Verzuim en je algemene voorwaarden

Op de pagina Factureren, Factuurschema staat één vraag die je zelf moet beantwoorden en die Bookordo niet voor je kan invullen: staat er in jouw algemene voorwaarden dat de vervaldatum een fatale termijn is?

Het antwoord bepaalt hoe het aanmaningsschema loopt voor particuliere klanten, en vanaf welk moment je wettelijke rente en incassokosten kunt vorderen. Beantwoord hem zoals het in je voorwaarden staat, niet zoals je het zou willen.

Waar de vraag over gaat

Voor een particuliere klant mag je pas rente en incassokosten vorderen als die klant in verzuim is. Verzuim is een juridische toestand, geen gevoel: het is niet hetzelfde als "de vervaldatum is voorbij".

Er zijn twee manieren waarop verzuim intreedt:

Vanzelf, als er een fatale termijn is afgesproken. Dan is de klant in verzuim vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat er een brief aan te pas komt (art. 6:83 sub a BW).
Door een ingebrekestelling: een brief waarin je de klant een laatste redelijke termijn geeft om alsnog te betalen. Verstrijkt die termijn, dan is de klant in verzuim (art. 6:82 lid 1 BW).

Een vervaldatum die Bookordo op een factuur afdrukt, is op zichzelf geen fatale termijn. Of dat wel zo is, hangt af van wat jij met je klanten hebt afgesproken, dus van je algemene voorwaarden. Bookordo heeft die voorwaarden niet en kan ze niet lezen. Vandaar de vraag.

En het maakt echt uit: de veertiendagenbrief mag pas na het intreden van het verzuim worden verstuurd (art. 6:96 lid 6 BW), en wettelijke rente loopt bij een consument alleen over de periode van verzuim (art. 6:119 lid 1 BW).

De twee antwoorden

"Nee, in mijn algemene voorwaarden is de vervaldatum geen fatale termijn"

Dit is het veilige antwoord en de standaard.

Bookordo zet dan een ingebrekestelling in het schema, na de laatste herinnering. Die brief geeft de klant nog veertien dagen om te betalen. Pas als die termijn is verstreken, staat de klant in verzuim. Tot dat moment rekent Bookordo geen rente en geen incassokosten. Daarna volgt de veertiendagenbrief.

Deze route duurt langer, maar hij houdt stand als de klant er later bezwaar tegen maakt.

"Ja, in mijn algemene voorwaarden is de vervaldatum een fatale termijn"

De klant staat dan in verzuim vanaf de dag na de vervaldatum, zonder aparte brief. Bookordo slaat de ingebrekestelling over: na je herinneringen volgt direct de veertiendagenbrief, en de wettelijke rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum.

Waarom je hier niet mag gokken

Verklaar je "ja" terwijl je voorwaarden dit niet regelen, dan is de klant nog niet in verzuim op het moment dat de veertiendagenbrief uitgaat. Een rechter wijst dan zowel de rente als de incassokosten af, ook als de brief zelf verder helemaal klopt. Je hebt dan de snelste route gekozen en er niets aan overgehouden.

Andersom hoef je ook niet bang te zijn: staat het er wél, dan is "ja" gewoon het juiste antwoord en hoef je er niet omheen te draaien. Je gunt je klant dan geen extra weken die de wet niet van je vraagt.

Zo controleer je je eigen voorwaarden

Pak je algemene voorwaarden erbij en zoek naar de bepaling over betaling. Je zoekt een zin in de trant van:

"Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan de klant van rechtswege in verzuim is."

Waar je op let:

Staat er "van rechtswege in verzuim" of "zonder ingebrekestelling"? Dan is de vervaldatum een fatale termijn en is "ja" het juiste antwoord.
Staat er alleen een betalingstermijn zonder zo'n toevoeging? Kies dan "nee".
Staat er niets over betaling, of heb je helemaal geen algemene voorwaarden die je aan je klanten ter hand stelt? Kies dan "nee".

Twijfel je over de formulering, of gebruik je voorwaarden die iemand anders voor je heeft opgesteld en waar je niet zeker van bent, leg de vraag dan voor aan een jurist. Dit is precies zo'n punt waarop een half uur advies goedkoper is dan een afgewezen vordering. Bookordo kan die beoordeling niet voor je doen en dit artikel is geen juridisch advies.

