komt.
marketing	`ja` of `nee`: mag deze klant nieuws en aanbiedingen ontvangen? Leeg laten als je het niet weet. Zie hieronder.
taal	De taal van de berichten aan deze klant: `nl`, `en`, `de` of `fr`, of de naam van de taal (Nederlands, English, Deutsch, Français). Leeg betekent de standaardtaal van je bedrijf. Zie Berichten in de taal van de klant.

Alleen e-mail is verplicht. Kolommen die Bookordo niet herkent, worden overgeslagen; het venster noemt ze. Een lege cel wist nooit iets: staat bij een bestaande klant het telefoonnummer al ingevuld en is de cel leeg, dan blijft het nummer staan.

Maximaal 2.000 regels per bestand. Een groter bestand knip je in delen.

De kolom marketing

Vul alleen ja in als de klant je echt toestemming heeft gegeven voor nieuws en aanbiedingen, bijvoorbeeld op een formulier of in een e-mail die je bewaart. Vul nee in als de klant zich ooit heeft afgemeld. Laat de cel leeg als je het niet weet; Bookordo past dan de wettelijke regel toe: een bestaande klant (iemand die iets bij je kocht) mag je berichten over je eigen diensten sturen, een lead of prospect niet. Hoe dat werkt, staat in Bulkberichten aan klanten. De waarde uit het bestand wordt vastgelegd met bron "import" en de bestandsnaam in het auditlogboek, zodat je later kunt laten zien waar de toestemming vandaan kwam.

Importeren

Ga naar Klanten en klik op Importeren (het pijltje omhoog naast het zoekveld).
Klik op Bestand kiezen en kies je CSV. Bookordo leest het bestand in je browser en toont direct de controle.
Lees de vier tellers: Nieuw (klanten die worden aangemaakt), Bijgewerkt (bestaande klanten waarvan iets verandert), Ongewijzigd (bestaande klanten zonder verschil) en Ongeldig (regels die worden overgeslagen, met per regel de reden). Daaronder staan de kolommen die niet herkend zijn en de verantwoordelijken die niet als gebruiker bestaan.
Klik op N klanten importeren. De regels worden in één keer verwerkt; je ziet daarna "x nieuw, y bijgewerkt, z ongewijzigd, w overgeslagen" en de lijst ververst.

Wat er met bestaande klanten gebeurt

Bookordo zoekt per regel op het e-mailadres (hoofdletters en spaties tellen niet mee). Bestaat de klant al, dan:

overschrijven ingevulde cellen de oude waarde;
laten lege cellen de oude waarde staan;
komen tags uit het bestand bij de bestaande tags, ze vervangen ze niet;
komt de notitie als nieuwe notitie op de klantkaart, bestaande notities blijven;
telt bij hetzelfde e-mailadres op twee regels alleen de laatste regel; de eerdere wordt als ongeldig gemeld.

Het e-mailadres zelf verandert nooit; wil je een klant een ander adres geven, zie Klanten beheren.

Instellingen die hierop ingrijpen

Rollen: importeren en exporteren kan iedereen die klanten mag bewerken; een moderator niet, zie Gebruikers en rollen.
Auditlogboek: elke import staat erin als client_import met de aantallen en de bestandsnaam; een toestemming uit het bestand als client_marketing_consent_changed met bron import, zie Auditlogboek.
Facturatievelden: klanttype, KvK, btw, factuur e-mail en betalingstermijn volgen dezelfde regels als het formulier, zie Klantgegevens voor facturen.

Veelgestelde vragen en problemen

"Naam ontbreekt bij een nieuwe klant." Een klant die nog niet bestaat heeft een naam nodig. Vul de kolom naam in of maak de klant eerst aan.

"E-mailadres ... is niet geldig." Controleer op spaties, een ontbrekende @ of een punt te veel. De regel wordt overgeslagen, de rest van het bestand gaat door.

"Verantwoordelijke ... is geen e-mailadres" of "Verantwoordelijke niet gevonden als gebruiker". De kolom verantwoordelijke verwacht het e-mailadres van een gebruiker van jouw Bookordo-account (zie Gebruikers en rollen). Een onbekend adres wordt overgeslagen; de rest van de regel wordt wel verwerkt.

Mijn kolommen worden niet herkend. Kijk naar de melding "Niet herkende kolommen, overgeslagen". Hernoem de kop in je bestand naar een van de namen in de tabel hierboven, of begin met het Voorbeeldbestand.

Excel maakt van mijn postcode of KvK-nummer een getal. Zet de kolom in Excel op tekst voordat je als CSV bewaart, anders verdwijnen voorloopnullen.

Kan ik een import ongedaan maken? Nee. Controleer de tellers en de ongeldige regels voordat je op importeren klikt; bij twijfel importeer je eerst een klein bestand. Elke import staat met de aantallen en de bestandsnaam in het auditlogboek.

Ik wil mijn klanten juist exporteren. Klik op Exporteren op de Klantenpagina: je krijgt een CSV in dezelfde kolommen als de import, met de filters die op dat moment aanstaan. Zie Klantgroepen en tags.