De veertiendagenbrief

De veertiendagenbrief is de wettelijke aanmaning uit art. 6:96 lid 6 BW. Het is de laatste stap van het aanmaningsschema voor een particuliere klant, en het is de enige brief waarin je incassokosten mag aanzeggen. Zonder zo'n brief, correct verstuurd, kun je bij een consument helemaal geen incassokosten vorderen.

Bookordo schrijft deze brief zelf. Je kunt er geen sjabloon voor kiezen en de tekst niet aanpassen. Dat is geen beperking uit gemak, en hieronder staat waarom.

Voor wie is de brief bedoeld

Alleen voor klanten met klanttype Consument op de klantkaart, dus een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Voor zakelijke klanten bestaat deze verplichting niet: daar is de vergoeding van minimaal € 40 al verschuldigd zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldag (art. 6:96 lid 4 BW). Zie Aanmaningen en het factuurschema.

De brief gaat pas uit als de klant in verzuim is. Wanneer dat zo is, hangt af van je algemene voorwaarden. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.

Waarom de tekst vastligt

De Hoge Raad heeft op 25 november 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704) precies uitgemaakt hoe de betaaltermijn in deze brief geformuleerd moet worden. De termijn van veertien dagen begint namelijk pas te lopen op de dag nadat de brief bij de klant is bezorgd, niet op de dag van verzending en niet op de dag van bezorging zelf.

Twee formuleringen zijn door de Hoge Raad goedgekeurd:

"binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd";
"binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd".

Bookordo gebruikt de tweede, letterlijk. Die geeft de klant één dag meer dan het wettelijk minimum, en de Hoge Raad staat uitdrukkelijk toe om een langere termijn te geven. Daarmee is de brief bestand tegen een telfout in beide richtingen.

Noemt een brief een te vroege begin- of einddag van de termijn, of geeft hij verwarrende of misleidende informatie daarover, dan heeft die brief volgens de Hoge Raad geen enkel rechtsgevolg: de consument wordt dan nooit incassokosten verschuldigd. Erger nog, dat is niet te repareren met een vervolgbrief waarin je alsnog wat extra tijd geeft. Alleen een compleet nieuwe, correcte veertiendagenbrief helpt dan.

Eén verkeerd woord kost dus de hele vordering op incassokosten, en je merkt dat pas jaren later bij de kantonrechter. Daarom is de tekst een vast onderdeel van Bookordo en geen instelling.

Wat er in de brief staat

De brief noemt:

de openstaande facturen, elk met hun factuurnummer en bedrag;
de hoofdsom, en verder niets als te betalen bedrag;
dat je incassokosten van een genoemd bedrag verschuldigd bent als er niet binnen de termijn wordt betaald;
dat je géén incassokosten verschuldigd bent als er wel op tijd volledig wordt betaald;
dat bij een gedeeltelijke betaling binnen de termijn de incassokosten worden berekend over het bedrag dat daarna nog openstaat;
dat er voor het versturen van deze brief zelf niets in rekening wordt gebracht;
eventueel een betaallink.

En wat er bewust niet in staat:

Geen datum. Nergens in de brief staat een dag, een datum of een dagnaam. De termijn is aan de bezorging gekoppeld, en een datum zou daar een belofte van maken die niet klopt als de post een dag later is. Bookordo controleert dit ook echt: komt er via een klantnaam, factuurnummer of betaallink toch iets datumachtigs in de tekst, dan weigert het systeem de brief te versturen in plaats van hem alsnog te sturen.
Geen renteregel. Wettelijke rente loopt van rechtswege over de hele verzuimperiode en is niet afhankelijk van deze brief. Een rentebedrag noemen is één slordige zin verwijderd van de fout die hieronder staat, dus de brief zwijgt erover.
Geen totaal waarin kosten of rente zijn meegeteld. Een rechtbank heeft een complete incassovordering afgewezen omdat de aanmaning een totaalbedrag noemde waar de incassokosten en rente al in zaten: de klant was daarmee niet in de gelegenheid gesteld om binnen veertien dagen alleen de hoofdsom te voldoen.

De betaalpagina toont ook alleen de hoofdsom

Diezelfde regel geldt niet alleen voor de brief, maar ook voor de pagina waar de klant terechtkomt. Zolang de termijn uit de veertiendagenbrief loopt, laten de online factuurpagina en het klantportaal als te betalen bedrag alleen de hoofdsom zien. De incassokosten die volgen bij te late betaling staan er wel bij, maar in een apart blok, nooit opgeteld bij het te betalen bedrag.

