Betalingsherinneringen pauzeren

Soms moet het aanmaningsschema even stil. De klant heeft gebeld over een betalingsregeling, er loopt een discussie over de factuur, of er is iets misgegaan met de bezorging van een brief. In al die gevallen wil je niet dat er de volgende ochtend automatisch een volgende brief uitgaat.

Daarvoor is de pauzeknop. Die werkt per factuur: andere facturen van dezelfde klant lopen gewoon door.

Zo pauzeer je

Open de factuur in het beheer en zoek het blok Aanmaningen.
Klik op Aanmaningen pauzeren.
Kies een reden:
- Handmatig gepauzeerd: een andere reden dan de twee hieronder. Licht in de toelichting toe wat er speelt.
- Gedeeltelijke betaling ontvangen: de klant heeft een deel betaald. Let op: een al verstuurde veertiendagenbrief blijft gewoon geldig, en de incassokosten worden dan berekend over het bedrag dat nog openstaat.
- De klant betwist de factuur: de klant is het oneens met de factuur. Zolang dat geschil loopt, wil je geen aanmaningen sturen.
Vul een toelichting in. Dat veld is verplicht: het komt in het auditlogboek te staan, zodat later terug te lezen is waarom er geen aanmaning is verstuurd. Bijvoorbeeld: "klant belde over een betalingsregeling, afspraak volgt volgende week".
Klik op Pauzeren.

Op de factuur verschijnt daarna een gele melding met de reden en het moment waarop is gepauzeerd. In het factuuroverzicht krijgt de factuur het label "Aanmaningen gepauzeerd", zodat je in één blik ziet welke facturen niet meer worden achtervolgd.

Wat een pauze wel en niet doet

Wel:

Er gaat voor deze factuur geen betalingsherinnering, geen ingebrekestelling en geen veertiendagenbrief meer uit.
Het schema blijft staan op de trede waar het was. Hervat je later, dan gaat het verder waar het gebleven was; het begint niet opnieuw.

Niet:

Een pauze trekt geen verstuurde brief in. Wat de klant al heeft ontvangen, blijft staan.
Een pauze beëindigt geen lopende termijn. Loopt de termijn uit de veertiendagenbrief, dan loopt die gewoon door en verstrijkt hij op de dag die in de brief is aangezegd. Die termijn ligt vast vanaf het moment van versturen.
Een pauze stopt de wettelijke rente niet. Rente loopt van rechtswege over de periode dat de klant te laat is, en dat is geen instelling in Bookordo. Zie Rente en incassokosten.

Kort samengevat: pauzeren stopt nieuwe post, niet het recht dat al is ontstaan.

Hervatten

Klik op Aanmaningen hervatten op hetzelfde blok. Het schema pakt de draad op bij de eerstvolgende trede. Ook het hervatten komt in het auditlogboek.

Let op de dagtelling: elke trede na de eerste telt vanaf de dag dat de vorige brief echt is verstuurd. Heb je een maand gepauzeerd, dan kan de volgende trede dus meteen aan de beurt zijn zodra je hervat. Per klant gaat er wel hoogstens één brief per dag uit.

Wat er vanzelf pauzeert

Een onbestelbare brief. Komt een aanmaning terug als onbestelbaar, dan pauzeert Bookordo de aanmaningen voor die factuur automatisch, met de reden "De brief kwam niet aan". Dat is met opzet: doorgaan met de volgende trede terwijl de vorige nooit aankwam, maakt het probleem alleen groter.

Ging het om een ingebrekestelling of een veertiendagenbrief, dan gebeurt er nog iets belangrijkers. Die twee brieven werken pas als ze de klant hebben bereikt. Een onbestelbare brief heeft dus niets in gang gezet, en Bookordo zegt dat ook met zoveel woorden:

bij een veertiendagenbrief: de wettelijke termijn is niet gaan lopen, op grond van deze brief kunnen geen incassokosten in rekening worden gebracht, en er moet een nieuwe veertiendagenbrief worden verstuurd voordat er kosten mogen volgen;
bij een ingebrekestelling: het verzuim is niet vastgesteld, er loopt geen wettelijke rente en er kan nog geen veertiendagenbrief volgen.

Controleer in dat geval het e-mailadres op de klantkaart, of verstuur de brief per post, en hervat daarna pas. Zie De veertiendagenbrief.

Een gedeeltelijke betaling pauzeert niet vanzelf. Betaalt een klant een deel van de factuur, dan blijft de factuur openstaan en loopt het schema door over het restant. Wil je dat het stopt, bijvoorbeeld omdat je een betalingsregeling hebt afgesproken, pauzeer dan zelf met de reden "Gedeeltelijke betaling ontvangen".

Een volledig betaalde factuur valt vanzelf uit het schema. Daar hoef je niets voor te doen.

Verzendresultaat onbekend

Soms zie je bij een trede het label Verzendresultaat onbekend staan. Dat betekent dat de verzending wel is gestart, maar dat er geen bevestiging van de e-mailprovider is teruggekomen. Bookordo weet dan niet of de brief de deur uit is.

Zolang dat zo staat, stuurt Bookordo aan deze klant helemaal geen brieven meer, ook niet voor andere facturen. Dat is geen pauze die jij hebt gezet en je kunt hem ook niet met de hervatknop opheffen: het is een veiligheidsstop, omdat een tweede brief versturen terwijl de eerste misschien al is aangekomen erger is dan even wachten. Laat dit door een beheerder beoordelen en neem zo nodig contact op met support.

Pauzeren versus het schema uitzetten

Twee verschillende knoppen met een verschillend bereik:

Aanmaningen pauzeren werkt op één factuur en staat op het factuurdetail.
Automatische aanmaningen aan of uit werkt op je hele account en staat bij Factureren, Factuurschema. Staat die uit, dan gaat er nergens iets uit, ongeacht de pauzes per factuur. Zie Aanmaningen en het factuurschema.

Instellingen die hierop ingrijpen

Automatische aanmaningen (Factureren, Factuurschema): de hoofdschakelaar voor het hele account.
Auditlogboek: pauzeren, hervatten en de toelichting komen daar allemaal in te staan. Zie Auditlogboek.
Rollen: pauzeren en hervatten kan alleen met de bevoegdheid om facturen te beheren. Zie Gebruikers en rollen.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik heb gepauzeerd. Krijgt de klant nu een inhaalslag als ik hervat? Nee. Er gaat één brief uit, namelijk de eerstvolgende trede, en per klant nooit meer dan één brief per dag.

Kan ik een verstuurde veertiendagenbrief terugdraaien door te pauzeren? Nee. Een verstuurde brief blijft staan en de aangezegde termijn loopt gewoon door. Wil je iets terugnemen, neem dan zelf contact op met je klant.

Waarom moet ik verplicht een toelichting invullen? Omdat een gepauzeerde factuur maanden later een raadsel is als er niets bij staat. De toelichting komt in het auditlogboek en is precies wat je collega, je boekhouder of je jurist later nodig heeft.

Kan ik de aanmaningen voor een hele klant pauzeren? Niet in één handeling. Pauzeer de openstaande facturen van die klant afzonderlijk, of zet automatische aanmaningen voor het hele account uit als het om iets tijdelijks gaat.

De klant heeft gereageerd op de herinnering. Stopt het schema dan? Nee, niet automatisch. Reageert een klant per e-mail, pauzeer dan zelf zolang het gesprek loopt.

Ik zie de pauzeknop niet. Dan mist je rol de bevoegdheid om facturen te beheren, of je kijkt naar een factuur die al betaald of geannuleerd is.