Rente en incassokosten
Als een klant niet betaalt, mag je twee dingen bovenop de factuur vorderen: wettelijke rente over de periode dat er te laat is betaald, en buitengerechtelijke incassokosten als vergoeding voor de moeite van het innen. Beide bedragen liggen wettelijk vast. Je mag er niet zelf een percentage of een tarief voor kiezen, en Bookordo biedt daar dan ook geen instelling voor.
Dit artikel legt uit hoe de bedragen tot stand komen, zodat je kunt nakijken wat er in een brief staat en kunt uitleggen waarom het zo is.
Incassokosten: de staffel
De incassokosten worden berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Het is een staffel die werkt zoals de inkomstenbelasting: elk percentage geldt alleen voor het stuk hoofdsom dat in die schijf valt, en de uitkomsten worden bij elkaar opgeteld.
| Schijf van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| de eerste € 2.500 | 15% |
| de volgende € 2.500 | 10% |
| de volgende € 5.000 | 5% |
| de volgende € 190.000 | 1% |
| alles daarboven | 0,5% |
Daarbovenop gelden twee grenzen:
- Minimum € 40. Komt de staffel lager uit, dan wordt het toch € 40. Dat betekent dat vrijwel elke gewone factuur uitkomt op precies € 40, want de staffel komt pas boven de € 40 uit bij een hoofdsom van ongeveer € 266,70.
- Maximum € 6.775. Dat plafond geldt voor het hele bedrag, niet alleen voor de laatste schijf.
Waarover wordt gerekend
De hoofdsom is het bedrag dat de klant op de factuur verschuldigd is, dus het factuurtotaal inclusief BTW. Opgelopen wettelijke rente hoort er niet bij: er wordt nooit rente over rente of incassokosten over rente berekend.
Rekenvoorbeelden
Een gewone factuur van € 150. 15% van € 150 is € 22,50, onder het minimum. De incassokosten zijn € 40.
Een factuur van € 484 (€ 400 plus 21% BTW). 15% van € 484 is € 72,60. De incassokosten zijn € 72,60.
Een factuur van € 7.500. 15% van € 2.500 is € 375, plus 10% van € 2.500 is € 250, plus 5% van de resterende € 2.500 is € 125. De incassokosten zijn € 750.
Een hoofdsom van € 1.000.000. De schijven samen komen precies uit op € 6.775, en dat is ook meteen het wettelijke maximum. Boven dit bedrag blijven de incassokosten € 6.775.
Geen BTW op de incassokosten
Bookordo telt geen BTW bij de incassokosten op, en dat klopt voor vrijwel elke ondernemer die met Bookordo werkt.
Het Besluit staat een BTW-verhoging alleen toe als je aan vier voorwaarden tegelijk voldoet: je schakelt voor de incasso een dienst in waarover BTW verschuldigd is (een incassobureau, deurwaarder of advocaat), er is BTW over die dienst verschuldigd, je kunt die BTW niet verrekenen, en je verklaart dat allebei uitdrukkelijk in de aanmaning zelf. Een installateur of monteur die BTW-plichtig is, zijn voorbelasting terugvraagt en zijn eigen facturen int met eigen software, voldoet niet aan de derde voorwaarde en meestal ook niet aan de eerste.
Ben je uitzonderlijk wel BTW-vrijgesteld, dan is dat een aparte situatie met een eigen verklaringsplicht. Overleg dat met je boekhouder of een jurist; het is niets wat je in Bookordo aanvinkt.
Meerdere facturen tegelijk: één keer rekenen
Staan er meerdere facturen van dezelfde klant open die tegelijk aan de beurt zijn, dan gaan ze in één brief en worden de hoofdsommen opgeteld voordat de staffel eroverheen gaat (art. 6:96 lid 7 BW).
Dat scheelt de klant meestal geld en jou een probleem. Drie facturen van € 150 apart aanmanen zou drie keer € 40 opleveren, dus € 120. Samen zijn ze € 450 hoofdsom, 15% daarvan is € 67,50, en dat is onder het minimum, dus de incassokosten zijn € 40. Drie keer € 40 vorderen zou zowel de wet overtreden als de vordering te hoog maken, en een te hoog aangezegd bedrag is precies wat je in een veertiendagenbrief niet wilt hebben staan. Zie De veertiendagenbrief.
