Standaardpakket per diensttype

Bij elk diensttype hoort meestal een vaste set: een cv-onderhoud kost altijd voorrijkosten, een uur werk en een set pakkingen. Met een uitgebreide installatie gaat een ladder mee. Leg dat één keer vast als standaardpakket. Bookordo zet het dan op elke nieuwe offerte en op elke nieuwe werkbon van dat diensttype, zodat niemand het hoeft te onthouden of over te typen.

Een pakket instellen

1. Ga naar Configuratie → Diensttypen en klik bij het diensttype op Instellingen.
2. Open het tabblad Standaardpakket.
3. Stel het pakket samen:
   • Materialen: klik op Artikel toevoegen en kies een artikel uit de catalogus. Vul het Aantal in. Bij Soort regel kies je Vast (altijd erbij) of Optioneel (als optie op de offerte, zie hieronder).
   • Uren arbeid: het aantal uur dat de klus normaal kost, bijvoorbeeld 1,5. Bookordo rekent het uurtarief dat je bij Tarieven hebt ingesteld.
   • Voorrijkosten: vink aan als er voorrijkosten bij horen. Het bedrag komt uit Tarieven.
   • Middelen: kies een soort ("een hoogwerker") of precies één middel ("Ladder 3 m") en klik op Toevoegen. Kies daarna Verplicht of Aanbevolen.
4. Klik op Pakket opslaan.

Onder het pakket staat Prijs van het pakket: wat het opgeslagen pakket vandaag kost, zonder klantkorting en zonder de opties. Opties staan er apart onder. Als artikelen een inkoopprijs hebben, zie je ook de inkoop en je marge op de materialen. Alleen beheerders zien dit; monteurs zien nooit inkoopprijzen.

In de lijst met diensttypen staat het label Pakket bij elk diensttype dat er een heeft.

Wat er op een offerte gebeurt

Kies je bij een nieuwe offerte onder Inhoud een Diensttype met een pakket, dan komen de regels van het pakket er meteen onder:

• vaste materialen, Arbeid en Voorrijkosten als gewone regels;
• optionele materialen als optie: ze staan erbij, maar tellen niet mee in het totaal.

De regels krijgen de korting die de klant standaard heeft, net als een regel die je zelf uit de catalogus kiest. Je kunt alles nog aanpassen of weghalen. Elke regel uit het pakket heeft het label Uit standaardpakket. Na een wijziging staat er Uit standaardpakket, aangepast.

Ander diensttype gekozen? Staan er al pakketregels op de offerte, dan vraagt Bookordo wat je wilt:

• Vervang de pakketregels: de pakketregels die je niet hebt aangepast gaan eruit en het nieuwe pakket komt erbij. Regels die je wel hebt aangepast blijven staan.
• Laat staan: er verandert niets.

Bookordo vraagt dit nooit met een pop-up, maar met een blok onder het diensttype.

Opties op een offerte

Een optie is een regel die de klant zelf kan kiezen, bijvoorbeeld een overspanningsbeveiliging bij een nieuwe groepenkast.

• In de offerte zet je bij elke regel (behalve een tekstregel) een vinkje bij Optie. Regels uit het pakket die je als optioneel hebt ingesteld, hebben het vinkje al.
• Het totaal van de offerte is het totaal zonder opties. Daaronder zie je Opties samen en Met alle opties.
• Een offerte heeft minimaal één regel die geen optie is.

De klant ziet op de offertepagina een blok Opties met een vinkje per optie. Het Totaal met gekozen opties telt direct mee. De klant vinkt aan wat er bij moet en geeft akkoord. Wat de klant kiest, legt Bookordo vast bij de handtekening. Op de offerte staat daarna bij elke optie Optie, gekozen of Optie, niet gekozen. De PDF toont de opties in een eigen blok, en na het akkoord ook wat er gekozen is.

Bij Omzetten naar werkbon gaan de vaste regels en de gekozen opties mee; de rest niet.

Wat er op een werkbon gebeurt

Bookordo zet het pakket op elke nieuwe werkbon van het diensttype, hoe die ook ontstaat:

Optionele materialen komen nooit vanzelf op een werkbon.

Het pakket is een kopie. Pas je het pakket later aan, dan veranderen bestaande offertes en werkbonnen niet. Bovenaan de regels van de werkbon staat Standaardpakket van ... toegevoegd op ..., en elke regel uit het pakket heeft het label Uit standaardpakket.

Stond het pakket er nog niet op? Bijvoorbeeld omdat de werkbon van vóór het pakket is, of omdat je het diensttype hebt veranderd? Klik dan bij Regels op Standaardpakket toevoegen. Dat kan één keer per werkbon, en niet meer als de werkbon is afgerond of geannuleerd.

