Het team op een werkbon

Gaan er meerdere monteurs naar één klus, dan zet je ze samen op de werkbon. Eén van hen is het aanspreekpunt: de hoofdmonteur, die de werkbon invult en afrondt. De anderen zijn assistenten. Iedereen in het team ziet in de app wie de collega's zijn, met functie en telefoonnummer, zodat ze elkaar onderweg kunnen bellen.

Het team samenstellen

1. Open de werkbon en klik op Werkbon bewerken.
2. Kies bij Hoofdmedewerker het aanspreekpunt.
3. Vink bij Assistenten de collega's aan die meegaan.
4. Klik op Opslaan.

De assistenten komen vanzelf op alle bezoeken van de werkbon die nog niet klaar of geannuleerd zijn, ook op een bezoek dat je later toevoegt. Haal je een assistent van de werkbon, dan verdwijnt hij ook van die bezoeken. Afgeronde bezoeken blijven zoals ze waren.

Op de werkbon zie je het blok Team: het aanspreekpunt bovenaan, daaronder de assistenten, elk met functie en een belknop als er een telefoonnummer bekend is. De functie en het telefoonnummer stel je in bij de medewerker, zie Medewerkers beheren.

Wie vult de werkbon in?

Bovenaan Medewerkers kies je bij Wie vult de werkbon in?:

• Alleen het aanspreekpunt (standaard): alleen de hoofdmonteur zet de werkstatus, vult de checklist in, laat de klant tekenen of slaat dat over, rondt de werkbon af en meldt Aankomen, Starten, Pauze en uitloop op een bezoek. Zo krijgt de klant één onderweg-bericht en niet drie, en is er één verantwoordelijke voor de werkbon.
• Het hele team: iedere monteur op de werkbon kan alles invullen en afronden.

Een assistent kan in beide gevallen zijn eigen tijd bijhouden met Tijd vastleggen, foto's toevoegen, veld-notities schrijven, berichten met de klant uitwisselen en zijn aankomst laten registreren. Kantoor kan altijd alles aanpassen, ook als alleen het aanspreekpunt invult.

Wat de monteur ziet

In de app staat op de opdracht het blok Team met de collega's en een belknop. Een assistent ziet bovenaan: "Lotte de Vries is het aanspreekpunt en vult de werkbon in." De knoppen voor status, checklist, handtekening en afronden ziet hij dan niet, en op zijn bezoeken staat dat het aanspreekpunt onderweg meldt en afrondt. Zie Monteursportaal.

Veelgestelde vragen en problemen

Het aanspreekpunt is ziek. Hoe rondt een assistent de werkbon af? Maak de assistent het aanspreekpunt: Werkbon bewerken, kies hem bij Hoofdmedewerker en sla op. Hij kan dan meteen verder. Of zet de instelling tijdelijk op Het hele team.

Een assistent krijgt "Alleen ... vult deze werkbon in." Dat klopt bij de standaardinstelling: alleen het aanspreekpunt mag die stap zetten. Vraag het aanspreekpunt, of maak de assistent zelf het aanspreekpunt.

Een assistent ziet zijn bezoek niet in Bezoeken. Controleer of hij als assistent op de werkbon staat. Bezoeken die al klaar of geannuleerd waren voordat je hem toevoegde, krijgen hem niet alsnog.

Ik zie geen telefoonnummer of functie bij een collega. Die vul je in bij de medewerker onder Medewerkers. Zonder telefoonnummer staat er geen belknop.