Termijnbetalingen: de regel van € 40 en daarna € 20
Er is een aparte regel voor klanten die in termijnen betalen onder één en dezelfde overeenkomst, bijvoorbeeld een onderhoudscontract met een maandbedrag. Die regel geldt sinds 1 oktober 2024 en volgt uit art. 6:96 lid 8 BW en art. 2a van het Besluit.
Voor termijnbetalingen waarbij het minimumtarief van toepassing is (dus bij bedragen tot ongeveer € 266,70), geldt:
- de eerste aanmaning in een periode van zes maanden kost € 40;
- elke volgende aanmaning in diezelfde zes maanden kost € 20.
Gaat één brief over meerdere zulke termijnen tegelijk, dan is het bedrag het hoogste bedrag dat voor één van die termijnen berekend mag worden, niet de som ervan.
Dit is dwingend consumentenrecht: je mag er niet in het nadeel van de klant van afwijken. Een maandelijkse factuur van € 45 elke maand voor € 40 aanmanen mag dus niet.
Er zit één scherpe rand aan: de regel kijkt per termijn. Een termijn van € 900 onder hetzelfde contract wordt gewoon op de staffel gerekend, terwijl een termijn van € 150 in diezelfde zes maanden onder de € 40 / € 20-regeling valt. Beide kunnen dus in dezelfde periode voorkomen.
Hoe Bookordo bepaalt wat "dezelfde overeenkomst" is
Bookordo gebruikt het contract als het aanknopingspunt. Horen de facturen bij hetzelfde contract, dan tellen ze samen voor de zesmaandstermijn. Hangen de facturen niet aan een contract, dan valt Bookordo terug op de klant: alle contractloze facturen van dezelfde klant tellen dan samen.
Wat je moet weten over de rand daarvan: heeft één klant twee losse contracten bij jou lopen die een rechter als één rechtsverhouding zou beschouwen, dan kan Bookordo binnen zes maanden twee keer € 40 rekenen in plaats van één keer € 40 en één keer € 20. Dat is een bewuste keuze en een bekend restrisico. Speelt dat bij jou, houd er dan rekening mee bij het aanmanen, of leg het voor aan een jurist.
Zie Contracten voor hoe contracten in Bookordo werken.
Gedeeltelijke betaling
Betaalt de klant binnen de termijn van de veertiendagenbrief een deel van het bedrag, dan vervallen de incassokosten niet. Ze worden opnieuw berekend over het bedrag dat daarna nog openstaat, met de complete staffel en dus ook met het minimum van € 40.
Voorbeeld: op een hoofdsom van € 1.000 is € 150 aangezegd. De klant betaalt binnen de termijn € 600. Over de resterende € 400 is 15% gelijk aan € 60, dus de incassokosten zijn € 60, niet € 150 en niet nul. Betaalt de klant van diezelfde € 1.000 alles op € 20 na, dan komt de staffel onder het minimum uit en zijn de kosten alsnog € 40.
Betaalt de klant binnen de termijn het volledige bedrag, dan zijn er helemaal geen incassokosten.
Wettelijke rente
Er zijn twee soorten wettelijke rente, en welke geldt hangt af van het klanttype:
| Klanttype | Soort rente | Tarief nu |
|---|---|---|
| Consument | wettelijke rente (art. 6:119 BW) | 4% sinds 1 januari 2026 |
| Zakelijk | wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) | 10,40% sinds 1 juli 2026 |
Deze tarieven worden door de overheid vastgesteld en veranderen periodiek. Bookordo bewaart ook de eerdere tarieven, zodat een oude vordering nog steeds correct is uit te rekenen.
Wanneer gaat de rente lopen
- Zakelijke klanten: vanaf de dag na de uiterste betaaldag, zonder dat daar een brief voor nodig is (art. 6:119a lid 1 BW).
- Particuliere klanten: alleen over de periode dat de klant in verzuim is (art. 6:119 lid 1 BW). Wanneer dat verzuim intreedt, hangt af van je algemene voorwaarden. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.
Hoe de rente wordt berekend
Drie dingen die je waarschijnlijk niet verwacht:
- Het tarief verandert onderweg mee. Verandert het wettelijke tarief terwijl je vordering al loopt, dan geldt het nieuwe tarief vanaf dat moment voor het restant (art. 6:120 BW). Bookordo knipt de periode daarom op in stukken, één per tarief, en telt de stukken op. In de brief zie je dat terug als één bedrag; de onderliggende stukken worden wel bewaard.