Uren uit het pakket en gewerkte uren. Klik je op Gewerkte uren overnemen, dan vervangen de echt gewerkte uren de geplande uren uit het pakket. De uren tellen dus nooit dubbel.

Wat de klant ziet

Boekt een klant online of via het portaal, dan staan de pakketregels op de werkbon. In het klantportaal en op de werkbon-PDF voor de klant ziet de klant die regels pas als het werk klaar is. Zo ziet de klant geen prijzen die jij nog niet hebt bekeken.

Middelen uit het pakket

• Een middel dat je precies hebt aangewezen en dat verplicht is, komt meteen op de werkbon. Is het die dag al ergens anders ingepland of uit gebruik, dan komt het als "nodig" op de werkbon, zodat je zelf kiest.
• Een soort ("een hoogwerker") of een aanbevolen middel komt bij Middelen onder Nodig volgens het standaardpakket:
  • Kies opent Middel toevoegen met een vrij middel van die soort al ingevuld. Je ziet ook hoeveel er vrij zijn, bijvoorbeeld "2 van 3 vrij".
  • Niet nodig haalt het weg.
  • Heb je geen enkel middel van die soort, dan staat er bijvoorbeeld Geen hoogwerker beschikbaar.
• Staat er op een ingeplande werkbon nog een verplicht middel open, dan toont het planbord een oranje label, bijvoorbeeld Let op: kies een hoogwerker. Je kunt gewoon plannen; het is een waarschuwing, geen blokkade.

Contracten

Op de werkbon van een contract komen de vaste materialen en de middelen uit het pakket. Arbeid en voorrijkosten komen er niet op, want die vallen onder de contractprijs. Per contract kies je hoe de materialen geprijsd worden: open het contract en ga naar het blok Budget en de keuze Materialen uit het standaardpakket.

• Inbegrepen (EUR 0): de materialen staan op de werkbon voor EUR 0. Je ziet wat er gebruikt is, maar de klant betaalt niets extra.
• Extra in rekening: de materialen staan erop tegen de catalogusprijs met de klantkorting, en worden gefactureerd. Ze tellen ook mee in het bedragbudget van het contract.

Klik daarna op Budget opslaan. Nieuwe contracten staan op Inbegrepen.

Het installateurspakket

Zet je het installateurspakket aan bij Configuratie → Diensttypen, dan krijgen de nieuwe diensttypen meteen een klein pakket:

• Servicebezoek, Storing, Onderhoud en Reparatie: voorrijkosten;
• Nieuwe installatie: voorrijkosten en een ladder (aanbevolen);
• Opname: geen pakket.

Artikelen zitten er niet in, want die verschillen per bedrijf. Diensttypen die je al had, blijven zoals ze zijn.

Wie wat mag

• Het pakket instellen kan wie diensttypen mag bewerken.
• Op een offerte komt het pakket voor wie offertes mag maken.
• Standaardpakket toevoegen en Niet nodig op een werkbon kan wie werkbonnen mag bewerken.

Veelgestelde vragen en problemen

Een artikel staat doorgestreept in het pakket. Het artikel is gearchiveerd in de catalogus. Bookordo slaat het over bij nieuwe offertes en werkbonnen. In de lijst met diensttypen staat een waarschuwing, bijvoorbeeld "1 gearchiveerd artikel in het pakket". Haal het artikel uit het pakket of zet het in de catalogus terug.

Er komen geen uren of voorrijkosten op de werkbon. Er is geen uurtarief of geen bedrag voor voorrijkosten ingesteld. Vul ze in bij Factureren → Factuurschema, blok Tarieven. Het pakket zegt het ook: "Geen uurtarief ingesteld bij Tarieven".

Ik heb hetzelfde artikel in het pakket en voeg het zelf nog eens toe. Dan staan er twee regels. Bookordo voegt ze niet stilletjes samen; pas er een aan of haal er een weg.

Ik heb het pakket aangepast, maar een bestaande werkbon is niet veranderd. Dat klopt: het pakket wordt gekopieerd op het moment dat de werkbon of offerte ontstaat. Pas de regels op de werkbon zelf aan.

De knop Standaardpakket toevoegen staat er niet. Het pakket staat al op de werkbon (zie de regel bovenaan bij Regels), of het diensttype van de werkbon heeft geen pakket.

De klant heeft de offerte goedgekeurd zonder opties, maar wil er nu toch een. Voeg de regel op de werkbon toe na het omzetten, of zet de offerte terug naar concept, pas hem aan en stuur hem opnieuw.

Wat gebeurt er als ik een offerte zelf op akkoord zet? Dan is er geen keuze van de klant vastgelegd, en gaan alleen de vaste regels mee naar de werkbon. Voeg de gewenste opties daar toe.

Zie ook Diensttypen, Offertes maken en versturen, Middelen, Contracten en Planbord.