Zolang je de vraag niet beantwoordt

Heb je de vraag nog niet beantwoord, dan gaat Bookordo uit van het veilige antwoord: de vervaldatum is geen fatale termijn, en er wordt eerst een ingebrekestelling gestuurd. Op de pagina staat dan een melding dat de vraag nog openstaat.

Er gaat dus nooit een brief uit die de klant geld kan kosten op basis van een aanname die jij niet hebt gedaan.

Wijzigingen worden vastgelegd

Verander je het antwoord, dan schrijft Bookordo dat in het auditlogboek: wie het heeft veranderd, wanneer, en van welk antwoord naar welk antwoord. Dat is geen wantrouwen maar bescherming. Je verklaart hier een juridisch feit waar Bookordo vervolgens op afgaat als er kosten bij een consument in rekening worden gebracht, en dan hoort er een spoor van te zijn. Zie Auditlogboek.

Na het opslaan van een gewijzigde verklaring krijg je ook een bevestiging in beeld dat de verklaring is vastgelegd.

Waar het niet over gaat

Zakelijke klanten. Voor een handelsovereenkomst is er geen verzuimstap nodig: handelsrente loopt vanaf de dag na de uiterste betaaldag (art. 6:119a lid 1 BW) en de vergoeding van minimaal € 40 is verschuldigd zonder aanmaning (art. 6:96 lid 4 BW). De verklaring verandert daar niets aan.
De tekst van de brieven. De ingebrekestelling en de veertiendagenbrief worden door Bookordo geschreven en zijn niet aan te passen. Zie De veertiendagenbrief.
De hoogte van de bedragen. Die volgt uit de wet, niet uit deze verklaring. Zie Rente en incassokosten.

Instellingen die hierop ingrijpen

Klanttype op de klantkaart: deze verklaring werkt alleen door bij klanten met klanttype Consument. Zie Klantgegevens voor facturen.
Het aanmaningsschema: het voorbeeld onder de verklaring laat direct zien hoe het schema er met jouw antwoord uitziet. Zie Aanmaningen en het factuurschema.
Rollen: alleen rollen met de bevoegdheid om instellingen te wijzigen komen op deze pagina. Zie Gebruikers en rollen.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik heb helemaal geen algemene voorwaarden. Wat kies ik? "Nee". Zonder voorwaarden is er geen fatale termijn afgesproken, dus is een ingebrekestelling nodig voordat er rente en kosten kunnen lopen.

Ik heb voorwaarden, maar ik weet niet of mijn klanten ze ooit hebben gezien. Dan is "nee" de verstandige keuze. Voorwaarden werken alleen als ze op de juiste manier van toepassing zijn verklaard en ter hand gesteld; dat is een eigen onderwerp waar een jurist naar moet kijken.

Ik verander het antwoord van "nee" naar "ja". Wat gebeurt er met lopende schema's? Het nieuwe antwoord geldt vanaf de eerstvolgende trede. Al verstuurde brieven veranderen niet, en een termijn die al is aangezegd blijft staan zoals hij was.

Waarom kan ik de veertien dagen van de ingebrekestelling niet aanpassen? Omdat dat een wettelijke klok is en geen instelling. Hetzelfde geldt voor de termijn in de veertiendagenbrief.

Ik heb per ongeluk "ja" gekozen en er is al een veertiendagenbrief uitgegaan. Zet de verklaring terug op "nee" en ga er voorlopig van uit dat de vordering op rente en incassokosten aanvechtbaar is. Wil je die vordering echt doorzetten, laat dan een jurist meekijken; mogelijk moet er alsnog een ingebrekestelling en daarna een nieuwe veertiendagenbrief uit.

Is dit juridisch advies? Nee. Dit artikel legt uit welke vraag Bookordo stelt en wat elk antwoord in de software doet. Of jouw voorwaarden een fatale termijn bevatten, is een juridische beoordeling van jouw eigen documenten. Twijfel je, vraag het aan een jurist.