- De rente wordt jaarlijks bijgeteld. Na elk vol jaar wordt de rente van dat jaar bij de hoofdsom opgeteld en loopt de rente daarna over dat hogere bedrag (art. 6:119 lid 2 en art. 6:119a lid 3 BW). Voor vorderingen jonger dan een jaar maakt dat niets uit; voor oude vorderingen wel.
- De dagtelling is een keuze, geen wet. De wet schrijft niet voor hoe je dagen telt. Bookordo telt de werkelijke kalenderdagen, 29 februari meegerekend, en deelt door 365. Dat is een verdedigbare keuze, maar het is niet de enige, en de gekozen methode wordt bij elke brief vastgelegd. Reken erop dat een deurwaarder of incassobureau met een eigen berekening enkele centen tot hooguit een euro anders kan uitkomen.
Wat je terugziet in Bookordo
Bij elke verstuurde brief staan op het factuurdetail drie bedragen: Hoofdsom, Incassokosten en Wettelijke rente, met daaronder in gewone taal op welke wettelijke grond ze berusten.
Deze bedragen worden nooit opnieuw uitgerekend als je de pagina later opent. Ze zijn precies wat er in de verstuurde brief stond. Dat is met opzet: de brief die je klant in handen heeft, is het stuk waar een rechter naar kijkt, en een scherm dat daar iets anders van maakt zou je in je eigen dossier tegenwerken.
Bij een herinnering staan de incassokosten op € 0, en dat hoort zo: een herinnering brengt niets in rekening en zegt niets aan.
Instellingen die hierop ingrijpen
- Klanttype op de klantkaart bepaalt welke rentesoort geldt en of de veertiendagenbrief nodig is. Zie Klantgegevens voor facturen.
- De verzuimverklaring bepaalt vanaf wanneer de rente bij een consument gaat lopen. Zie Verzuim en je algemene voorwaarden.
- Contracten bepalen welke facturen als termijnbetalingen onder dezelfde overeenkomst worden gezien. Zie Contracten.
- De betalingstermijn bepaalt de vervaldatum en daarmee het startpunt van alles hierboven. Zie Aanmaningen en het factuurschema.
Veelgestelde vragen en problemen
Kan ik een eigen rentepercentage of een eigen incassotarief instellen? Nee. Bookordo rekent met de wettelijke bedragen. Heb je in je algemene voorwaarden een hoger contractueel rentepercentage afgesproken, dan ondersteunt Bookordo dat op dit moment niet: er wordt met de wettelijke rente gerekend en dat wordt bij elke brief ook zo vastgelegd.
Waarom staat er € 40 terwijl mijn factuur maar € 90 is? Omdat € 40 het wettelijke minimum is. Onder een hoofdsom van ongeveer € 266,70 komt de staffel daar altijd onder uit, dus wordt het minimum toegepast.
Mijn klant betaalt maandelijks en krijgt elke keer € 40 aangerekend. Klopt dat? Alleen de eerste keer binnen zes maanden. Daarna is het € 20 per aanmaning, mits de termijnen onder hetzelfde contract vallen. Controleer of de facturen ook echt aan hetzelfde contract hangen; contractloze facturen worden per klant gegroepeerd.
Mag ik BTW over de incassokosten rekenen? Vrijwel zeker niet, zie hierboven. Bookordo doet het niet, en dat is de veilige kant.
Waarom wijkt mijn eigen berekening een paar cent af? Waarschijnlijk door de dagtelling of door de jaarlijkse bijtelling van rente. Beide zijn hierboven beschreven. Bij een verschil van meer dan een euro klopt er waarschijnlijk iets anders niet; kijk dan naar de startdatum van de rente en het klanttype.
Wordt er rente gerekend over de incassokosten? Nee. De rente loopt over de hoofdsom, niet over de kosten.
Is dit juridisch advies? Nee. Dit artikel legt uit hoe Bookordo rekent en waarop dat is gebaseerd. Betwist je klant het bedrag, gaat het om een groot bedrag, of wijkt jouw situatie af (bijvoorbeeld een contractueel rentepercentage of een BTW-vrijgestelde onderneming), leg het dan voor aan een jurist of incassogemachtigde.