Taken

Met Taken leg je to-do's vast die niet vergeten mogen worden: een klant terugbellen, een onderdeel bestellen, een garantiebewijs nasturen. Elke taak hoort bij een klant, en kan daarnaast bij een werkbon of een toestel van die klant horen. Je geeft een taak een datum, eventueel een vaste tijd, en zet hem op naam van iemand van kantoor, van een monteur, of van "kantoor" in het algemeen.

Taken zie je op de pagina Taken (menu Plannen & uitvoeren), op de klantkaart, op de werkbon en op het toestel. Monteurs zien hun eigen taken in de app.

De pagina Taken

• Te laat: open taken waarvan de datum voorbij is.
• Vandaag: open taken voor vandaag, met de vaste tijd erbij als die er is.
• Komend: open taken met een latere datum.
• Zonder datum: open taken zonder datum.
• Klaar: afgevinkte taken, de laatste eerst.

Bij Te laat en Vandaag staat het aantal. Met de keuzelijst rechts beperk je de lijst tot Mijn taken, Kantoor (taken die voor niemand in het bijzonder zijn), één monteur of één collega.

Vink een taak af met het vakje ervoor; hij gaat dan naar Klaar. Vink hem daar weer uit om hem opnieuw open te zetten. Klik op de titel om een taak te bewerken, op het prullenbakje om hem te verwijderen (je bevestigt dat eerst). Op het dashboard staat een melding zodra er taken voor vandaag of te late taken zijn.

Een taak maken

1. Klik op Nieuwe taak.
2. Vul bij Wat moet er gebeuren? een korte titel in.
3. Zoek bij Klant de klant op: typ een naam, een postcode met huisnummer ("8224bz 12") of een telefoonnummer, en tik op de juiste klant in de lijst.

4. Kies bij Wanneer? op Vandaag of Morgen, of kies een andere dag bij Datum. Zodra er een datum staat, kun je ook een Vaste tijd kiezen. Onder de velden lees je terug wat je gekozen hebt, bijvoorbeeld "Taak voor morgen om 10:30." Met Datum weghalen of Tijd weghalen maak je een keuze ongedaan. Laat je de datum leeg, dan komt de taak bij Zonder datum.
5. Kies bij Voor wie een collega, een monteur, of laat Kantoor (niemand in het bijzonder) staan.
6. Zet eventueel een Toelichting erbij en klik op Opslaan.

Zet je een taak op naam van een monteur, dan krijgt die een pushmelding "Nieuwe taak" op de telefoon, als de monteur meldingen heeft aangezet in de app.

Taken op de klantkaart, de werkbon en het toestel

Op de klantkaart staat het blok Taken met alle open taken van de klant, ook die op een werkbon of toestel van de klant. Met Taak maak je er direct een op deze klant; met Afgeronde taken zie je wat al gedaan is.

Op een werkbon en op een toestel staat hetzelfde blok, met alleen de taken van die werkbon of dat toestel. Een taak die je daar maakt, hoort automatisch bij die werkbon of dat toestel en bij de klant.

Taken in de monteursapp

Monteurs zien in de app onder Taken de taken die voor hen zijn of die ze zelf maakten, en vinken ze af. Ze kunnen ook zelf een taak maken bij een klant die ze mogen opzoeken, voor zichzelf of voor kantoor; een taak op naam van een collega kan alleen kantoor maken. Een taak die een monteur voor kantoor maakt, staat bij jou onder Kantoor. Welke klanten monteurs mogen opzoeken, stel je in bij Medewerkers.

Rechten

Iedereen die werkbonnen mag zien, ziet de taken. Taken maken, bewerken, afvinken en verwijderen kan wie werkbonnen mag bewerken (eigenaar en beheerder). Alles wat met een taak gebeurt, staat in het auditlog.

Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg "Een tijd hoort bij een datum. Kies ook een datum." Een vaste tijd zonder dag kan niet. In het formulier verschijnt het tijdveld pas als er een datum staat, dus deze melding zie je normaal niet meer. Krijg je hem toch, kies dan ook een datum of haal de tijd weg.

Ik vind de klant niet in het venster. Typ minstens twee tekens. Zoek je op postcode, typ dan de hele postcode ("8224BZ"); zoek je op telefoon, typ minstens zes cijfers.

Ik krijg "Die werkbon hoort niet bij deze klant." Een taak op een werkbon of toestel hoort altijd bij de klant van die werkbon of dat toestel. Maak de taak vanaf de werkbon of het toestel zelf, dan klopt de klant vanzelf.

De monteur kreeg geen melding. De monteur moet meldingen hebben aangezet in de app (Profiel). De taak staat hoe dan ook in zijn lijst met taken.

Wat gebeurt er met de taken als ik een klant verwijder? De taken van die klant gaan mee. Een taak op een werkbon die wordt verwijderd, blijft bestaan op de klant.