Dat gaat vanzelf; je hoeft er niets voor te doen. Zie De online factuurpagina.

Wat dit betekent voor je vordering

Betaalt de klant binnen de termijn het volledige bedrag, dan ben je geen incassokosten verschuldigd. Zo hoort het: de brief is bedoeld om nog een laatste kosteloze kans te geven.
Betaalt de klant een deel binnen de termijn, dan vervallen de incassokosten niet, maar worden ze opnieuw berekend over het bedrag dat nog openstaat. Dat kan lager uitkomen dan het aangezegde bedrag.
Betaalt de klant niets of te laat, ook al is het maar één dag, dan zijn de incassokosten verschuldigd zoals aangezegd.
De wettelijke rente loopt intussen gewoon door over de verzuimperiode. Die staat los van deze brief.

Hoe de bedragen precies worden berekend, staat in Rente en incassokosten.

Het aangezegde bedrag moet kloppen

De wet eist dat de brief het bedrag noemt dat volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt gevorderd. Bookordo berekent het aangezegde bedrag en het later gevorderde bedrag met exact dezelfde functie en dezelfde opgeslagen gegevens, zodat die twee nooit uit elkaar kunnen lopen.

Wat er precies gebeurt als er tóch een te hoog bedrag in een brief staat, is niet definitief uitgemaakt. Er is geen uitspraak van de Hoge Raad die specifiek over een verkeerd aangezegd bedrag gaat. Wat er wél is: de wettekst zelf, die eist dat het aangezegde bedrag volgens het Besluit is berekend; de eis van de Hoge Raad dat de brief geen verwarrende of misleidende informatie mag geven over de gevolgen; en lagere rechters die een volledige incassovordering afwezen omdat de aanmaning het verkeerde bedrag noemde. Behandel een te hoog bedrag dus als een reëel risico dat je vordering kan kosten, niet als iets wat zeker vaststaat en niet als iets waar je omheen kunt rekenen.

Bezorging: waarom post sterker is dan e-mail

Dit is het punt waar de meeste incassovorderingen in de praktijk op stuklopen, en het is belangrijk dat je het goed begrijpt.

Bij een geschil moet jij als schuldeiser aantonen dat de brief is aangekomen, niet alleen dat je hem hebt verstuurd. Dat is de bewijslast die de Hoge Raad bij de schuldeiser legt, en het gaat over de ontvangst.

Bookordo legt vast wanneer de brief is verstuurd, naar welk adres, en wat de e-mailprovider heeft teruggemeld. Dat is nuttig, maar het is minder waard dan het lijkt. Een terugmelding "afgeleverd" van de provider betekent dat de ontvangende mailserver het bericht heeft aangenomen. Het betekent niet dat je klant de brief heeft ontvangen, en zeker niet dat die hem heeft gelezen. Daarom heet dat label in Bookordo ook "Geaccepteerd door de mailserver" en niet "Bezorgd bij de klant".

In de rechtspraak loopt de scheidslijn langs de bevestiging vanuit een tweede kanaal:

Een rechtbank wees in 2024 een complete incassovordering af waarbij de veertiendagenbrief alleen per e-mail was gegaan naar het adres dat de klant zelf had opgegeven, de klant zei hem nooit te hebben gekregen, en de schuldeiser verder niets kon laten zien.
Een rechtbank wees in 2026 een vergelijkbare vordering wél toe, omdat de brief zowel per post als per e-mail was gegaan, gevolgd door vijf latere brieven via beide kanalen, en de klant zelf had gebeld over een betalingsregeling.

Een e-mail alleen is dus aanvechtbaar. Post plus e-mail plus een gedocumenteerd spoor houdt stand.

De verzendwijze instellen

Op de pagina Factureren, Factuurschema kies je onderaan hoe de veertiendagenbrief gaat:

Alleen per e-mail. Snel en zonder werk, maar de zwakste bewijspositie.
Per e-mail en per post. Bookordo mailt de brief en zet dezelfde brief klaar om te printen. Je verstuurt hem daarna zelf per post; Bookordo verzorgt de postbezorging niet. Op de factuur vink je vervolgens aan dat je dat gedaan hebt.

