Offertes maken en versturen

Met Offertes stel je een prijsopgave op met regels en BTW, stuur je de klant een persoonlijke goedkeuringslink en zet je een goedgekeurde offerte in één klik om naar een werkbon. De klant hoeft niet in te loggen: de link is voldoende om akkoord te geven of af te wijzen.

Een offerte maken

1. Ga in het menu naar Offertes en klik op Nieuwe offerte.
2. Kies onder Klant eventueel een bestaande klant (de gegevens worden dan ingevuld) of vul de klantnaam en contactgegevens los in. Alleen de Klantnaam is verplicht.
3. Vul onder Inhoud eventueel het Diensttype (bij omzetten naar werkbon), een Geldig tot-datum, een Titel (bijvoorbeeld "Vervanging cv-ketel") en een Toelichting in.
4. Voeg onder Regels je regels toe: omschrijving, aantal, eenheid, prijs en BTW (0, 9 of 21 procent). Onderaan rekent Bookordo Subtotaal, BTW totaal en Totaal live mee.
5. Klik op Aanmaken. De offerte krijgt automatisch een offertenummer (zoals Q-2026-0001) en een goedkeuringslink; de nummerreeks staat los van je factuurnummers.

Versturen en laten goedkeuren

1. Open de offerte en klik op Versturen. Heeft de klant een e-mailadres, dan gaat er een mail uit met het totaalbedrag en de goedkeuringslink; anders wordt de offerte alleen gemarkeerd als verzonden en deel je de link zelf, bijvoorbeeld via Goedkeuringslink kopiëren.
2. Op de goedkeuringspagina ziet de klant de regels en totalen en kiest onder Uw reactie voor Akkoord of Afwijzen (met optionele reden).
3. De status verandert mee: Concept, Verzonden, Goedgekeurd, Afgewezen of Omgezet. Op de offertelijst filter je op status en zoek je op offertenummer of klant.
4. Met PDF openen download je de offerte als PDF; met Intrekken trek je een openstaande offerte terug (die komt dan op Afgewezen te staan).

Omzetten naar een werkbon

Zodra de status Goedgekeurd is, verschijnt de knop Omzetten naar werkbon. Bookordo maakt dan een nieuwe werkbon aan met de klantgegevens, het adres en alle offerteregels als werkbonregels; de offerte krijgt de status Omgezet en linkt via Open gekoppelde werkbon naar de werkbon. Op de werkbon zelf zie je een herkomst-pill die terugverwijst naar de offerte. Plan de werkbon daarna in via Afspraak inplannen en factureer na afronding via Werkbonnen.

Instellingen die hierop ingrijpen

• Rechten: het menu-item Offertes is zichtbaar voor rollen met offerterechten; moderators zien het niet.
• Diensttype: omzetten naar een werkbon vereist een diensttype. Stel het bij het maken al in, of kies het uiterlijk bij het omzetten.
• BTW: regels accepteren alleen de tarieven 0, 9 en 21 procent, dezelfde tarieven als op werkbonregels en facturen.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg "Stel eerst een diensttype in op de offerte voordat u omzet." De offerte heeft geen diensttype en dat is nodig om een werkbon te maken. Neem het diensttype voortaan al mee bij het aanmaken van de offerte via het veld Diensttype (bij omzetten naar werkbon).

De klant klikt op Akkoord maar er gebeurt niets meer op de pagina. Waarschijnlijk was de offerte al goedgekeurd of ingetrokken; de pagina toont dan een statusmelding zoals "U heeft akkoord gegeven." of "Deze offerte is afgewezen." Nogmaals klikken op een al goedgekeurde offerte is onschadelijk.

Verloopt een offerte automatisch na de datum bij "Geldig tot"? Nee. De datum staat op de offerte en in de mail, maar Bookordo zet de status niet vanzelf op Verlopen. Wil je een verlopen offerte sluiten, gebruik dan Intrekken.

Wat is het verschil tussen Intrekken en een afwijzing door de klant? Beide zetten de offerte op Afgewezen. In het auditlog is te zien of de klant heeft afgewezen of dat jij hebt ingetrokken.

Kan ik een verzonden offerte nog aanpassen? Nee, er is geen bewerkscherm voor bestaande offertes. Trek de offerte in met Intrekken en maak een nieuwe met de juiste regels.