Aanvinken dat de brief ook op de post is gegaan

Heb je gekozen voor e-mail plus post, dan verschijnt bij de verstuurde veertiendagenbrief op het factuurdetail de knop Per post verstuurd aanvinken.

Het venster laat zien om welke brief het gaat en wanneer die per e-mail is verstuurd, zodat je niet per ongeluk de verkeerde regel aanvinkt.
Vul bij Kenmerk desgewenst een track and trace code in, of een verwijzing als "aangetekend, bewijs in de map". Dat is het deel dat een buitenstaander later kan nakijken.
Klik op Aanvinken. Bookordo legt vast wanneer en door wie dat is gebeurd.

Let op: dit is een verklaring van jou dat de brief op de post is gegaan. Het is geen waarneming van Bookordo dat hij is aangekomen, en het is niet meer ongedaan te maken. Het verandert ook nooit de betaaltermijn: die stond in de brief zelf en ligt vast vanaf het moment van versturen.

Als de brief niet aankomt

Komt de e-mail terug als onbestelbaar, dan vervalt de brief. Bookordo zegt dat dan met zoveel woorden op de factuur: de wettelijke termijn is niet gaan lopen en op grond van deze brief kunnen geen incassokosten in rekening worden gebracht. Er moet een nieuwe veertiendagenbrief worden verstuurd voordat er kosten mogen volgen.

Dat is geen boekhoudkundig detail. Een veertiendagenbrief is een verklaring die pas werkt zodra hij de klant heeft bereikt. Een brief die nooit aankwam, heeft niets in gang gezet.

Controleer in dat geval eerst het e-mailadres op de klantkaart, of stuur de brief per post. Bij een onbestelbare brief worden de aanmaningen voor die factuur automatisch gepauzeerd, zodat er niet blind een volgende brief achteraan gaat. Zie Betalingsherinneringen pauzeren.

Instellingen die hierop ingrijpen

Klanttype Consument op de klantkaart: zonder dat komt deze brief niet in het schema. Zie Klantgegevens voor facturen.
De verzuimverklaring bepaalt of er eerst een ingebrekestelling nodig is. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.
De verzendwijze (alleen e-mail, of e-mail plus post), op dezelfde pagina.
Het e-mailadres van de klant: de brief gaat naar het bekende adres van de klant. Zie Klanten beheren.

Veelgestelde vragen en problemen

Kan ik de tekst van deze brief toch ergens aanpassen? Nee, en dat is met opzet zo dichtgetimmerd. De brief staat niet in de lijst met e-mailsjablonen, er is geen sjabloonkeuze bij de stap in het factuurschema, en ook een aanroep via een omweg komt uit bij dezelfde vaste tekst.

Waarom staat er "vijftien dagen" in de brief terwijl het een veertiendagenbrief heet? Omdat de veertien dagen pas beginnen te lopen op de dag ná bezorging. "Binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd" is precies een van de twee formuleringen die de Hoge Raad heeft goedgekeurd, en hij komt op hetzelfde neer met één dag speling extra.

Mijn klant zegt de brief nooit te hebben gekregen. Wat nu? Kijk wat je kunt laten zien: is de brief ook per post gegaan en heb je dat aangevinkt, staat er een kenmerk bij, is er contact geweest met de klant over de factuur. Alleen een e-mail met een "afgeleverd" terugmelding is een zwakke positie. Overweeg de brief opnieuw te sturen, per post, en betrek bij een omstreden vordering een jurist of incassogemachtigde.

Mag ik zelf een brief sturen met andere bewoordingen? Dat mag je natuurlijk buiten Bookordo om doen, maar dan neem je het risico van de formulering zelf op je. Wat Bookordo verstuurt, sluit aan bij wat de Hoge Raad heeft goedgekeurd.

Waarom zie ik deze stap niet in mijn schema? Drie mogelijke redenen: de klant is zakelijk, je hebt automatische aanmaningen nog niet aangezet, of het schema is nog niet zo ver (er moet eerst een ingebrekestelling zijn geweest waarvan de termijn is verstreken).

Is dit juridisch advies? Nee. Bookordo volgt de wettelijke regels en de rechtspraak zo nauwkeurig mogelijk, maar of jouw specifieke vordering standhoudt, hangt ook af van je eigen algemene voorwaarden en van de omstandigheden. Bij een betwiste of grote vordering: leg het voor aan een jurist of incassogemachtigde.